Cloud of geïnstalleerde software: wat verandert er voor een 0-6 structuur

In veel secretariaats is de software nog steeds een programma dat op een specifieke computer is geïnstalleerd: die bij het raam, met de sticker op de monitor. Als deze uit is, zijn de gegevens er niet. Elders is de plaats van de gegevens een gedeeld spreadsheet, bijgewerkt door drie personen met drie verschillende criteria. Het werkt, zolang het werkt.

Dit artikel vergelijkt de twee instellingen aan de hand van zes concrete vragen die vroeg of laat op de tafel komen van degene die een kinderdagverblijf of kleuterschool coördineert: wie heeft toegang en van waar, wat gebeurt er als die computer kapot gaat, wie maakt de backups, hoe worden meerdere locaties beheerd, wie werkt de software bij en wie is verantwoordelijk voor de gegevensbeveiliging van de kinderen. Met de beperkingen van de cloud verklaard, omdat ze bestaan.

Wat betekent "geïnstalleerd" en wat betekent "in de cloud"

Een geïnstalleerde software leeft op de schijf van een machine: het programma is daar, het gegevensarchief is daar. Om ermee te werken, moet je voor die werkplek zitten of verbinding maken met het interne netwerk. Het gedeelde spreadsheet is een variant van hetzelfde schema: een bestand, bewaard door degene die het heeft gemaakt.

Een cloudsoftware leeft daarentegen op servers die worden beheerd door de softwareproducent, en je krijgt toegang met je inloggegevens vanaf elk apparaat. Easy.School werkt zo: het opent vanuit de browser en via twee apps, Easy Family voor de familieleden en Easy Staff voor de opvoeders en het personeel, compatibel met smartphones en tablets.

Het verschil is niet technisch, het is organisatorisch: het verandert waar de gegevens zich bevinden, en dus wie ze bereikt, wie ze beschermt en wie ze weer op orde brengt als er iets misgaat.

Wie kan toegang krijgen, en van waar

Met de geïnstalleerde software is de toegang gekoppeld aan de werkplek. De opvoeder in de groep registreert de aanwezigheid niet terwijl de kinderen binnenkomen: ze noteert op papier en iemand typt het later over. Wie vanuit huis werkt, neemt een kopie mee op een USB-stick, en vanaf dat moment zijn er twee versies van hetzelfde archief.

Het gedeelde spreadsheet heeft het tegenovergestelde probleem: wie de link heeft, ziet alles. Er is geen eenvoudige manier om een opvoeder alleen toegang te geven tot haar eigen groep, of een gezin alleen tot hun eigen kind.

In Easy.School zijn de toegangsrechten per rol aanpasbaar, regel voor regel, zowel voor het personeel als voor de familieleden: jij beslist wie de volledige persoonsgegevens ziet, wie alleen de aanwezigheid van zijn eigen groep, wie toegang heeft tot het administratieve gedeelte. Er is ook een log van acties op de database-tabellen: als een gegeven verandert, blijft er een spoor achter. Foto's en video's zijn geen openbare links die in een chat gekopieerd kunnen worden, maar ondertekende adressen die vervallen na een uur, op opslagruimte die is toegewezen aan de individuele licentie.

Als die computer kapot gaat (en wie maakt de backups)

Het is de vraag die niemand wil stellen. Een schijf gaat kapot, een laptop verdwijnt, een verkeerd bijgevoegd bestand versleutelt de bestanden: met het archief op één machine verliest de structuur persoonsgegevens, uitgereikte tarieven, contactgegevens van gezinnen en aanwezigheidshistorie.

Een directe vraag: wie maakt de backup, vandaag, in jouw structuur? Als het antwoord de naam van een persoon is, is het risico dat die persoon op vakantie is precies wanneer het nodig is. Als het antwoord een externe schijf in de lade is, controleer dan de datum van de laatste kopie: vaak is deze ouder dan je je herinnert. En een schijf die naast de computer wordt bewaard, deelt diefstal, overstromingen en stroomuitvallen met hem.

In de cloud maakt de leverancier de kopieën, en de computer van het secretariaat wordt weer een vervangbaar object: als hij kapot gaat, open je een andere en ga je weer verder. Er blijft een vraag te stellen aan iedereen: hoe haal ik mijn gegevens eruit als ik op een dag verander? In Easy.School is de export van gegevens onbeperkt en inbegrepen.

Meerdere locaties, één archief

Zolang de structuur één is, houdt het lokale archief stand. Wanneer de locaties twee of drie worden, heeft elke vestiging zijn eigen computer, zijn eigen bestand en zijn eigen nummers: om te weten hoeveel ingeschreven kinderen er in totaal zijn, zijn telefoontjes en een handmatig ingevulde samenvatting nodig, die al verouderd is wanneer deze aankomt.

In de cloud is het archief één en de gegevens worden bijgewerkt waar ze worden ingevoerd. In Easy.School kan wie op meerdere locaties werkt van de ene naar de andere overschakelen zonder uit te loggen en weer in te loggen: geen tweede gebruiker, geen tweede wachtwoord. Een nuttige technische opmerking: elke structuur heeft een eigen database, niet een gedeelde tabel gefilterd op klantcode. We hebben hier uitgebreid over gesproken in het artikel over hoe meerdere locaties met één software te beheren.

