Em muitas secretarias, o sistema ainda é um programa instalado em um computador específico: aquele perto da janela, com o adesivo na tela. Se estiver desligado, os dados não estão lá. Em outros lugares, o lugar dos dados é uma planilha compartilhada, atualizada por três pessoas com três critérios diferentes. Funciona, enquanto funciona.
Este artigo compara as duas configurações em seis perguntas concretas que mais cedo ou mais tarde chegam à mesa de quem coordena uma creche ou uma escola infantil: quem acessa e de onde, o que acontece se aquele computador quebrar, quem faz os backups, como gerenciar várias sedes, quem atualiza o software e quem responde pela segurança dos dados das crianças. Com os limites da nuvem declarados, porque eles existem.
O que significa "instalado" e o que significa "em nuvem"
Um sistema instalado vive no disco de uma máquina: o programa está lá, o arquivo de dados está lá. Para trabalhar nele, você deve se sentar em frente àquela estação ou se conectar à rede interna. A planilha compartilhada é uma variante do mesmo esquema: um arquivo, guardado por quem o criou.
Um sistema em nuvem vive, por outro lado, em servidores gerenciados por quem produz o software, e você acessa com suas credenciais de qualquer dispositivo. Easy.School funciona assim: abre no navegador e em dois aplicativos, Easy Family para os familiares e Easy Staff para educadores e pessoal, compatíveis com smartphones e tablets.
A diferença não é técnica, é organizacional: muda onde os dados estão, e portanto quem os alcança, quem os protege e quem os restaura quando algo dá errado.
Quem pode acessar, e de onde
Com o programa instalado, o acesso está vinculado à estação. O educador na seção não registra as presenças enquanto as crianças entram: anota no papel e alguém copia depois. Quem trabalha de casa leva uma cópia em um pen drive, e a partir desse momento existem duas versões do mesmo arquivo.
A planilha compartilhada tem o problema oposto: quem tem o link vê tudo. Não há uma maneira simples de dar a um educador apenas sua seção, ou a uma família apenas seu filho.
No Easy.School as permissões de acesso são personalizáveis por função, item por item, tanto para o pessoal quanto para os familiares: você decide quem vê os dados completos, quem apenas as presenças de sua seção, quem entra na parte administrativa. Existe também um log das ações nas tabelas do banco de dados: se um dado muda, permanece um registro. Fotos e vídeos não são links públicos copiáveis em um chat, mas endereços assinados que expiram após uma hora, em espaço de armazenamento dedicado à licença individual.
Se aquele computador quebrar (e quem faz os backups)
É a pergunta que ninguém quer fazer. Um disco falha, um laptop desaparece, um anexo errado criptografa os arquivos: com o arquivo em uma única máquina, a estrutura perde dados pessoais, taxas emitidas, contatos das famílias e histórico de presenças.
Uma pergunta direta: quem faz o backup, hoje, na sua estrutura? Se a resposta é o nome de uma pessoa, o risco é que essa pessoa esteja de férias exatamente quando for necessário. Se a resposta é um disco externo na gaveta, verifique a data da última cópia: muitas vezes é mais antiga do que se lembra. E um disco mantido ao lado do computador compartilha com ele roubos, alagamentos e oscilações de energia.
Na nuvem, as cópias são feitas pelo fornecedor, e o computador da secretaria volta a ser um objeto substituível: se quebrar, você abre outro e retorna. Resta uma pergunta a ser feita a qualquer um: como recupero meus dados se um dia mudar? No Easy.School o exportação de dados é ilimitada e inclusa.
Mais sedes, um único arquivo
Enquanto a estrutura for uma, o arquivo local se sustenta. Quando as sedes se tornam duas ou três, cada unidade tem seu computador, seu arquivo e seus números: para saber quantas crianças estão matriculadas no total, são necessárias ligações e um resumo preenchido à mão, já desatualizado quando chega.
Na nuvem, o arquivo é um e o dado é atualizado onde é inserido. No Easy.School quem trabalha em várias estruturas passa de uma para outra sem sair e entrar novamente: nenhum segundo usuário, nenhuma segunda senha. Uma nota técnica útil: cada estrutura tem um banco de dados dedicado, não uma tabela compartilhada filtrada por código do cliente. Discutimos isso em profundidade no artigo sobre como gerenciar várias sedes com um único sistema.
