Segunda-feira, nove e meia. Na administração, o telefone toca: é a empresa de limpeza que atende duas das suas sedes e pergunta educadamente quando será pago a fatura de agosto. Vencida há três semanas. Ninguém a tinha visto: ela chegou na caixa de uma coordenadora de férias, que a encaminhou a uma colega, que a colocou em uma pasta chamada "a pagar".
As faturas dos fornecedores não fazem barulho até que vençam. Em uma cooperativa ou em uma rede com várias sedes, elas chegam por canais diferentes, a pessoas diferentes, por serviços diferentes, e a sua manutenção muitas vezes depende da memória de alguém. Neste artigo, veremos de onde vêm as faturas passivas, como reuni-las em um único ponto, como decidir quem vê o quê quando há muitas sedes e como manter sob controle pagamentos e prazos sem pastas paralelas.
Onde se perdem as faturas dos fornecedores
Uma estrutura 0-6 compra mais do que parece: os alimentos ou o serviço de cantina, as fraldas e os produtos de higiene, os materiais para as atividades, as manutenções, as limpezas, as contas, a formação do pessoal. Com três ou quatro sedes, os fornecedores se tornam dezenas, e cada um tem seus próprios prazos de pagamento.
O problema quase nunca é o pagamento em si. É tudo o que vem antes: saber que a fatura chegou, entender a qual sede se refere, verificar se corresponde ao que foi realmente entregue, lembrar-se de quando deve ser paga. Quando essas informações vivem em caixas de e-mail pessoais, pastas compartilhadas e post-its no monitor, basta uma ausência ou uma mudança de função para que algo fique para trás. E o atraso se paga em relacionamentos com os fornecedores, às vezes em juros, quase sempre em tempo perdido para reconstruir.
As faturas passivas hoje: eletrônicas, quase sempre
Uma fatura passiva é simplesmente uma fatura que você recebe, em vez de emiti-la. Desde que a faturação eletrônica se tornou obrigatória entre operadores italianos, quase todas as faturas dos fornecedores circulam como arquivos XML através do Sistema de Intercâmbio da Agência das Receitas. A partir de 1º de janeiro de 2024, a obrigação também se aplica aos fornecedores em regime simplificado, que antes estavam parcialmente excluídos: o pequeno artesão que conserta a cerca do jardim hoje te envia uma fatura eletrônica como a grande empresa de suprimentos.
Restam alguns casos particulares, como os fornecedores estrangeiros, que devem ser geridos separadamente com seu contador. Mas a regra é clara: a fatura chega em formato eletrônico, vinculada ao CNPJ de quem a recebe. E é exatamente isso que permite coletá-las automaticamente em vez de persegui-las.
Um único ponto de chegada: a seção Compras
No Easy.School, as faturas passivas recebidas com o CNPJ do complexo aparecem na área administrativa, na seção Compras. Não é necessário que alguém as reencaminhe ou as carregue: elas chegam lá e permanecem lá, com seu arquivo original.
As faturas recém-chegadas e ainda não processadas estão na aba A registrar. É, de fato, sua lista de tarefas: tudo o que está lá dentro ainda precisa passar por você. Quando você a registra, a fatura sai da fila e se torna parte do histórico de compras.
Para não ter que pensar nisso, você pode optar por receber uma notificação por e-mail quando chega uma nova fatura passiva. Não é um detalhe: significa que a fatura da empresa de limpeza não espera que alguém abra o sistema por acaso, mas aparece no mesmo dia.
Mais sedes, um ou mais CNPJs: quem vê o quê
Nas cooperativas, a situação típica é uma dessas duas: cada sede tem seu próprio CNPJ, ou várias sedes faturam com o mesmo. O Easy.School gerencia ambas, porque para cada complexo você pode decidir com qual entidade legal faturar e se receber ou não as faturas passivas.
- Recepção habilitada. As faturas passivas recebidas com o CNPJ do complexo são visíveis na seção Compras daquele complexo.