Updates: wie installeert ze, en wat kosten ze

Met de geïnstalleerde software is elke nieuwe versie een kleine bouwplaats: iemand moet naar de locatie komen, of een pakket downloaden en het op elke werkplek installeren. Vaak moet de nieuwe versie apart worden betaald, en het gebeurt dat je jaren op een oude blijft omdat het goede moment nooit komt. Na verloop van tijd stopt het programma met communiceren met het bijgewerkte besturingssysteem, en verschuift het probleem naar de hardware.

In de cloud vindt de update aan de serverzijde plaats: de volgende ochtend vind je de nieuwe functie. In Easy.School zijn de updates en nieuwe functies inbegrepen bij de licentie, voor de gehele duur ervan. Wat betreft de kosten zijn we duidelijk: de eerste 20 kinderen kosten 25 euro per maand, of 250 euro per jaar plus btw, met 4 GB inbegrepen; elk extra kind voegt 0,60 euro per maand (6 euro per jaar) en 0,2 GB toe. De enige korting is 17% op de jaarlijkse betaling.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevensbeveiliging van de kinderen

Hier geven we geen juridische beoordelingen: de conformiteit van jouw structuur moet worden gecontroleerd met jouw adviseur. We kunnen echter de technische keuzes beschrijven, die het concrete deel van de vraag zijn.

Met een geïnstalleerd programma is de fysieke beveiliging jouw verantwoordelijkheid. Wie het secretariaat binnenkomt, wie het wachtwoord kent, waar de schijf naartoe gaat wanneer de computer wordt vervangen, wat er met de USB-stick gebeurt die wordt gebruikt om de gegevens naar huis te brengen: verantwoordelijkheden die binnen de structuur blijven, en die zelden iemand schriftelijk heeft vastgelegd.

De technische keuzes van Easy.School op dit gebied zijn:

• Gegevens opgeslagen in het Europese gebied, niet op verspreide servers zonder indicatie.
• Toegewijde database voor elke structuur, gescheiden van die van de anderen.
• Rechten per rol configureerbaar regel voor regel, voor het personeel en voor de familieleden.
• Log van acties op de database-tabellen.
• Foto's en video's met ondertekende adressen met een uurlijks vervaldatum, op opslagruimte die is toegewezen aan de licentie.
• Downloadbare aanwijzing voor de verantwoordelijke voor de verwerking en benoemde DPO, om aan jouw adviseur te geven.

Je vindt een uitgebreide bespreking op hoe de gegevens van kinderen in de kinderopvang te beschermen.

De werkelijke beperkingen van de cloud

Het zou oneerlijk zijn om alleen de goede kant te vertellen. De cloud heeft drie echte beperkingen.

• Er is een verbinding nodig. Als de lijn van de structuur uitvalt, krijg je geen toegang. De tegenmaatregelen zijn eenvoudig: de hotspot van de smartphone, een tablet met mobiele data voor de aanwezigheid in de groep, een tweede lijn waar de dekking onbetrouwbaar is. Maar het moet worden gezegd: zonder netwerk opent de cloudsoftware niet.
• Je bent afhankelijk van een leverancier. Je hebt het bestand niet op jouw schijf. Daarom is het belangrijk wie erachter zit: Easy.School is ontwikkeld door een Romeinse softwarehuis dat actief is sinds 2010 en wordt gebruikt door meer dan 1000 structuren, en de onbeperkte export dient precies om je niet opgesloten te laten voelen.
• De kosten zijn terugkerend. Een geïnstalleerd programma wordt vaak één keer betaald; cloudsoftware wordt elk jaar betaald. In ruil daarvoor ontvang je updates, backups en ondersteuning inbegrepen, maar het is een post op de begroting die blijft.

Er is ook de overstapkost, die niet goedkoop is maar van gewoonten: de eerste maand werk je iets harder, terwijl je de persoonsgegevens binnenbrengt en de oude gegevens op orde brengt. Over wat het beste is om mee te nemen en wat achter te laten, vind je de gids over hoe gegevens van een andere software te importeren.

Samenvattend

Een geïnstalleerde software houdt de gegevens dichtbij: je ziet ze, ze staan op die machine. De prijs is dat toegang, backups, updates en fysieke beveiliging jouw werk worden, bijna nooit formeel aan iemand toegewezen. De cloud verschuift dat werk naar de leverancier en ontkoppelt de toegang van een enkele werkplek, in ruil voor een werkende verbinding en een abonnement dat wordt vernieuwd.

De nuttige vraag is niet welke van de twee absoluut beter is, maar hoeveel het jouw structuur zou kosten om het archief morgen ochtend te verliezen, en hoeveel uren per maand er vandaag worden besteed aan het overtypen van gegevens van de ene plaats naar de andere. Als je wilt zien hoe je met gegevens werkt die veilig en bereikbaar zijn van waar het nodig is, Probeer Easy.School gratis.