Importar dados de outro sistema: o que trazer e o que deixar

Quem avalia a mudança para um novo sistema quase sempre tem a mesma pergunta na cabeça, e raramente a diz primeiro: "tudo o que temos dentro, o que acontece?" Anos de cadastros, os registros, as fotos, os recibos. O medo de perder o histórico é o motivo pelo qual muitas instituições adiam a mudança ano após ano.

Vamos ver a questão com honestidade: quais dados realmente vale a pena trazer para o novo sistema, quais são exportados e arquivados, como preparar um arquivo para a importação e quanto trabalho isso envolve.

Trazer tudo não é o objetivo

O instinto é transferir cada informação. Mas um arquivo transferido por inteiro traz consigo também seus defeitos: duplicatas, crianças que saíram há anos ainda marcadas como ativas, contatos de famílias que não frequentam mais.

O critério útil não é "o que posso trazer", mas "o que preciso para operar na segunda-feira de manhã". Todo o resto precisa ser conservado, não de ser importado. São duas necessidades diferentes: a primeira se resolve com uma exportação ordenada colocada em arquivo, a segunda com um carregamento no novo sistema.

Os dados que vale a pena trazer

A lista do que realmente precisa estar ativo é mais curta do que parece:

• Cadastros das crianças matriculadas — nome, data de nascimento, CPF, seção, unidade de pertencimento. É a base sobre a qual se apoia todo o resto.
• Familiares e contatos — pais, autorizações para retirada, telefones e e-mails. É o dado que as famílias percebem imediatamente se estiver errado, portanto merece o maior cuidado.
• Pessoal — educadores, professores, coordenação, cozinha, auxiliares: é necessário para atribuir as seções e iniciar os registros.
• Matrículas do ano que está prestes a começar — quem frequenta a partir de setembro, com a seção e a unidade atribuídas.
• Posições contábeis abertas — taxas ainda não pagas, adiantamentos já pagos, notas de crédito a compensar. Deixar essas vozes de fora significa encontrá-las como discussão com as famílias em novembro.

Uma precisão técnica que vale a pena saber antes: no Easy.School, o carregamento em massa de arquivos XLSX ou CSV cobre crianças, familiares e pessoal. As posições contábeis abertas não entram por ali: são reconstruídas atribuindo produtos e pacotes à ficha de cada criança. É trabalho manual e deve ser contabilizado no plano de trabalho.

Os dados que são exportados e arquivados

Esta é a parte que mais assusta e que na verdade se resolve melhor. Não precisam entrar no novo sistema:

• Os registros diários dos anos encerrados — presenças, refeições, descansos. Devem ser exportados do antigo sistema e conservados como documentos, não recarregados como dados ativos.
• As fotos e vídeos dos anos passados — são o material mais pesado de todos e o menos consultado após o primeiro ano.
• Documentos e contratos já assinados — bastam as cópias digitais em arquivo, organizadas por ano letivo.
• Cadastros de crianças que saíram há muito tempo — se não servem para certificações ou relatórios, permanecem na exportação.

Obrigação de conservação e obrigação de importação não são a mesma coisa. Um PDF organizado em uma pasta por ano, com uma cópia de segurança, satisfaz a primeira sem sobrecarregar a segunda.

Vale a pena notar uma coisa sobre o espaço, porque muitas vezes é o motivo pelo qual se arrasta tudo "por segurança": no Easy.School, o espaço incluído cresce com a estrutura — 4 GB para os primeiros 20 crianças e 0,2 GB para cada criança adicional — portanto, arquivar não é um custo que surge assim que a estrutura cresce. E na seção de fotos e vídeos, é possível excluir em massa os conteúdos antigos, em vez de limpá-los um a um. As exportações de dados, por fim, são ilimitadas e incluídas na licença: o que entra pode sempre ser retirado novamente.

Como preparar o arquivo para a importação

O arquivo é a parte que determina o sucesso. Poucas regras, mas devem ser respeitadas:

1. Uma folha por tipo de dado: uma para as crianças, uma para os familiares, uma para o pessoal. Nada de folhas mistas.
2. Uma linha por pessoa, cabeçalhos na primeira linha, nenhuma linha vazia no meio, nada de células unidas e nada de linhas de total no final.
3. Datas em um formato único em toda a coluna. As datas escritas de três maneiras diferentes são a causa mais comum de erros na fase de controle.
4. CPF da criança como referência para conectar os familiares à ficha correta.
5. Campos que o antigo sistema tinha e o novo não: verifique se podem se tornar campos personalizados nas fichas de crianças, familiares e pessoal.

