In molte segreterie il gestionale è ancora un programma installato su un computer preciso: quello vicino alla finestra, con l'adesivo sul monitor. Se è spento, i dati non ci sono. Altrove il posto dei dati è un foglio di calcolo condiviso, aggiornato da tre persone con tre criteri diversi. Funziona, finché funziona.
Questo articolo confronta le due impostazioni su sei domande concrete che prima o poi arrivano sul tavolo di chi coordina un nido o una scuola dell'infanzia: chi accede e da dove, cosa succede se quel computer si rompe, chi fa i backup, come si gestiscono più sedi, chi aggiorna il software e chi risponde della sicurezza dei dati dei bambini. Con i limiti del cloud dichiarati, perché esistono.
Cosa vuol dire "installato" e cosa vuol dire "in cloud"
Un gestionale installato vive sul disco di una macchina: il programma è lì, l'archivio dei dati è lì. Per lavorarci devi sederti davanti a quella postazione o collegarti alla rete interna. Il foglio di calcolo condiviso è una variante dello stesso schema: un file, custodito da chi lo ha creato.
Un gestionale in cloud vive invece su server gestiti da chi produce il software, e ci accedi con le tue credenziali da qualunque dispositivo. Easy.School funziona così: si apre da browser e da due app, Easy Family per i familiari ed Easy Staff per educatrici e personale, compatibili con smartphone e tablet.
La differenza non è tecnica, è organizzativa: cambia dove stanno i dati, e quindi chi li raggiunge, chi li protegge e chi li rimette in piedi quando qualcosa va storto.
Chi può accedere, e da dove
Con il programma installato, l'accesso è legato alla postazione. L'educatrice in sezione non registra le presenze mentre i bambini entrano: annota su carta e qualcuno ricopia dopo. Chi lavora da casa si porta una copia su chiavetta, e da quel momento esistono due versioni dello stesso archivio.
Il foglio condiviso ha il problema opposto: chi ha il link vede tutto. Non c'è modo semplice di dare a un'educatrice solo la propria sezione, o a una famiglia solo il proprio bambino.
In Easy.School i permessi di accesso sono personalizzabili per ruolo, voce per voce, sia per il personale sia per i familiari: decidi tu chi vede le anagrafiche complete, chi solo le presenze della propria sezione, chi entra nella parte amministrativa. Esiste inoltre un log delle azioni sulle tabelle del database: se un dato cambia, resta traccia. Foto e video non sono link pubblici copiabili in una chat, ma indirizzi firmati che scadono dopo un'ora, su spazio di archiviazione dedicato alla singola licenza.
Se quel computer si rompe (e chi fa i backup)
È la domanda che nessuno vuole farsi. Un disco si guasta, un portatile sparisce, un allegato sbagliato cripta i file: con l'archivio su una sola macchina, la struttura perde anagrafiche, rette emesse, contatti delle famiglie e storico delle presenze.
Una domanda secca: chi fa il backup, oggi, nella tua struttura? Se la risposta è il nome di una persona, il rischio è che quella persona sia in ferie proprio quando serve. Se la risposta è un disco esterno nel cassetto, controlla la data dell'ultima copia: spesso è più vecchia di quanto si ricordi. E un disco tenuto accanto al computer condivide con lui furti, allagamenti e sbalzi di corrente.
In cloud le copie le fa il fornitore, e il computer della segreteria torna a essere un oggetto sostituibile: se si rompe, ne apri un altro e rientri. Resta una domanda da fare a chiunque: come riporto fuori i miei dati se un giorno cambio? In Easy.School l'export dei dati è illimitato e incluso.
Più sedi, un archivio solo
Finché la struttura è una, l'archivio locale regge. Quando le sedi diventano due o tre, ogni plesso ha il suo computer, il suo file e i suoi numeri: per sapere quanti bambini iscritti ci sono in totale servono telefonate e un riepilogo compilato a mano, già vecchio quando arriva.
In cloud l'archivio è uno e il dato si aggiorna dove viene inserito. In Easy.School chi lavora su più strutture passa dall'una all'altra senza uscire e rientrare: nessun secondo utente, nessuna seconda password. Una nota tecnica utile: ogni struttura ha un database dedicato, non una tabella condivisa filtrata per codice cliente. Ne abbiamo parlato a fondo nell'articolo su come gestire più sedi con un unico gestionale.
