Maandag half september, acht uur veertig. Leo komt voor de eerste keer naar de kinderopvang in de armen van zijn vader. De verantwoordelijke opvoeder weet hoe hij heet, wanneer hij is geboren en wie hem komt ophalen. Ze weet niet dat hij een stoffen zakdoek tegen zijn wang wil om in slaap te vallen, dat ze thuis Lollo tegen hem zeggen en dat hij geen bananen aanraakt. Dit staat ergens opgeschreven: op een papieren formulier dat in juni is ingevuld, op het moment van inschrijving, dat nu in een map op kantoor ligt.
De invoervragenlijst dient precies hiervoor: om de informatie die de familie heeft en die de opvoeders nodig hebben in de eerste dagen, vóór het kind in de sectie aan te leveren. In dit artikel bekijken we hoe we deze kunnen opstellen in Easy.School, hoe we deze laten invullen via de Easy Family app en hoe we het kunnen omzetten in een hulpmiddel dat het hele jaar door actueel blijft, in plaats van een blad dat één keer wordt ingevuld en vergeten.
Waarom het papieren formulier onderweg verloren gaat
Het papieren formulier heeft drie beperkingen, en geen daarvan hangt af van de goede wil van degene die het gebruikt. De eerste is de locatie: het ligt op het secretariaat, terwijl de informatie in de sectie nodig is, op het moment van verschoning of rust. De tweede is de tijd: het fotografeert het kind in juni, en in september is een kind van een jaar al een ander kind. De derde is alles wat er gebeurt tussen de pen van de ouder en de ogen van de opvoeder: kopieën, overgeschreven aantekeningen, zinnen die snel bij de deur worden gezegd.
We hebben al gesproken over waarom het belangrijk is om het verhaal van het kind te verzamelen in De Anamnese en het belang ervan. Hier concentreren we ons op hoe: waar deze informatie wordt verzameld, wie deze invult en waar de opvoeders deze vinden wanneer dat nodig is.
Hoe de vragenlijst werkt in Easy.School
In Easy.School worden de invoervragenlijsten rechtstreeks in het beheersysteem aangemaakt. De ouders beantwoorden deze via de Easy Family app en kunnen de antwoorden in de loop van de tijd bijwerken; de opvoeders kunnen deze op elk moment in het dossier van het kind raadplegen. Het werk van de coördinator is verdeeld in drie stappen, allemaal vanuit de sectie Vragenlijst in het zijmenu.
- De categorieën. Deze zijn nodig om de vragen per thema te organiseren. Ze worden aangemaakt met "Categoriebeheer" en vervolgens "Nieuwe Categorie".
- De vragen. Met "Nieuwe Vraag" kies je de bijbehorende categorie en schrijf je de tekst. Vragen en categorieën kunnen op elk moment worden gewijzigd of verwijderd.
- De verzending. Met "Verzend Vragenlijst" kies je de categorie, de vragen die je wilt opnemen en de ontvangers.
De volledige stap-voor-stap handleiding, scherm voor scherm, is te vinden in de handleiding voor het gebruik van de Vragenlijst.
Welke vragen te stellen en hoe ze te groeperen
De categorieën zijn het deel dat je met meer rust moet overdenken, omdat ze de basis vormen voor de rest. Een leidraad die voor veel 0-6 structuren werkt:
- Slaap en routine. Hoe valt hij in slaap, of hij een fopspeen of een voorwerp heeft waar hij aan gehecht is, hoe laat hij thuis rust.
- Voeding. Wat eet hij graag, wat weigert hij, of hij alleen eet of hulp nodig heeft. Allergieën en diëten blijven verbonden aan de medische documentatie die de structuur al vereist: de vragenlijst beschrijft de gewoonten, vervangt deze niet.
- Taal. De talen die thuis worden gesproken, de woorden en bijnamen die hij gebruikt, hoe hij om hulp vraagt.
- Autonomie. Luier, potje, zich aankleden, drinken uit een glas: tussen een baby en een vijfjarig kind verandert alles.
- Relaties. Broers en zussen, aanwezige grootouders, eerdere ervaringen met andere kinderopvang of een babysitter, wat hem troost als hij verdrietig is.
Open vragen, kort en concreet, leveren meer op dan algemene vragen. "Hoe is het karakter van uw kind?" levert vrijblijvende antwoorden op. "Wat doet u als hij huilend wakker wordt uit zijn middagslaapje?" levert informatie op die de opvoeder de eerste dag zal gebruiken. De omgekeerde regel geldt ook: vraag alleen wat je echt zult gebruiken. Elke extra vraag is een persoonlijk gegeven om te bewaren en een extra minuut die aan de familie wordt gevraagd.