O fluxo então é linear: você carrega o arquivo XLSX ou CSV, faz o mapeamento das colunas indicando a qual campo corresponde cada uma, vê a pré-visualização, o sistema executa a validação e sinaliza as linhas que não conferem. Se o resultado não convence, a operação pode ser cancelada. É o coordenador quem a gerencia, sem passar pelo suporte.

Dica prática: faça a primeira passada com dez ou quinze linhas de teste. Corrigir o traçado em quinze linhas custa cinco minutos, em trezentas é outra história.

O trabalho que realmente envolve

Aqui é necessário clareza. A parte longa não é o carregamento, que dura poucos minutos: são as horas antes. Decidir quem ainda está matriculado e quem não. Uniformizar os nomes das seções. Recuperar os CPFs faltantes. Escolher quais contatos manter. Reconciliação das taxas abertas.

Para uma instituição com sessenta ou oitenta crianças matriculadas, geralmente são duas ou três meias jornadas de uma pessoa que conhece os dados — geralmente o coordenador, porque é o único que sabe distinguir um cadastro ainda válido de um que deve ser descartado. Não é uma tarde e não é automático. Quem conta a migração como uma operação de um clique está simplificando bastante.

A contrapartida é que se trata de um trabalho que se faz uma vez só, e que deixa em mãos uma base de dados limpa: muitas vezes é a primeira vez em anos que alguém olha para aquele arquivo por inteiro.

Por que o verão é o momento certo

O período não é um detalhe. No verão, o ano letivo está encerrado, portanto os registros têm um ponto final claro e não há dados em movimento enquanto são transferidos. A estrutura está parada ou em ritmo reduzido, e quem prepara os arquivos tem a cabeça livre. As novas matrículas ainda não começaram, portanto não há risco de inserir a mesma criança duas vezes em dois sistemas.

Acima de tudo, em setembro recomeça com um único sistema. Manter o antigo e o novo em paralelo com o ano iniciado é a escolha que mais faz falhar as transições: dobra o trabalho dos educadores exatamente nas semanas de adaptação.

As pré-matrículas coletadas pelo formulário público para o novo ano, então, entram diretamente no novo sistema, sem dupla inserção. E a matrícula anual conserva o histórico dos anos anteriores, portanto o ano que você importa agora se torna a base sobre a qual se apoiam todos os seguintes. Se você quiser testar o traçado antes de preparar os arquivos definitivos, o teste gratuito de 30 dias até 20 crianças serve exatamente para isso: testar uma amostra, não para migrar toda a estrutura. É a mesma abordagem gradual que convém seguir para digitalizar uma creche em geral.

O que fazer com o antigo sistema depois

Não feche o contrato no mesmo dia da transição. Antes de desligar o antigo sistema, reserve um tempo para fazer as coisas em ordem: exporte tudo o que puder exportar, em formatos abertos como PDF, Excel ou CSV; abra alguns arquivos de amostra para verificar se são realmente legíveis; salve o arquivo em dois lugares diferentes, não apenas no computador da secretaria.

Se o fornecedor permitir, mantenha o acesso somente leitura por alguns meses. Por fim, escreva em algum lugar quem fez a exportação, quando e o que contém. Daqui a três anos, quando precisar de um documento de um ano encerrado, essa nota vale mais do que qualquer lembrança.

Em resumo

Mudar de sistema não significa levar tudo: significa distinguir os dados que devem permanecer operacionais — cadastros, familiares, pessoal, matrículas e posições contábeis abertas — daqueles que devem ser exportados e arquivados, como os registros dos anos encerrados e as fotos antigas. O carregamento em massa de XLSX ou CSV, com mapeamento das colunas, pré-visualização, validação e possibilidade de cancelar, torna a transição controlável; a preparação dos arquivos, no entanto, continua sendo um trabalho real, que vale a pena fazer no verão e uma vez só.

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