Martedì, le cinque del pomeriggio. La responsabile amministrativa di una cooperativa con quattro nidi deve preparare un numero per il consiglio di amministrazione: quanto abbiamo fatturato a settembre, sede per sede. Due sedi fatturano con la partita IVA della cooperativa. Una fattura con quella di una piccola società nata per un progetto con un'azienda del territorio. La quarta è un nido in convenzione seguito all'interno di un consorzio. Risultato: quattro esportazioni, due programmi e un foglio di calcolo che non torna.
Quando le sedi crescono, prima o poi crescono anche le entità legali. In questo articolo vediamo perché succede, cosa cambia nella fatturazione quando le partite IVA sono più di una e come tenere tutto dentro una sola licenza, con una vista unica sul fatturato.
Quando le sedi non sono tutte la stessa azienda
Nel mondo 0-6 le configurazioni più frequenti sono quattro, e spesso convivono.
- Una cooperativa, più sedi, una sola partita IVA. È il caso più semplice: tutte le sedi fatturano con gli stessi dati societari.
- Un gruppo con più società. Una società per sede, oppure una per le sedi private e una per i servizi in appalto.
- Un consorzio che coordina più cooperative, ognuna con la propria partita IVA e la propria contabilità.
- Nido e scuola dell'infanzia nello stesso edificio, gestiti da due soggetti diversi: per esempio un ente che gestisce l'infanzia e una cooperativa che gestisce il nido.
L'entità legale non è un dettaglio. Decide chi emette il documento, quale numerazione segue, quale regime IVA si applica, dove arrivano le fatture dei fornitori e quale commercialista deve ricevere l'archivio. Se il gestionale ragiona per sedi ma non per entità, tutto questo finisce a carico di chi fattura.
Il plesso è l'unità di lavoro, l'entità legale è un'impostazione
In Easy.School tutte le sedi stanno dentro la stessa licenza: ogni sede è un plesso, e puoi crearne quanti ne servono. La separazione tra entità legali si gioca a livello di plesso: per ciascuno decidi con quale entità legale fatturare. Due plessi possono condividere la stessa partita IVA, un terzo può averne una propria.
In pratica, i dati anagrafici che finiscono nel documento si inseriscono entrando nel plesso, nelle impostazioni dell'area amministrativa: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, regime fiscale. Anche la fatturazione elettronica si attiva plesso per plesso, con un modulo di adesione da firmare e caricare; lo staff di Easy.School controlla i dati e attiva il servizio, di solito in poche ore e al massimo entro 24 ore nei giorni feriali. Se ti serve il passo per passo, la guida su come creare e configurare un nuovo plesso parte da lì.
Così la struttura organizzativa e quella societaria non devono coincidere, e non serve moltiplicare licenze e accessi.
Numerazioni e documenti: ogni entità con le sue regole
Ogni soggetto che emette fatture ha la propria numerazione progressiva, e il commercialista se la aspetta pulita. Per aiutarti a tenerla in ordine, nei parametri di fatturazione puoi aggiungere caratteri prima o dopo il numero (per esempio un prefisso per sede) e impostare una numerazione secondaria come predefinita, che viene usata anche per note di credito e note di debito. Nell'elenco dei documenti trovi filtri che isolano proprio quelle numerazioni.
Se due plessi fatturano con la stessa partita IVA, decidi insieme al commercialista se usare un'unica serie o distinguerle con un prefisso: è una scelta contabile, non tecnica. Il gestionale mostra anche un avviso quando, per errore, si imposta un numero diverso dal normale progressivo.
Anche le aliquote IVA si personalizzano nelle impostazioni amministrative, e ogni prodotto fatturabile ha la sua. È il punto in cui le entità diverse si fanno sentire di più: lo stesso servizio può avere un trattamento IVA diverso a seconda di chi lo eroga. Su questo il confronto con il consulente fiscale va fatto prima di emettere il primo documento, non dopo.