Atualizações: quem as instala, e quanto custam
Com o software instalado, cada nova versão é um pequeno canteiro de obras: alguém deve vir à sede, ou baixar um pacote e instalá-lo em cada estação. Muitas vezes, a nova versão é paga separadamente, e é comum ficar em uma versão antiga por anos porque o momento certo nunca chega. Com o tempo, o programa para de dialogar com o sistema operacional atualizado, e o problema se transfere para o hardware.
Na nuvem, a atualização ocorre no lado do servidor: na manhã seguinte, você encontra a nova função. No Easy.School as atualizações e novas funções estão incluídas na licença, durante toda a sua duração. Quanto ao custo, somos claros: as primeiras 20 crianças custam 25 euros por mês, ou 250 euros por ano mais IVA, com 4 GB incluídos; cada criança adicional acrescenta 0,60 euros por mês (6 euros por ano) e 0,2 GB. O único desconto é de 17% no pagamento anual.
Quem responde pela segurança dos dados das crianças
Aqui não fazemos avaliações legais: a conformidade da sua estrutura deve ser verificada com seu consultor. No entanto, podemos descrever as escolhas técnicas, que são a parte concreta da questão.
Com um programa instalado, a segurança física é sua. Quem entra na secretaria, quem conhece a senha, onde termina o disco quando o computador é substituído, o que acontece com o pen drive usado para levar os dados para casa: responsabilidades que permanecem dentro da estrutura, e que raramente alguém colocou por escrito.
As escolhas técnicas do Easy.School nesse aspecto são:
- Dados armazenados na área europeia, não em servidores espalhados sem indicação.
- Banco de dados dedicado para cada estrutura, separado dos outros.
- Permissões por função configuráveis item por item, para o pessoal e para os familiares.
- Log das ações nas tabelas do banco de dados.
- Fotos e vídeos com endereços assinados com expiração horária, em espaço de armazenamento dedicado à licença.
- Ato de nomeação como responsável pelo tratamento baixável e DPO nomeado, a ser enviado ao seu consultor.
Você encontra uma análise dedicada em como proteger os dados das crianças na creche.
Os limites reais da nuvem
Seria desonesto contar apenas o lado bom. A nuvem tem três limites reais.
- É necessária a conexão. Se a linha da estrutura cair, você não entra. As contramedidas são simples: o hotspot do smartphone, um tablet com rede de dados para as presenças na seção, uma segunda linha onde a cobertura é instável. Mas deve ser dito: sem rede, o sistema em nuvem não se abre.
- Você depende de um fornecedor. Você não tem o arquivo no seu disco. Por isso, conta quem está por trás: Easy.School é desenvolvido por uma empresa de software romana ativa desde 2010 e é usado por mais de 1000 estruturas, e a exportação ilimitada serve exatamente para não deixá-lo preso.
- O custo é recorrente. Um programa instalado muitas vezes é pago uma vez; um sistema em nuvem é pago anualmente. Em troca, você recebe atualizações, cópias de segurança e assistência incluídas, mas é uma linha de orçamento que permanece.
Há também o custo de transição, que não é econômico, mas de hábitos: no primeiro mês, você trabalha um pouco mais, enquanto traz os dados pessoais e organiza os dados antigos. Sobre o que é conveniente trazer e o que deixar para trás, você encontra o guia em como importar dados de outro sistema.
Em resumo
Um sistema instalado mantém os dados perto: você os vê, estão naquela máquina. O preço é que acesso, backup, atualizações e segurança física se tornam um trabalho seu, quase nunca atribuído a alguém de forma formal. A nuvem transfere esse trabalho para o fornecedor e desvincula o acesso de uma única estação, em troca de uma conexão que funciona e de uma taxa que se renova.
A pergunta útil não é qual dos dois é melhor em absoluto, mas quanto custaria à sua estrutura perder o arquivo amanhã de manhã, e quantas horas por mês são gastas hoje copiando dados de um lugar para outro. Se você quiser ver como se trabalha com os dados seguros e acessíveis de onde for necessário, Experimente Easy.School grátis.
