Maandag, half tien. Op de administratie gaat de telefoon: het schoonmaakbedrijf dat twee van uw locaties bedient, vraagt beleefd wanneer de factuur van augustus zal worden betaald. Al drie weken verlopen. Niemand had het gezien: het was binnengekomen in de mailbox van een coördinator die op vakantie was, die het had doorgestuurd naar een collega, die het in een map had geplaatst genaamd "te betalen".
Leveranciersfacturen maken geen geluid totdat ze verlopen. In een coöperatie of netwerk met meerdere locaties komen ze via verschillende kanalen binnen, bij verschillende mensen, voor verschillende diensten, en hun beheer hangt vaak af van het geheugen van iemand. In dit artikel bekijken we waar de passieve facturen vandaan komen, hoe ze op één plek te verzamelen, hoe te beslissen wie wat ziet wanneer er veel locaties zijn en hoe betalingen en deadlines onder controle te houden zonder parallelle mappen.
Waar leveranciersfacturen verloren gaan
Een 0-6 structuur koopt meer dan het lijkt: de voedingsmiddelen of de cateringdienst, luiers en hygiëneproducten, materialen voor activiteiten, onderhoud, schoonmaak, nutsvoorzieningen, training van personeel. Met drie of vier locaties worden de leveranciers tientallen, en elke heeft zijn eigen betalingsvoorwaarden.
Het probleem is bijna nooit de betaling zelf. Het is alles wat eraan voorafgaat: weten dat de factuur is aangekomen, begrijpen naar welke locatie het verwijst, controleren of het overeenkomt met wat er daadwerkelijk is geleverd, zich herinneren wanneer het moet worden betaald. Wanneer deze informatie in persoonlijke e-mailboxen, gedeelde mappen en post-its op het scherm leeft, is het voldoende dat iemand afwezig is of van rol verandert zodat iets achterblijft. En de vertraging betaalt zich terug in de relaties met leveranciers, soms in rente, bijna altijd in verloren tijd om het weer op te bouwen.
De passieve facturen vandaag: elektronisch, bijna altijd
Een passieve factuur is eenvoudigweg een factuur die je ontvangt, in plaats van deze uit te geven. Sinds de elektronische facturering verplicht is geworden tussen Italiaanse operators, reizen bijna alle leveranciersfacturen als XML-bestanden via het Interscambio-systeem van de Belastingdienst. Vanaf 1 januari 2024 geldt de verplichting ook voor leveranciers in een forfaitair regime, die daarvoor gedeeltelijk waren uitgesloten: de kleine ambachtsman die het hek van de tuin repareert, stuurt je vandaag een elektronische factuur zoals het grote leveringsbedrijf.
Er blijven enkele bijzondere gevallen, bijvoorbeeld buitenlandse leveranciers, die apart moeten worden beheerd met je eigen accountant. Maar de regel is duidelijk: de factuur komt in elektronische vorm, gekoppeld aan het btw-nummer van degene die het ontvangt. En dat is precies wat het mogelijk maakt om ze automatisch te verzamelen in plaats van ze achterna te jagen.
Één enkele bestemming: de sectie Aankopen
In Easy.School verschijnen de passieve facturen die zijn ontvangen met het btw-nummer van de locatie in het administratieve gebied, in de sectie Aankopen. Het is niet nodig dat iemand ze doorstuurt of uploadt: ze komen daar aan en blijven daar, met hun originele bestand.
De net aangekomen en nog niet verwerkte facturen staan in het tabblad Te registreren. Het is in feite je takenlijst: alles wat erin staat moet nog door jou worden verwerkt. Wanneer je het registreert, verlaat de factuur de wachtrij en wordt het onderdeel van de geschiedenis van de aankopen.
Om er niet meer aan te hoeven denken, kun je ervoor kiezen om een e-mailmelding te ontvangen wanneer er een nieuwe passieve factuur aankomt. Het is geen detail: het betekent dat de factuur van het schoonmaakbedrijf niet wacht tot iemand toevallig het systeem opent, maar op dezelfde dag zichtbaar is.
Meer locaties, één of meer btw-nummers: wie ziet wat
In coöperaties is de typische situatie een van deze twee: elke locatie heeft zijn eigen btw-nummer, of meerdere locaties factureren met dezelfde. Easy.School beheert beide, omdat je voor elke locatie kunt beslissen met welke rechtspersoon te factureren en of je passieve facturen wilt ontvangen of niet.
- Ontvangst ingeschakeld. De passieve facturen die zijn ontvangen met het btw-nummer van de locatie zijn zichtbaar in de sectie Aankopen van die locatie.
- Ontvangst uitgeschakeld. Dit is de aanbevolen optie wanneer je veel structuren beheert met hetzelfde btw-nummer maar niet wilt dat die informatie in elke locatie wordt gedeeld. De facturen worden bekeken door degenen die ze moeten bekijken, niet door iedereen.