Fatture dei fornitori: chi le vede
Più partite IVA significano anche più flussi di fatture in arrivo. Per ogni plesso scegli se ricevere o no le fatture passive. Se la ricezione è abilitata, le fatture arrivate con la partita IVA di quel plesso compaiono nella sua area acquisti. Se gestisci molte strutture con la stessa partita IVA e non vuoi che quelle informazioni siano condivise in ogni sede, la scelta consigliata è disabilitarla nei plessi operativi e tenerla attiva dove lavora l'amministrazione.
La vista dall'alto: il fatturato di tutti i plessi
Torniamo alla domanda del consiglio di amministrazione. Dall'account principale, nella gestione dei plessi, c'è una pagina dedicata all'amministrazione che riepiloga, mese per mese:
- l'elenco dei plessi della licenza;
- il numero di bambini iscritti attivi in ciascun plesso;
- il numero di documenti emessi per plesso;
- l'importo totale dei documenti emessi per plesso;
- una riga di totale che somma tutto.
Da qui puoi anche scaricare i documenti fiscali di tutti i plessi in un unico file, oppure selezionare solo alcuni plessi. È la funzione che risolve il caso delle entità multiple: se la società B ha il suo commercialista, scarichi solo i plessi che fatturano con la sua partita IVA e gli mandi esattamente quello che gli serve. Nell'archivio i file XML e i PDF sono organizzati in due cartelle separate.
Il numero di bambini accanto al fatturato non è un dettaglio. Mettere vicini i due dati ti dice subito se una sede fattura poco perché ha pochi iscritti o perché qualcosa nel ciclo di fatturazione si è inceppato. Per un'analisi più fine, per servizio o per appalto, servono i centri di costo assegnati alla singola riga: la vista per plesso e quella per commessa rispondono a due domande diverse.
Famiglie, dati condivisi e confini tra entità
Una famiglia con un bambino al nido e uno alla scuola dell'infanzia, quando i due servizi fanno capo a soggetti diversi, riceve documenti da due entità diverse. È corretto, ma va spiegato bene a settembre, altrimenti arriva la telefonata: perché due fatture?
Nelle preferenze della gestione plessi puoi decidere se condividere le schede dei familiari tra plessi. L'opzione Sì è consigliata quando i plessi appartengono allo stesso istituto, come nido e infanzia nella stessa struttura: la segreteria trova il familiare già inserito. L'opzione No è consigliata quando i plessi hanno gestioni o sedi diverse, per evitare condivisioni non necessarie. Con entità legali distinte, il No è spesso la scelta più prudente anche sul piano della privacy.
Due accortezze completano il quadro. Per ogni plesso puoi fissare un numero massimo di bambini e uno spazio massimo, così una sede non consuma le risorse di tutta la licenza. E con ruoli e permessi la coordinatrice di sede vede e gestisce il suo plesso, mentre l'amministrazione centrale vede tutti.
Da dove partire se oggi hai più gestionali
Se oggi le entità vivono in programmi diversi, il passaggio si prepara con una mappa semplice, prima ancora di aprire il gestionale:
- Elenca le sedi e, accanto, la partita IVA con cui ciascuna fattura oggi e con cui dovrà fatturare domani.
- Per ogni partita IVA annota regime fiscale, numerazione in corso, commercialista di riferimento e chi riceve le fatture dei fornitori.
- Decidi le regole di condivisione: quali plessi condividono le schede familiari e chi vede quali dati.
- Attiva la fatturazione elettronica plesso per plesso e, prima della prima fattura, chiedi allo staff di verificare con te i parametri.
Per il resto della migrazione, molti dati si copiano da un plesso all'altro invece di essere ridigitati. Sull'organizzazione generale di più sedi abbiamo scritto anche come gestire più sedi di asilo nido con un unico gestionale.
In sintesi
Quando le sedi appartengono a soggetti diversi, la fatturazione deve seguire l'entità legale e non solo l'indirizzo. In Easy.School ogni plesso fattura con l'entità che scegli, con i suoi dati, la sua numerazione e la sua fatturazione elettronica, mentre l'account principale vede il fatturato di tutti i plessi in una tabella sola e scarica i documenti di tutti, o solo di alcuni, in un unico file. Le scelte fiscali restano da fare con il commercialista: il gestionale tiene separato quello che deve restare separato e ti dà il totale quando serve.
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