Beschrijving van de functie
Easy.School stelt de coördinator in staat te bepalen op welke dagen en in welke tijdvakken gezinnen berichten naar de voorziening mogen sturen, zowel via de app Easy Family als via de webversie. Buiten deze tijdvakken is verzenden geblokkeerd, maar het gezinslid kan het bericht als concept opslaan en later versturen.
Deze functie zorgt ervoor dat het personeel geen berichten ontvangt tijdens de nacht, in het weekend of op momenten dat de voorziening gesloten is, wat het beheer van de communicatie en het welzijn van het team ten goede komt.
Opmerking: de blokkade geldt uitsluitend voor berichten die door gezinsleden naar de voorziening worden verstuurd. De coördinator en de pedagogisch medewerkers kunnen op elk moment berichten naar de gezinnen blijven sturen.
Opmerking: de configuratie geldt voor de locatie waarin u zich bevindt. Als u meerdere locaties beheert, moet u de blokkade in elk daarvan instellen.
Waar vindt u de instelling
Deze instelling bevindt zich aan de coördinatorzijde (lichtblauw menu), binnen de locatie:
Instellingen → Communicatie
Hoe u de tijdsbeperking activeert
Stap 1 – Naar de sectie Communicatie gaan
Log in op het beheerplatform met een coördinator-account en open de gewenste locatie.
Klik in het menu links op “Instellingen” om het submenu uit te klappen.
Klik in het submenu op “Communicatie”.
Stap 2 – De tijdsbeperking activeren
Op de pagina Communicatie vindt u de optie:
“Berichten van gezinnen aan de school beperken tot specifieke tijden”
Standaard is deze optie uitgeschakeld. Om haar te activeren, klikt u op de schakelaar rechts van het item: deze wordt groen.
Er verschijnt de informatieve tekst:
“Wanneer ingeschakeld, kunnen gezinsleden alleen berichten naar de school sturen tijdens de per dag opgegeven tijdvakken”
en de sectie Snelle voorinstellingen en de lijst met dagen van de week worden geopend.
Stap 3 – (Optioneel) Een snelle voorinstelling toepassen
De voorinstellingen vullen met één klik de tijdvakken van de werkdagen (ma–vr) in, die u daarna kunt aanpassen:
“Schooltijden” — ma–vr · 07:00–17:00
“Alleen ochtend” — ma–vr · 07:00–13:00
“Verlengde tijden” — ma–vr · 07:00–19:00
Stap 4 – De tijdvakken voor elke dag instellen
Klik op een dag (of op de pijl ernaast) om hem uit te klappen en de bestaande tijdvakken te zien.
Om een tijdvak toe te voegen, klikt u op “+ Tijdvak toevoegen” en vult u de twee verplichte velden “Begintijd” en “Eindtijd” in. Voorbeeld: 08:00 – 18:00
Klik op “Opslaan” om het tijdvak te bevestigen.
Om een tijdvak te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram naast het tijdvak.
U kunt meerdere tijdvakken op dezelfde dag invoeren (bijvoorbeeld één in de ochtend en één in de middag) en per dag verschillende tijden instellen, bijvoorbeeld op zaterdag alleen de ochtend.
Let op: een dag zonder tijdvakken staat gezinnen niet toe om op die dag te schrijven. Als u de beperking activeert zonder een tijdvak in te voeren, kunnen gezinnen nooit schrijven.
Stap 5 – De instellingen opslaan
Klik na het instellen van de tijdvakken op “Opslaan”: de wijzigingen worden pas actief na het opslaan.
Hoe u de tijdsbeperking uitschakelt
Om gezinnen op elk moment berichten te laten sturen:
Ga naar Instellingen → Communicatie.
Klik op de schakelaar om hem uit te schakelen.
Klik indien gevraagd op “Opslaan” om de wijziging te bevestigen.
Wat gezinnen zien
Wanneer een gezinslid probeert te schrijven buiten de toegestane tijdvakken, zowel via de app Easy Family als via de webversie, verschijnt in het berichtscherm een rode melding:
“Berichten verzenden is op dit moment niet toegestaan. U kunt uw bericht wel als concept opslaan en het later opnieuw proberen.”
Het gezinslid kan het bericht opstellen en de knop “Concept opslaan” gebruiken om het te versturen wanneer er weer een toegestaan tijdvak begint.
Samenvatting
Waar: coördinatorzijde → Instellingen → Communicatie
Vereist profiel: coördinator
Bereik: de locatie waarin de instelling is geconfigureerd
Tijdvakken: een of meer per dag van de week, met snelle voorinstellingen voor ma–vr
Buiten de tijden: gezinnen kunnen het bericht alleen als concept opslaan
Voor de volledige stapsgewijze beschrijving raadpleegt u ook de handleiding Hoe het communicatieblok voor gezinnen in te stellen.
Veelgestelde vragen
Kan ik voor verschillende dagen verschillende tijdvakken instellen (bijv. in het weekend)? Ja. Elke dag heeft zijn eigen tijdvakken, die u afzonderlijk kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen. Een dag zonder tijdvakken blijft gesloten voor berichten.
Kan ik meerdere tijdvakken op dezelfde dag invoeren? Ja, met “+ Tijdvak toevoegen” kunt u meerdere intervallen op dezelfde dag aanmaken.
Als ik de schakelaar uitschakel, kunnen gezinnen dan op elk uur schrijven? Ja, als u de schakelaar uitschakelt, kunnen gezinnen berichten sturen zonder enige tijdsbeperking.
Geldt de blokkade ook voor afwezigheidsmeldingen? Nee, het doorgeven van afwezigheden via de daarvoor bestemde functie van de app valt niet onder deze blokkade.