Terça-feira, cinco da tarde. A responsável administrativa de uma cooperativa com quatro creches deve preparar um número para o conselho de administração: quanto faturamos em setembro, sede por sede. Duas sedes faturam com o CNPJ da cooperativa. Uma fatura com a de uma pequena empresa criada para um projeto com uma empresa local. A quarta é uma creche conveniada que faz parte de um consórcio. Resultado: quatro exportações, dois programas e uma planilha que não bate.
Quando as sedes crescem, mais cedo ou mais tarde as entidades legais também crescem. Neste artigo, veremos por que isso acontece, o que muda na faturação quando os CNPJs são mais de um e como manter tudo dentro de uma única licença, com uma visão única sobre o faturamento.
Quando as sedes não são todas da mesma empresa
No mundo 0-6, as configurações mais frequentes são quatro, e muitas vezes coexistem.
- Uma cooperativa, mais sedes, um único CNPJ. É o caso mais simples: todas as sedes faturam com os mesmos dados da empresa.
- Um grupo com mais sociedades. Uma sociedade por sede, ou uma para as sedes privadas e uma para os serviços contratados.
- Um consórcio que coordena mais cooperativas, cada uma com seu próprio CNPJ e sua contabilidade.
- Creche e escola de educação infantil no mesmo prédio, geridas por dois sujeitos diferentes: por exemplo, uma entidade que gerencia a educação infantil e uma cooperativa que gerencia a creche.
A entidade legal não é um detalhe. Decide quem emite o documento, qual numeração segue, qual regime de ICMS se aplica, onde chegam as faturas dos fornecedores e qual contador deve receber o arquivo. Se o sistema de gestão pensa em sedes, mas não em entidades, tudo isso acaba sendo responsabilidade de quem fatura.
A sede é a unidade de trabalho, a entidade legal é uma configuração
No Easy.School, todas as sedes estão dentro da mesma licença: cada sede é um plano, e você pode criar quantos forem necessários. A separação entre entidades legais é feita a nível de sede: para cada uma, você decide com qual entidade legal faturar. Duas sedes podem compartilhar o mesmo CNPJ, uma terceira pode ter o seu próprio.
Na prática, os dados cadastrais que aparecem no documento são inseridos ao acessar a sede, nas configurações da área administrativa: razão social, endereço, CNPJ, CPF, regime fiscal. A faturação eletrônica também é ativada sede por sede, com um formulário de adesão a ser assinado e carregado; a equipe do Easy.School verifica os dados e ativa o serviço, geralmente em poucas horas e no máximo em 24 horas em dias úteis. Se você precisa do passo a passo, o guia sobre como criar e configurar um novo plano começa a partir daí.
Assim, a estrutura organizacional e a societária não precisam coincidir, e não é necessário multiplicar licenças e acessos.
Numerações e documentos: cada entidade com suas regras
Cada sujeito que emite faturas tem sua própria numeração progressiva, e o contador espera que esteja limpa. Para ajudá-lo a mantê-la em ordem, nos parâmetros de faturação você pode adicionar caracteres antes ou depois do número (por exemplo, um prefixo para cada sede) e definir uma numeração secundária como padrão, que também é usada para notas de crédito e notas de débito. Na lista de documentos, você encontra filtros que isolam exatamente essas numerações.
Se duas sedes faturam com o mesmo CNPJ, decida junto ao contador se usar uma única série ou diferenciá-las com um prefixo: é uma escolha contábil, não técnica. O sistema também exibe um aviso quando, por erro, um número diferente do normal progressivo é definido.
As alíquotas de ICMS também são personalizadas nas configurações administrativas, e cada produto faturável tem a sua. É o ponto em que as diferentes entidades se fazem sentir mais: o mesmo serviço pode ter um tratamento de ICMS diferente dependendo de quem o presta. Sobre isso, a conversa com o consultor fiscal deve ser feita antes de emitir o primeiro documento, não depois.