- Recepção desabilitada. É a opção recomendada quando você gerencia muitas estruturas com o mesmo CNPJ, mas não quer que essas informações sejam compartilhadas em cada sede. As faturas são vistas por quem deve vê-las, não por todos.
A isso se somam os papéis e permissões. A seção Compras é uma opção que é habilitada ou não para cada perfil: a administração central a vê, a coordenadora de sede pode vê-la se for ela a controlar as entregas, as educadoras, normalmente, não. É uma maneira simples de manter juntas duas necessidades que muitas vezes se chocam: centralizar os pagamentos e deixar que quem está no local controle o que realmente chegou. Se você quiser aprofundar a organização em várias sedes, falamos sobre isso em como gerenciar várias sedes de creche com um único sistema.
Pagamentos registrados e prazos à vista
Receber as faturas em ordem é metade do trabalho. A outra metade é saber o que você já pagou e o que está prestes a vencer. Na gestão das faturas passivas, você pode registrar os pagamentos feitos e manter sob controle os prazos futuros, assim a pergunta "esta já pagamos?" encontra resposta no sistema e não na memória de quem estava no escritório naquele dia.
Alguns hábitos tornam esse controle realmente útil:
- Registre o pagamento quando o fizer, não no final do mês. Uma transferência registrada no mesmo dia é uma informação confiável; uma reconstruída trinta dias depois é uma estimativa.
- Verifique os prazos das próximas duas semanas uma vez por semana, sempre no mesmo dia. Bastam alguns minutos e nenhum fornecedor precisa mais te ligar para te lembrar.
- Informe imediatamente as contestações. Se uma entrega chegou incompleta, quem está na sede deve informar antes que a fatura seja paga, não depois.
O resultado é uma visão geral que antes exigia uma planilha mantida manualmente. E como para as faturas emitidas, uma única fonte de números vale mais do que duas fontes que não conferem: vimos isso também ao falar sobre centros de custo e pedidos separados.
O contador e o arquivo XML
No final do mês ou no final do trimestre, o contador pede as faturas de compra. Baixá-las uma a uma é a parte mais chata do trabalho administrativo, e também a mais fácil de errar.
Da aba A registrar da seção Compras, você pode baixar um arquivo ZIP com os arquivos XML das faturas passivas, mesmo daquelas que você ainda não registrou. Escolha um intervalo de datas, até um máximo de três meses, e gere o arquivo: você recebe um e-mail com o link para baixá-lo no endereço principal da licença. Dentro, você encontra o XML de cada fatura e o respectivo recibo.
Alternativamente, você pode criar uma conta para o contador, com visibilidade limitada à parte administrativa. Ele baixa sozinho o que precisa, quando precisa, sem acesso ao diário de bordo e às áreas educacionais. A privacidade permanece onde deve estar, e você sai do papel de intermediário.
Uma rotina que se mantém mesmo quando as pessoas mudam
O verdadeiro valor de tudo isso se vê nos momentos de transição: as férias de agosto, uma licença maternidade na administração, uma nova coordenadora que chega no meio do ano. Se o processo vive nos hábitos de uma pessoa, ele se vai com ela. Se vive no sistema, quem chega encontra a fila das faturas a registrar, os pagamentos já feitos e os prazos que se aproximam.
Para uma estrutura com várias sedes, uma rotina simples é suficiente: o e-mail de notificação para novas faturas, uma verificação semanal sobre registros e prazos, o download do arquivo XML para o contador a cada fechamento de período. Três gestos repetidos, nenhuma pasta chamada "a pagar".
Em resumo
As faturas dos fornecedores agora chegam quase todas em formato eletrônico, e isso é uma vantagem apenas se terminam em um lugar preciso. Reunir as faturas na seção Compras, decidir para cada complexo se recebê-las e quem pode vê-las, registrar os pagamentos e verificar os prazos futuros regularmente transforma um trabalho feito de perseguições em um controle ordenado. As escolhas fiscais e contábeis permanecem a serem compartilhadas com o contador: o sistema te dá os dados em ordem, no momento certo.
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