Dinsdag, vijf uur 's middags. De administratieve verantwoordelijke van een coöperatie met vier kinderdagverblijven moet een aantal voorbereiden voor de raad van bestuur: wat hebben we in september gefactureerd, vestiging per vestiging. Twee vestigingen factureren met het btw-nummer van de coöperatie. Een factuur met dat van een klein bedrijf dat is opgericht voor een project met een lokaal bedrijf. De vierde is een kinderdagverblijf in samenwerking binnen een consortium. Resultaat: vier exporten, twee programma's en een spreadsheet die niet klopt.
Wanneer de vestigingen groeien, groeien vroeg of laat ook de juridische entiteiten. In dit artikel bekijken we waarom dit gebeurt, wat er verandert in de facturering wanneer er meer dan één btw-nummer is en hoe alles binnen één licentie te houden, met een unieke weergave van de omzet.
Wanneer de vestigingen niet allemaal hetzelfde bedrijf zijn
In de wereld van 0-6 zijn de meest voorkomende configuraties vier, en vaak bestaan ze naast elkaar.
- Een coöperatie, meerdere vestigingen, één btw-nummer. Dit is het eenvoudigste geval: alle vestigingen factureren met dezelfde bedrijfsgegevens.
- Een groep met meerdere bedrijven. Eén bedrijf per vestiging, of één voor de particuliere vestigingen en één voor de uitbestede diensten.
- Een consortium dat meerdere coöperaties coördineert, elk met zijn eigen btw-nummer en boekhouding.
- Kinderdagverblijf en kleuterschool in hetzelfde gebouw, beheerd door twee verschillende entiteiten: bijvoorbeeld een instantie die de kinderopvang beheert en een coöperatie die het kinderdagverblijf beheert.
De juridische entiteit is geen detail. Het bepaalt wie het document uitgeeft, welke nummering wordt gevolgd, welk btw-regime van toepassing is, waar de facturen van leveranciers naartoe gaan en welke accountant het archief moet ontvangen. Als de software werkt op basis van vestigingen maar niet op basis van entiteiten, komt dit alles ten laste van degene die factureert.
De vestiging is de werkseenheid, de juridische entiteit is een instelling
In Easy.School bevinden alle vestigingen zich binnen dezelfde licentie: elke vestiging is een vestiging, en je kunt er zoveel maken als je nodig hebt. De scheiding tussen juridische entiteiten speelt zich af op het niveau van de vestiging: voor elke vestiging beslis je met welke juridische entiteit te factureren. Twee vestigingen kunnen hetzelfde btw-nummer delen, een derde kan er een eigen hebben.
In de praktijk worden de persoonsgegevens die in het document eindigen ingevoerd door in de vestiging te gaan, in de instellingen van het administratieve gebied: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, fiscaal nummer, belastingregime. Ook de elektronische facturering wordt vestiging voor vestiging geactiveerd, met een inschrijfformulier dat moet worden ondertekend en geüpload; het personeel van Easy.School controleert de gegevens en activeert de service, meestal binnen enkele uren en maximaal binnen 24 uur op werkdagen. Als je stap voor stap nodig hebt, begint de gids over hoe een nieuwe vestiging te creëren en te configureren daar.
Zo hoeven de organisatorische structuur en de bedrijfsstructuur niet samen te vallen, en is het niet nodig om licenties en toegang te vermenigvuldigen.
Nummeringen en documenten: elke entiteit met zijn eigen regels
Elke entiteit die facturen uitgeeft, heeft zijn eigen voortgangsnummering, en de accountant verwacht deze schoon. Om je te helpen deze op orde te houden, kun je in de factureringsparameters tekens voor of na het nummer toevoegen (bijvoorbeeld een voorvoegsel per vestiging) en een secundaire nummering als standaard instellen, die ook wordt gebruikt voor creditnota's en debetnota's. In de documentlijst vind je filters die precies die nummeringen isoleren.
Als twee vestigingen met hetzelfde btw-nummer factureren, beslis dan samen met de accountant of je één serie gebruikt of ze onderscheidt met een voorvoegsel: dit is een boekhoudkundige keuze, geen technische. De software geeft ook een waarschuwing wanneer per ongeluk een nummer anders dan de normale voortgangsnummering wordt ingesteld.
Ook de btw-tarieven kunnen worden gepersonaliseerd in de administratieve instellingen, en elk factureerbaar product heeft de zijne. Dit is het punt waarop de verschillende entiteiten het meest voelbaar zijn: dezelfde dienst kan een andere btw-behandeling hebben, afhankelijk van wie deze levert. Dit moet met de belastingadviseur worden besproken voordat het eerste document wordt uitgegeven, niet erna.