Een categorie voor elk moment van het jaar
Aangezien bij elke verzending de vragen worden gekozen die moeten worden opgenomen, is er geen unieke en eindeloze vragenlijst nodig. Je kunt een categorie voor de invoer voorbereiden, die je vóór de toegang verstuurt, en andere voor verschillende momenten: de overgang naar een nieuwe sectie, de terugkeer na een lange afwezigheid, de voorbereiding van de gesprekken halverwege het jaar.
Hetzelfde geldt voor de ontvangers. Een invoervragenlijst heeft alleen zin voor nieuwe inschrijvingen, niet voor de hele structuur. Op het verzendscherm verschijnt elk kind in een vakje met foto, naam, sectie en de familielid aan wie de vragenlijst zal worden gestuurd: de betrokken kinderen worden geselecteerd met de knop "+", of allemaal samen met "Selecteer alles". Het familielid dat de ontvanger is, kan worden gewijzigd via het dropdownmenu, handig wanneer het de vader is die de invoer volgt.
Bij de tekst die de vragenlijst begeleidt, kun je een document, een foto of een video bijvoegen: bijvoorbeeld de presentatie van de eerste weken of de acclimatiseringskalender. De families vinden alles in hetzelfde bericht.
Vanuit het perspectief van de familie: invullen via de app
Voor de ouder is het traject kort. In de Easy Family app kiest hij de structuur en het kind, gaat vervolgens naar het startscherm en tikt op "Verzoeken" en dan "Vragenlijst". Hij vindt de lijst met beschikbare vragenlijsten, beantwoordt deze rechtstreeks in de app en bevestigt met "Opslaan". De handleiding voor het beantwoorden via de Easy Family app is handig om aan de families te geven samen met het eerste bericht.
Het voordeel is niet alleen praktisch. Thuis invullen, 's avonds, zonder dat iemand aan de andere kant van de tafel wacht, verandert de kwaliteit van de antwoorden: er is tijd om na te denken, om de andere ouder te vragen, om zich de stoffen zakdoek te herinneren.
Antwoorden die meegroeien met het kind
Een kind van veertien maanden in oktober en hetzelfde kind in maart slaapt, eet en spreekt anders. Daarom is het belangrijk dat de families de antwoorden in de loop van de tijd kunnen bijwerken, zonder een nieuw formulier in te vullen. Als in januari de middagslaapjes tot één zijn geworden, of de fopspeen is verdwenen, corrigeert de ouder dit en is de informatie in de sectie weer juist.
Het is goed om dit expliciet aan de families te zeggen, omdat het niet vanzelfsprekend is: de vragenlijst is geen taak die moet worden ingeleverd, het is een dossier dat actueel moet worden gehouden. Een kort bericht bij de terugkeer van vakantie, dat uitnodigt om de antwoorden opnieuw te controleren, is voldoende om het een gewoonte te maken.
In de sectie: de antwoorden in het dossier van het kind
Vanuit educatief perspectief is het cruciaal waar de antwoorden zich bevinden. De opvoeders raadplegen de antwoorden op elk moment in het dossier van het kind, op dezelfde plek waar ze de andere gegevens vinden die ze gedurende de dag nodig hebben. Er is geen formulier dat in het kantoor moet worden opgevraagd, noch een map die moet worden doorgebladerd.
Dit verandert de manier waarop de eerste dagen worden voorbereid. De verantwoordelijke opvoeder kan de antwoorden lezen vóór het eerste gesprek en met specifieke vragen aankomen. Wie een dienst dekt of een collega vervangt, kan een blik werpen en weet dat Leo in slaap valt met de zakdoek. En de acclimatisering, die een kwestie van relatie en observatie blijft, zoals we beschrijven in de handleiding voor de invoer in de kinderopvang, begint met minder onzekerheid.
Vragenlijsten zijn niet alleen van de coördinator. Ook een opvoeder kan er een maken en deze vanaf de browser verzenden, via het communicatie-icoon, met "+ Nieuw" en het type bericht Vragenlijst: nuttig wanneer een sectie specifieke vragen aan zijn families wil stellen. De stappen staan in de handleiding hoe een vragenlijst te maken en te verzenden vanuit de browser.
Samenvatting
De invoervragenlijst werkt wanneer deze vóór het kind in de sectie arriveert en actueel blijft daarna. In Easy.School wordt deze per categorie opgebouwd, alleen naar de betrokken families verzonden door de vragen te kiezen, ingevuld via de Easy Family app en teruggevonden in het dossier van het kind, waar de opvoeders deze lezen wanneer dat nodig is. De families kunnen de antwoorden in de loop van de tijd corrigeren, en het portret van het kind groeit met hem mee.
Wil je de invoergegevens verzamelen zonder papieren formulieren? Probeer Easy.School gratis.
