Importare i dati da un altro gestionale: cosa portare e cosa lasciare

Chi valuta il passaggio a un nuovo gestionale ha quasi sempre la stessa domanda in testa, e raramente la dice per prima: "tutto quello che abbiamo dentro, che fine fa?". Anni di anagrafiche, i registri, le foto, le ricevute. La paura di perdere lo storico è il motivo per cui molte strutture rimandano il cambio di anno in anno.

Vediamo la questione con onestà: quali dati conviene davvero portare nel nuovo sistema, quali si esportano e si archiviano, come si prepara un file per l'import e quanto lavoro comporta.

Portare tutto non è l'obiettivo

L'istinto è trasferire ogni singola informazione. Ma un archivio spostato per intero porta con sé anche i suoi difetti: doppioni, bambini usciti anni fa ancora segnati come attivi, contatti di famiglie che non frequentano più.

Il criterio utile non è "cosa posso portare", ma "cosa mi serve operativo lunedì mattina". Tutto il resto ha bisogno di essere conservato, non di essere importato. Sono due esigenze diverse: la prima si risolve con un export ordinato messo in archivio, la seconda con un caricamento nel nuovo gestionale.

I dati che conviene portare dentro

La lista di ciò che serve davvero attivo è più corta di quanto sembri:

• Anagrafiche dei bambini iscritti — nome, data di nascita, codice fiscale, sezione, plesso di appartenenza. È la base su cui si appoggia tutto il resto.
• Familiari e contatti — genitori, deleghe per il ritiro, telefoni ed email. È il dato di cui le famiglie si accorgono subito se è sbagliato, quindi merita la cura maggiore.
• Personale — educatori, maestre, coordinamento, cucina, ausiliari: serve per assegnare le sezioni e far partire i registri.
• Iscrizioni dell'anno che sta per aprirsi — chi frequenta da settembre, con la sezione e il plesso assegnati.
• Posizioni contabili aperte — rette non ancora saldate, acconti già versati, note di credito da compensare. Lasciare fuori queste voci significa ritrovarsele come discussione con le famiglie a novembre.

Una precisazione tecnica che conviene sapere prima: in Easy.School il caricamento massivo da file XLSX o CSV copre bambini, familiari e personale. Le posizioni contabili aperte non entrano da lì: si ricostruiscono assegnando prodotti e pacchetti alla scheda di ciascun bambino. È lavoro manuale e va messo in conto nel piano di lavoro.

I dati che si esportano e si archiviano

Questa è la parte che spaventa di più e che in realtà si risolve meglio. Non hanno bisogno di entrare nel nuovo sistema:

• I registri giornalieri degli anni chiusi — presenze, pasti, riposi. Vanno esportati dal vecchio sistema e conservati come documenti, non ricaricati come dati vivi.
• Le foto e i video degli anni passati — sono il materiale più pesante in assoluto e il meno consultato dopo il primo anno.
• Documenti e contratti già firmati — bastano le copie digitali in archivio, ordinate per anno educativo.
• Anagrafiche di bambini usciti da tempo — se non servono per certificazioni o rendicontazioni, restano nell'export.

Obbligo di conservazione e obbligo di importazione non sono la stessa cosa. Un PDF ordinato in una cartella per anno, con una copia di sicurezza, soddisfa il primo senza appesantire il secondo.

Vale la pena notare una cosa sullo spazio, perché spesso è il motivo per cui si trascina tutto "per sicurezza": in Easy.School lo spazio incluso cresce con la struttura — 4 GB per i primi 20 bambini e 0,2 GB per ogni bambino in più — quindi archiviare non è un costo che scatta appena la struttura cresce. E dalla sezione foto e video si possono cancellare in blocco i contenuti vecchi, invece di ripulirli uno a uno. Gli export dei dati, infine, sono illimitati e inclusi nella licenza: quello che entra si può sempre riportare fuori.

Come si prepara il file per l'import

Il file è la parte che determina la riuscita. Poche regole, ma vanno rispettate:

1. Un foglio per tipo di dato: uno per i bambini, uno per i familiari, uno per il personale. Niente fogli misti.
2. Una riga per persona, intestazioni sulla prima riga, nessuna riga vuota in mezzo, niente celle unite e niente righe di totale in fondo.
3. Date in un formato unico su tutta la colonna. Le date scritte in tre modi diversi sono la causa più comune di errori in fase di controllo.
4. Codice fiscale del bambino come riferimento per collegare i familiari alla scheda giusta.
5. Campi che il vecchio sistema aveva e il nuovo no: verifica se possono diventare campi personalizzati nelle schede di bambini, familiari e personale.