Facturen van leveranciers: wie ziet ze
Meer btw-nummers betekenen ook meer stromen van binnenkomende facturen. Voor elke vestiging kies je of je de passieve facturen wilt ontvangen of niet. Als de ontvangst is ingeschakeld, verschijnen de facturen die zijn binnengekomen met het btw-nummer van die vestiging in zijn inkoopgebied. Als je veel structuren beheert met hetzelfde btw-nummer en niet wilt dat die informatie in elke vestiging wordt gedeeld, is de aanbevolen keuze om deze in de operationele vestigingen uit te schakelen en actief te houden waar de administratie werkt.
Het overzicht: de omzet van alle vestigingen
Laten we terugkeren naar de vraag van de raad van bestuur. Vanuit het hoofdaccount, in het beheer van de vestigingen, is er een pagina gewijd aan de administratie die maand na maand samenvat:
- de lijst van vestigingen van de licentie;
- het aantal actieve ingeschreven kinderen in elke vestiging;
- het aantal uitgegeven documenten per vestiging;
- het totale bedrag van de uitgegeven documenten per vestiging;
- een totaalregel die alles optelt.
Vanuit hier kun je ook de fiscale documenten van alle vestigingen in één bestand downloaden, of alleen bepaalde vestigingen selecteren. Dit is de functie die het geval van meerdere entiteiten oplost: als bedrijf B zijn eigen accountant heeft, download je alleen de vestigingen die factureren met zijn btw-nummer en stuur je precies wat hij nodig heeft. In het archief zijn de XML-bestanden en PDF's georganiseerd in twee aparte mappen.
Het aantal kinderen naast de omzet is geen detail. De twee gegevens dicht bij elkaar zetten vertelt je meteen of een vestiging weinig factureert omdat er weinig inschrijvingen zijn of omdat er iets in de factureringscyclus is vastgelopen. Voor een fijnere analyse, per dienst of per aanbesteding, zijn de kostenplaatsen toegewezen aan de afzonderlijke regel: de weergave per vestiging en die per opdracht beantwoorden verschillende vragen.
Gezinnen, gedeelde gegevens en grenzen tussen entiteiten
Een gezin met een kind in het kinderdagverblijf en een in de kleuterschool, wanneer de twee diensten onder verschillende entiteiten vallen, ontvangt documenten van twee verschillende entiteiten. Dit is correct, maar moet goed worden uitgelegd in september, anders komt de telefoon: waarom twee facturen?
In de voorkeuren van het vestigingsbeheer kun je beslissen of je de gegevens van de familieleden tussen vestigingen wilt delen. De optie Ja wordt aanbevolen wanneer de vestigingen tot dezelfde instelling behoren, zoals kinderdagverblijf en kleuterschool in dezelfde structuur: de administratie vindt de familie al ingevoerd. De optie Nee wordt aanbevolen wanneer de vestigingen verschillende beheersingen of locaties hebben, om onnodige delen te voorkomen. Met verschillende juridische entiteiten is Nee vaak de meest voorzichtige keuze ook op het gebied van privacy.
Twee aandachtspunten completeren het plaatje. Voor elke vestiging kun je een maximaal aantal kinderen en een maximale ruimte instellen, zodat een vestiging de middelen van de hele licentie niet verbruikt. En met rollen en rechten ziet de vestigingscoördinator zijn vestiging en beheert deze, terwijl de centrale administratie alles ziet.
Waar te beginnen als je vandaag meerdere softwareprogramma's hebt
Als de entiteiten vandaag in verschillende programma's leven, bereid je de overstap voor met een eenvoudige kaart, nog voordat je de software opent:
- Maak een lijst van de vestigingen en, daarnaast, het btw-nummer waarmee elke vestiging vandaag factureert en waarmee deze morgen zal factureren.
- Voor elk btw-nummer noteer belastingregime, lopende nummering, referentieaccountant en wie de facturen van leveranciers ontvangt.
- Beslis over de deelregels: welke vestigingen delen de gegevens van de familieleden en wie ziet welke gegevens.
- Activeer de elektronische facturering vestiging voor vestiging en vraag het personeel om vóór de eerste factuur de parameters met je te controleren.
Voor de rest van de migratie worden veel gegevens van de ene vestiging naar de andere gekopieerd in plaats van opnieuw te worden ingevoerd. Over de algemene organisatie van meerdere vestigingen hebben we ook geschreven hoe meerdere kinderdagverblijven met één software te beheren.
Samenvatting
Wanneer de vestigingen tot verschillende entiteiten behoren, moet de facturering de juridische entiteit volgen en niet alleen het adres. In Easy.School factureert elke vestiging met de entiteit die je kiest, met zijn gegevens, zijn nummering en zijn elektronische facturering, terwijl het hoofdaccount de omzet van alle vestigingen in één tabel ziet en de documenten van allemaal, of alleen van sommige, in één bestand downloadt. De fiscale keuzes moeten met de accountant worden gemaakt: de software houdt gescheiden wat gescheiden moet blijven en geeft je het totaal wanneer dat nodig is.
Beheer je meerdere vestigingen met meerdere btw-nummers? Probeer Easy.School gratis.
