Het Communicatieblok stelt de coördinator in staat om tijdslots vast te stellen waarbinnen gezinnen communicatie naar de organisatie kunnen sturen via de App Easy Family of de webversie. Buiten deze tijdslots is het verzenden geblokkeerd: het gezin kan het bericht echter als concept opslaan en het later verzenden.
De functie kan te allen tijde worden in- of uitgeschakeld:
Uitgeschakeld (standaardinstelling): gezinnen kunnen communicatie zonder tijdslimieten schrijven en verzenden.
Aangeschakeld: gezinnen kunnen communicatie alleen verzenden op de dagen en binnen de tijdslots die u hebt geconfigureerd.
Opmerking: de blokkering geldt uitsluitend voor berichten die door de familieleden naar de organisatie worden verzonden. De coördinator en de opvoeders kunnen te allen tijde communicatie naar de gezinnen blijven verzenden.
Opmerking: de configuratie geldt voor de locatie waarin u zich bevindt. Als u meerdere locaties beheert, moet u het blok in elk van hen instellen.
Waar te vinden
De instelling bevindt zich aan de coördinatorzijde (lichtblauw menu), binnen de locatie:
Instellingen → Communicatie
Hoe het Communicatieblok in te schakelen
Stap 1 – Open de sectie Communicatie
Log in op het beheersysteem met een coördinator account en ga naar de gewenste locatie.
Klik in het menu aan de linkerkant op «Instellingen» om het submenu te openen.
Klik op de optie «Communicatie».
Stap 2 – Schakel de tijdslimiet in
Op de pagina Communicatie vindt u de optie:
«Beperk berichten van gezinnen naar de school tot specifieke tijden»
Standaard is deze uitgeschakeld. Klik op de schakelaar (toggle) rechts van de optie om deze in te schakelen: deze wordt groen.
Er verschijnt een uitlegtekst:
«Wanneer ingeschakeld, kunnen gezinsleden berichten naar de school alleen verzenden tijdens de voor elke dag gespecificeerde tijdslots»
en de sectie Snelinstellingen en de lijst met weekdagen worden geopend.
Stap 3 – (Optioneel) Pas een snelinstelling toe
De sectie «Snelinstellingen» past een standaardconfiguratie toe op de werkdagen (Ma–Vr); u kunt deze later echter nog wijzigen. Er zijn drie opties beschikbaar:
«Schooltijd» — Ma–Vr · 07:00–17:00
«Alleen ochtend» — Ma–Vr · 07:00–13:00
«Verlengde tijd» — Ma–Vr · 07:00–19:00
Klik op de kaart van de gewenste snelinstelling: de tijdslots voor de werkdagen worden automatisch ingevuld. U kunt ze vervolgens dag per dag aanpassen.
Stap 4 – Stel de tijdslots voor elke dag in
Onder de snelinstellingen vindt u de lijst met dagen (Maandag, Dinsdag, Woensdag …). Elke dag toont rechts het ingestelde tijdslot en een pijl om deze uit te vouwen.
Om de slots van een dag te beheren:
Klik op de dag (of op de pijl) om deze uit te vouwen: u ziet de lijst met reeds bestaande slots.
Om een slot toe te voegen, klik op «+ Voeg Tijdslot Toe».
In het venster «Voeg Tijdslot Toe voor [dag]» vult u de twee verplichte velden in:
«Starttijd» — het tijdstip waarop gezinnen kunnen beginnen met het verzenden van communicatie.
«Eindtijd» — het tijdstip waarop het verzenden niet meer is toegestaan.
Klik op «Opslaan» om het slot te bevestigen (of op «Annuleren» om het niet toe te voegen).
Om een slot te verwijderen, klik op het prullenbakpictogram naast het slot zelf.
Tip: u kunt meerdere slots op dezelfde dag invoeren (bijvoorbeeld een in de ochtend en een in de middag) door «+ Voeg Tijdslot Toe» te herhalen. Een dag zonder enige slot staat gezinnen niet toe om communicatie op die dag te verzenden.
Belangrijk: Als u het blok inschakelt maar geen slot invoert, kunnen ouders NOOIT schrijven, waardoor u het communicatiemiddel volledig blokkeert.
Stap 5 – Sla de configuratie op
Nadat u de snelinstelling en de slots hebt ingesteld, klik op «Opslaan» om het blok effectief te maken.
Belangrijk: wijzigingen aan de slots worden alleen actief na het drukken op «Opslaan».
Hoe het Communicatieblok uit te schakelen
Om de limiet te verwijderen en gezinnen toe te staan om op elk moment te schrijven:
Ga naar Instellingen → Communicatie.
Klik op de schakelaar (toggle) om deze uit te schakelen.
Als daarom wordt gevraagd, klik op «Opslaan» om te bevestigen.
Met de schakelaar uitgeschakeld kunnen gezinnen weer communicatie verzenden zonder tijdslimieten.
Wat gezinnen zien
Wanneer een familielid probeert een communicatie te schrijven buiten de toegestane tijdslots, zowel vanuit de App Easy Family als vanuit de webversie, verschijnt er een waarschuwing in rood op het scherm voor het opstellen van het bericht:
«Het verzenden van berichten is op dit moment niet toegestaan. U kunt uw bericht echter als concept opslaan en het later opnieuw proberen.»
Het familielid kan het bericht echter invullen (ontvangers, onderwerp, tekst, bijlagen) en de knop «Opslaan als Concept» gebruiken om het op te slaan, zodat het kan worden verzonden wanneer het weer binnen een toegestaan tijdslot komt.
Samenvatting
ElementDetailFunctieCommunicatieblok (tijdslimiet voor verzending door gezinnen)WaarCoördinatorzijde → Instellingen → CommunicatieVereist profielCoördinatorToepassingsgebiedDe locatie waarin het is geconfigureerdSnelinstellingenSchooltijd, Alleen ochtend, Verlengde tijd (Ma–Vr)PersonalisatieMeerdere en onafhankelijke tijdslots voor elke dagEffect op gezinnenVerzending alleen toegestaan binnen de ingestelde slots; buiten de tijd is alleen opslaan als concept mogelijk
Veelgestelde vragen
Als ik het blok uitschakel, kunnen gezinnen dan op elk moment schrijven? Ja. Met de schakelaar uitgeschakeld zijn er geen tijdslimieten.
Kan ik verschillende tijden instellen voor elke dag van de week? Ja. Elke dag heeft zijn eigen tijdslots, die u afzonderlijk kunt toevoegen, wijzigen of verwijderen.
Kan ik meerdere slots op dezelfde dag invoeren? Ja. Met «+ Voeg Tijdslot Toe» kunt u meerdere intervallen op dezelfde dag creëren (bijvoorbeeld ochtend en middag).
Wat gebeurt er als een familielid probeert buiten de tijd te schrijven? Het ziet de rode waarschuwing en kan niet verzenden, maar kan het bericht als concept opslaan en het later verzenden.
Geldt de blokkering ook voor de coördinator en de opvoeders? Nee. Het betreft alleen de communicatie die door de familieleden naar de organisatie wordt verzonden.
Zijn de wijzigingen onmiddellijk? Ze worden effectief na het drukken op «Opslaan».