Het product 'Dagelijkse Tijd' stelt u in staat om automatisch de extra tijd die studenten in de instelling doorbrengen boven het voorziene tijdschema in rekening te brengen. Het systeem berekent de extra uren op basis van de in- en uitcheckregistraties, uitgevoerd door de opvoeders of ouders via QR-code.
Hoe een product 'Dagelijkse Tijd' te creëren
- Toegang tot productbeheer
- Ga naar Administratie → Producten.
- Klik rechtsboven op de knop ' + Nieuw'.
- Vul de velden van het product in
- Producttype: Selecteer 'Dagelijkse Tijd'.
- Interne productnaam: Vul een nuttige naam in om het product te identificeren, bijv. Extra Uren 8-16.
- Korte naam: Vul de naam in die de ouder op de factuur zal zien, bijv. Extra Uren.
- Beschrijving (optioneel): U kunt aanvullende details, verwijzingen naar de student en de tekst 'voor de periode' invoeren, zonder de referentieperiode te specificeren die automatisch zal worden toegevoegd.
- Definieer de kosten die van toepassing zijn
- Kosten voor vroege binnenkomst: Vul het bedrag in dat in rekening moet worden gebracht als de student eerder dan gepland binnenkomt.
- Kosten voor late uitcheck: Vul het bedrag in dat in rekening moet worden gebracht als de student later dan gepland uitcheckt.
- Minimale factureerbare tijd: Selecteer de eenheid van maat voor het berekenen van het bedrag, kies uit:
- 1 minuut
- 15 minuten
- 30 minuten
- 1 uur
- Bijv.: Als u 15 minuten instelt en de kosten voor late uitcheck zijn 5€, dan rekent het systeem 5€ elke 15 minuten aan.
- Tolerantie: Stel een initiële periode in (bijv. 10 minuten) waarin geen kosten worden berekend. Het systeem begint met het in rekening brengen vanaf de 11e minuut.
- Dagelijkse kosten voor binnenkomst op een niet-voorzien dag: Als de vergoeding alleen bepaalde dagen omvat (bijv. van maandag tot donderdag) en de student op vrijdag komt, kunt u een vast bedrag voor die dag instellen.
- Definieer btw-tarief en referentieperiode
- Btw-tarief: Selecteer het btw-tarief en geef aan of het bedrag inclusief of exclusief btw is.
- Referentieperiode: Het product neemt altijd de vorige periode, met de mogelijkheid om deze te tonen of te verbergen op de factuur.
- Stel de tijden in die in de vergoeding zijn inbegrepen
- Selecteer de dagen van de week en stel de referentietijden van de vergoeding in (bijv. 8:00 - 16:00).
- Het systeem zal GEEN extra kosten berekenen voor de tijd die binnen deze tijden wordt doorgebracht.
- Gebruik de grijze knop aan de rechterkant om de tijden van de ene dag naar de andere te kopiëren.
- Als een dag niet in de vergoeding is opgenomen, laat dan de velden leeg.
- Sla het product op
- Controleer alle parameters en klik op 'Opslaan' rechtsboven.
- U wordt doorgestuurd naar de pagina Productenlijst, waar u kunt:
- Het product bewerken door op het potloodicoon te klikken.
- Het dupliceren om andere tijdslots te creëren, door op het grijze 'Dupliceer'-icoon te klikken.
- Het verwijderen door op het rode 'Verwijder'-icoon te klikken.
Hoe het product 'Dagelijkse Tijd' te gebruiken
🔹 ⚠️ Dit product kan ALLEEN automatisch worden gebruikt, door het op te nemen in de pakketten.
- Het systeem berekent de extra tijd alleen als het product is opgenomen in een pakket.
- Als het handmatig op de factuur is opgenomen, moet de berekening handmatig worden uitgevoerd.
Tips voor een efficiënte administratie
- ✅ Creëer een product voor elk tijdslot:
- Bijv. Extra Uren 8-12, Extra Uren 08-16, enz.
- Na het creëren van de eerste, dupliceer deze en wijzig alleen de tijden.
- ✅ Creëer een pakket voor elk tijdslot:
- Bijv. Pakket 8-16 → omvat de vergoeding en het product 'Extra Uren 8-16'.
- Pakket 08-12 → omvat het product 'Extra Uren 8-12'.