Il flusso poi è lineare: carichi il file XLSX o CSV, fai il mapping delle colonne indicando a quale campo corrisponde ciascuna, guardi l'anteprima, il sistema esegue la validazione e segnala le righe che non tornano. Se il risultato non convince, l'operazione si può annullare. È il coordinatore a gestirla, senza passare dall'assistenza.

Consiglio pratico: la prima passata falla con dieci o quindici righe di prova. Correggere il tracciato su quindici righe costa cinque minuti, su trecento è un'altra storia.

Il lavoro che comporta davvero

Qui serve chiarezza. La parte lunga non è il caricamento, che dura pochi minuti: sono le ore prima. Decidere chi è ancora iscritto e chi no. Uniformare i nomi delle sezioni. Recuperare i codici fiscali mancanti. Scegliere quali contatti tenere. Riconciliare le rette aperte.

Per una struttura con sessanta o ottanta bambini iscritti sono in genere due o tre mezze giornate di una persona che conosce i dati — di solito il coordinatore, perché è l'unico che sa distinguere un'anagrafica ancora valida da una da lasciar andare. Non è un pomeriggio e non è automatico. Chi racconta la migrazione come un'operazione a un clic sta semplificando parecchio.

La contropartita è che si tratta di lavoro che si fa una volta sola, e che lascia in mano una base di dati pulita: spesso è la prima volta da anni che qualcuno guarda quell'archivio per intero.

Perché l'estate è il momento giusto

Il periodo non è un dettaglio. In estate l'anno educativo è chiuso, quindi i registri hanno un punto finale netto e non ci sono dati in movimento mentre li si sposta. La struttura è ferma o a ritmo ridotto, e chi prepara i file ha la testa libera. Le nuove iscrizioni non sono ancora partite, quindi non si rischia di inserire lo stesso bambino due volte in due sistemi.

Soprattutto, a settembre si riparte con un sistema solo. Tenere il vecchio e il nuovo in parallelo a anno avviato è la scelta che fa fallire più passaggi: raddoppia il lavoro degli educatori proprio nelle settimane di ambientamento.

Le pre-iscrizioni raccolte dal modulo pubblico per l'anno nuovo, poi, entrano direttamente nel nuovo sistema, senza doppio inserimento. E l'iscrizione annuale conserva lo storico degli anni precedenti, quindi l'anno che importi ora diventa la base su cui si appoggiano tutti quelli successivi. Se vuoi provare il tracciato prima di preparare i file definitivi, la prova gratuita di 30 giorni fino a 20 bambini serve esattamente a questo: testare un campione, non a migrare l'intera struttura. È lo stesso approccio graduale che conviene seguire per digitalizzare un asilo nido in generale.

Cosa fare del vecchio gestionale dopo

Non chiudere il contratto il giorno stesso del passaggio. Prima di spegnere il vecchio sistema, prenditi il tempo per fare le cose in ordine: esporta tutto quello che ti permette di esportare, in formati aperti come PDF, Excel o CSV; apri qualche file a campione per verificare che sia leggibile davvero; salva l'archivio in due posti diversi, non solo sul computer della segreteria.

Se il fornitore lo consente, tieni l'accesso in sola lettura per qualche mese. Infine scrivi da qualche parte chi ha fatto l'export, quando e cosa contiene. Fra tre anni, quando servirà un documento di un anno chiuso, quella nota vale più di qualsiasi ricordo.

In sintesi

Cambiare gestionale non significa portarsi dietro tutto: significa distinguere i dati che devono restare operativi — anagrafiche, familiari, personale, iscrizioni e posizioni contabili aperte — da quelli che vanno esportati e archiviati, come i registri degli anni chiusi e le foto vecchie. Il caricamento massivo da XLSX o CSV, con mapping delle colonne, anteprima, validazione e possibilità di annullare, rende il passaggio controllabile; la preparazione dei file resta però un lavoro vero, che vale la pena fare in estate e una volta sola.

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