Aggiornamenti: chi li installa, e quanto costano
Con il software installato, ogni nuova versione è un piccolo cantiere: qualcuno deve venire in sede, oppure scaricare un pacchetto e installarlo su ogni postazione. Spesso la versione nuova si paga a parte, e capita di restare su una vecchia per anni perché il momento buono non arriva mai. Con il tempo il programma smette di dialogare con il sistema operativo aggiornato, e il problema si sposta sull'hardware.
In cloud l'aggiornamento avviene lato server: la mattina dopo trovi la funzione nuova. In Easy.School gli aggiornamenti e le nuove funzioni sono inclusi nella licenza, per tutta la sua durata. Sul costo siamo espliciti: i primi 20 bambini sono 25 euro al mese, oppure 250 euro all'anno più IVA, con 4 GB inclusi; ogni bambino in più aggiunge 0,60 euro al mese (6 euro all'anno) e 0,2 GB. L'unico sconto è il 17% sul pagamento annuale.
Chi risponde della sicurezza dei dati dei bambini
Qui non diamo valutazioni legali: la conformità della tua struttura va verificata con il tuo consulente. Possiamo però descrivere le scelte tecniche, che sono la parte concreta della domanda.
Con un programma installato, la sicurezza fisica è tua. Chi entra in segreteria, chi conosce la password, dove finisce il disco quando il computer viene sostituito, che fine fa la chiavetta usata per portare i dati a casa: responsabilità che restano dentro la struttura, e che raramente qualcuno ha messo per iscritto.
Le scelte tecniche di Easy.School su questo fronte sono:
- Dati conservati nell'area europea, non su server sparsi senza indicazione.
- Database dedicato per ogni struttura, separato da quello delle altre.
- Permessi per ruolo configurabili voce per voce, per il personale e per i familiari.
- Log delle azioni sulle tabelle del database.
- Foto e video con indirizzi firmati a scadenza oraria, su spazio di archiviazione dedicato alla licenza.
- Atto di nomina a responsabile del trattamento scaricabile e DPO nominato, da girare al tuo consulente.
Trovi un approfondimento dedicato su come proteggere i dati dei bambini al nido.
I limiti reali del cloud
Sarebbe disonesto raccontare solo il lato buono. Il cloud ha tre limiti veri.
- Serve la connessione. Se la linea della struttura cade, non entri. Le contromisure sono banali: l'hotspot dello smartphone, un tablet con rete dati per le presenze in sezione, una seconda linea dove la copertura è instabile. Ma va detto: senza rete, il gestionale in cloud non si apre.
- Dipendi da un fornitore. Non hai il file sul tuo disco. Per questo conta chi c'è dietro: Easy.School è sviluppato da una software house romana attiva dal 2010 ed è usato da oltre 1000 strutture, e l'export illimitato serve esattamente a non lasciarti chiuso dentro.
- Il costo è ricorrente. Un programma installato spesso si paga una volta; un gestionale in cloud si paga ogni anno. In cambio ricevi aggiornamenti, copie di sicurezza e assistenza compresi, ma è una voce di bilancio che resta.
C'è poi il costo di passaggio, che non è economico ma di abitudini: il primo mese si lavora un po' di più, mentre si portano dentro le anagrafiche e si sistemano i dati vecchi. Su cosa conviene portare e cosa lasciare indietro trovi la guida su come importare i dati da un altro gestionale.
In sintesi
Un gestionale installato tiene i dati vicino: li vedi, sono su quella macchina. Il prezzo è che accesso, backup, aggiornamenti e sicurezza fisica diventano un lavoro tuo, quasi mai assegnato a qualcuno in modo formale. Il cloud sposta quel lavoro sul fornitore e slega l'accesso da una singola postazione, in cambio di una connessione che funziona e di un canone che si rinnova.
La domanda utile non è quale dei due sia meglio in assoluto, ma quanto costerebbe alla tua struttura perdere l'archivio domani mattina, e quante ore al mese passano oggi a ricopiare dati da un posto all'altro. Se vuoi vedere come si lavora con i dati al sicuro e raggiungibili da dove serve, Prova Easy.School gratis.