Faturas dos fornecedores: quem as vê
Mais CNPJs significam também mais fluxos de faturas chegando. Para cada sede, escolha se receber ou não as faturas passivas. Se a recepção estiver habilitada, as faturas recebidas com o CNPJ daquela sede aparecem na sua área de compras. Se você gerencia muitas estruturas com o mesmo CNPJ e não quer que essas informações sejam compartilhadas em cada sede, a escolha recomendada é desabilitá-la nas sedes operacionais e mantê-la ativa onde trabalha a administração.
A visão de cima: o faturamento de todas as sedes
Voltando à pergunta do conselho de administração. Do conta principal, na gestão das sedes, há uma página dedicada à administração que resume, mês a mês:
- a lista das sedes da licença;
- o número de crianças ativas inscritas em cada sede;
- o número de documentos emitidos por sede;
- o valor total dos documentos emitidos por sede;
- uma linha de total que soma tudo.
Daqui, você também pode baixar os documentos fiscais de todas as sedes em um único arquivo, ou selecionar apenas algumas sedes. É a função que resolve o caso das múltiplas entidades: se a sociedade B tem seu contador, você baixa apenas as sedes que faturam com seu CNPJ e envia exatamente o que ele precisa. No arquivo, os arquivos XML e PDFs estão organizados em duas pastas separadas.
O número de crianças ao lado do faturamento não é um detalhe. Colocar os dois dados próximos diz imediatamente se uma sede fatura pouco porque tem poucos inscritos ou porque algo no ciclo de faturação ficou preso. Para uma análise mais detalhada, por serviço ou por contrato, são necessários os centros de custo atribuídos a cada linha: a visão por sede e a visão por contrato respondem a duas perguntas diferentes.
Famílias, dados compartilhados e limites entre entidades
Uma família com uma criança na creche e outra na escola de educação infantil, quando os dois serviços pertencem a sujeitos diferentes, recebe documentos de duas entidades diferentes. É correto, mas deve ser bem explicado em setembro, caso contrário, chega a ligação: por que duas faturas?
Nas preferências da gestão de sedes, você pode decidir se compartilhar as fichas dos familiares entre as sedes. A opção Sim é recomendada quando as sedes pertencem ao mesmo instituto, como creche e educação infantil na mesma estrutura: a secretaria encontra o familiar já inserido. A opção Não é recomendada quando as sedes têm gestões ou locais diferentes, para evitar compartilhamentos desnecessários. Com entidades legais distintas, o Não é muitas vezes a escolha mais prudente também do ponto de vista da privacidade.
Duass precauções completam o quadro. Para cada sede, você pode definir um número máximo de crianças e um espaço máximo, assim uma sede não consome os recursos de toda a licença. E com papéis e permissões, a coordenadora da sede vê e gerencia sua sede, enquanto a administração central vê todas.
Por onde começar se hoje você tem mais sistemas de gestão
Se hoje as entidades vivem em programas diferentes, a transição é preparada com um mapa simples, antes mesmo de abrir o sistema de gestão:
- Liste as sedes e, ao lado, o CNPJ com o qual cada uma fatura hoje e com o qual deverá faturar amanhã.
- Para cada CNPJ, anote regime fiscal, numeração em curso, contador de referência e quem recebe as faturas dos fornecedores.
- Decida as regras de compartilhamento: quais sedes compartilham as fichas familiares e quem vê quais dados.
- Ative a faturação eletrônica sede por sede e, antes da primeira fatura, peça à equipe para verificar com você os parâmetros.
Para o restante da migração, muitos dados são copiados de uma sede para outra em vez de serem digitados novamente. Sobre a organização geral de mais sedes, também escrevemos sobre como gerenciar mais sedes de creche com um único sistema de gestão.
Em resumo
Quando as sedes pertencem a sujeitos diferentes, a faturação deve seguir a entidade legal e não apenas o endereço. No Easy.School, cada sede fatura com a entidade que você escolhe, com seus dados, sua numeração e sua faturação eletrônica, enquanto a conta principal vê o faturamento de todas as sedes em uma única tabela e baixa os documentos de todos, ou apenas de alguns, em um único arquivo. As escolhas fiscais continuam a ser feitas com o contador: o sistema mantém separado o que deve permanecer separado e lhe dá o total quando necessário.
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