Hierbij komen de rollen en rechten. De sectie Aankopen is een optie die voor elk profiel kan worden in- of uitgeschakeld: de centrale administratie ziet het, de locatiecoördinator kan het zien als zij degene is die de leveringen controleert, de opvoeders, normaal gesproken, niet. Het is een eenvoudige manier om twee behoeften samen te brengen die vaak met elkaar in conflict komen: betalingen centraliseren en degenen die ter plaatse zijn de controle te geven over wat er daadwerkelijk is aangekomen. Als je meer wilt weten over de organisatie op meerdere locaties, hebben we het besproken in hoe meerdere kinderopvanglocaties te beheren met één systeem.
Geregistreerde betalingen en deadlines in zicht
De facturen op orde ontvangen is de helft van het werk. De andere helft is weten wat je al hebt betaald en wat er bijna verloopt. In het beheer van passieve facturen kun je de gedane betalingen registreren en de toekomstige deadlines in de gaten houden, zodat de vraag "hebben we deze betaald?" een antwoord vindt in het systeem en niet in het geheugen van degene die die dag op kantoor was.
Enkele gewoonten maken deze controle echt nuttig:
- Registreer de betaling wanneer je deze doet, niet aan het einde van de maand. Een overboeking die op dezelfde dag is geregistreerd is betrouwbare informatie; een die dertig dagen later is gereconstrueerd is een schatting.
- Bekijk de deadlines van de komende twee weken eenmaal per week, altijd op dezelfde dag. Een paar minuten zijn genoeg en geen enkele leverancier hoeft je nog te bellen om je eraan te herinneren.
- Geef onmiddellijk aan als er geschillen zijn. Als een levering incompleet is aangekomen, zegt degene die ter plaatse is dat voordat de factuur wordt betaald, niet erna.
Het resultaat is een overzicht dat voorheen een handmatig bijgehouden spreadsheet vereiste. En net als bij de uitgegeven facturen, is één enkele bron van de cijfers meer waard dan twee bronnen die niet kloppen: dat hebben we ook gezien toen we spraken over kostenplaatsen en gescheiden opdrachten.
De accountant en het XML-archief
Aan het einde van de maand of het kwartaal vraagt de accountant om de aankoopfacturen. Ze één voor één downloaden is het saaiste deel van het administratieve werk, en ook het gemakkelijkste om fouten te maken.
Vanuit het tabblad Te registreren in de sectie Aankopen kun je een ZIP-archief met de XML-bestanden van de passieve facturen downloaden, ook van die welke je nog niet hebt geregistreerd. Kies een datumbereik, tot maximaal drie maanden, en genereer het bestand: je ontvangt een e-mail met de link om het te downloaden op het hoofd-e-mailadres van de licentie. Binnenin vind je de XML van elke factuur en de bijbehorende ontvangstbewijs.
Als alternatief kun je een account voor de accountant aanmaken, met beperkte toegang tot het administratieve gedeelte. Laat hem zelf downloaden wat hij nodig heeft, wanneer hij het nodig heeft, zonder toegang tot het logboek en de educatieve gebieden. De privacy blijft waar het moet zijn, en jij stapt uit de rol van tussenpersoon.
Een routine die ook standhoudt wanneer mensen veranderen
De echte waarde van dit alles komt naar voren in overgangsmomenten: de vakanties in augustus, een zwangerschapsverlof op de administratie, een nieuwe coördinator die halverwege het jaar arriveert. Als het proces leeft in de gewoonten van één persoon, gaat het met haar mee. Als het in het systeem leeft, vindt degene die aankomt de wachtrij van te registreren facturen, de al gedane betalingen en de aankomende deadlines.
Voor een structuur met meerdere locaties is een eenvoudige routine voldoende: de e-mailmelding voor nieuwe facturen, een wekelijkse controle van registraties en deadlines, het downloaden van het XML-archief voor de accountant bij elke afsluiting van een periode. Drie herhaalde handelingen, geen map genaamd "te betalen".
Samenvatting
Leveranciersfacturen komen tegenwoordig bijna allemaal in elektronische vorm binnen, en dat is alleen een voordeel als ze op een specifieke plek eindigen. Ze verzamelen in de sectie Aankopen, beslissen voor elke locatie of ze ontvangen moeten worden en wie ze kan zien, betalingen registreren en regelmatig naar toekomstige deadlines kijken, transformeert een werk dat uit achtervolgingen bestaat in een ordelijke controle. Fiscale en boekhoudkundige keuzes blijven te delen met de accountant: het systeem geeft je de gegevens op orde, op het juiste moment.
Wil je leveranciersfacturen, betalingen en deadlines op dezelfde plek als de tarieven houden? Probeer Easy.School gratis.
