Lunedì, le nove e mezza. In amministrazione squilla il telefono: è l'impresa di pulizie che serve due delle vostre sedi, e chiede con molta educazione quando verrà saldata la fattura di agosto. Scaduta da tre settimane. Nessuno l'aveva vista: era arrivata nella casella di una coordinatrice in ferie, che l'aveva girata a una collega, che l'aveva messa in una cartella chiamata "da pagare".
Le fatture dei fornitori non fanno rumore finché non scadono. In una cooperativa o in una rete con più sedi arrivano da canali diversi, a persone diverse, per servizi diversi, e la loro tenuta dipende spesso dalla memoria di qualcuno. In questo articolo vediamo da dove arrivano le fatture passive, come raccoglierle in un punto solo, come decidere chi vede cosa quando le sedi sono tante e come tenere sotto controllo pagamenti e scadenze senza cartelle parallele.
Dove si perdono le fatture dei fornitori
Una struttura 0-6 compra più di quanto sembri: le derrate o il servizio mensa, i pannolini e i prodotti per l'igiene, i materiali per le attività, le manutenzioni, le pulizie, le utenze, la formazione del personale. Con tre o quattro sedi i fornitori diventano decine, e ognuno ha i suoi termini di pagamento.
Il problema quasi mai è il pagamento in sé. È tutto quello che viene prima: sapere che la fattura è arrivata, capire a quale sede si riferisce, controllare che corrisponda a quello che è stato davvero consegnato, ricordarsi quando va pagata. Quando queste informazioni vivono in caselle mail personali, cartelle condivise e post-it sul monitor, basta un'assenza o un cambio di ruolo perché qualcosa resti indietro. E il ritardo si paga in rapporti con i fornitori, a volte in interessi, quasi sempre in tempo perso a ricostruire.
Le fatture passive oggi: elettroniche, quasi sempre
Una fattura passiva è semplicemente una fattura che ricevi, invece di emetterla. Da quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria tra operatori italiani, quasi tutte le fatture dei fornitori viaggiano come file XML attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo riguarda anche i fornitori in regime forfettario, che prima in parte ne erano esclusi: il piccolo artigiano che sistema la recinzione del giardino oggi ti manda una fattura elettronica come la grande azienda di forniture.
Restano alcuni casi particolari, per esempio i fornitori esteri, che vanno gestiti a parte con il proprio commercialista. Ma la regola è chiara: la fattura arriva in formato elettronico, legata alla partita IVA di chi la riceve. Ed è proprio questo che permette di raccoglierle in automatico invece di inseguirle.
Un solo punto di arrivo: la sezione Acquisti
In Easy.School le fatture passive ricevute con la partita IVA del plesso compaiono nell'area amministrativa, nella sezione Acquisti. Non serve che qualcuno le inoltri o le carichi: arrivano lì e restano lì, con il loro file originale.
Le fatture appena arrivate e non ancora lavorate stanno nella scheda Da registrare. È, di fatto, la tua lista delle cose da fare: tutto quello che c'è dentro deve ancora passare da te. Quando la registri, la fattura esce dalla coda e diventa parte dello storico degli acquisti.
Per non doverci pensare, puoi scegliere di ricevere una notifica via mail quando arriva una nuova fattura passiva. Non è un dettaglio: significa che la fattura dell'impresa di pulizie non aspetta che qualcuno apra il gestionale per caso, ma si fa vedere il giorno stesso.
Più sedi, una o più partite IVA: chi vede cosa
Nelle cooperative la situazione tipica è una di queste due: ogni sede ha la propria partita IVA, oppure più sedi fatturano con la stessa. Easy.School le gestisce entrambe, perché per ogni plesso puoi decidere con quale entità legale fatturare e se ricevere o no le fatture passive.
- Ricezione abilitata. Le fatture passive ricevute con la partita IVA del plesso sono visibili nella sezione Acquisti di quel plesso.
- Ricezione disabilitata. È l'opzione consigliata quando gestisci molte strutture con la stessa partita IVA ma non vuoi che quelle informazioni siano condivise in ogni sede. Le fatture le guarda chi deve guardarle, non tutti.
A questo si aggiungono i ruoli e permessi. La sezione Acquisti è una voce che si abilita o no per ciascun profilo: l'amministrazione centrale la vede, la coordinatrice di sede può vederla se è lei a controllare le consegne, le educatrici, di norma, no. È un modo semplice per tenere insieme due esigenze che spesso si scontrano: centralizzare i pagamenti e lasciare a chi è sul posto il controllo di quello che è arrivato davvero. Se vuoi approfondire l'organizzazione su più sedi, ne abbiamo parlato in come gestire più sedi di asilo nido con un unico gestionale.
Pagamenti registrati e scadenze in vista
Ricevere le fatture in ordine è metà del lavoro. L'altra metà è sapere cosa hai già pagato e cosa sta per scadere. Nella gestione delle fatture passive puoi registrare i pagamenti fatti e tenere sotto controllo le scadenze future, così la domanda "questa l'abbiamo saldata?" trova risposta nel gestionale e non nella memoria di chi era in ufficio quel giorno.
Qualche abitudine rende questo controllo davvero utile:
- Registra il pagamento quando lo fai, non a fine mese. Un bonifico registrato il giorno stesso è un'informazione affidabile; uno ricostruito trenta giorni dopo è una stima.
- Guarda le scadenze delle prossime due settimane una volta a settimana, sempre lo stesso giorno. Bastano pochi minuti e nessun fornitore deve più telefonarti per ricordartelo.
- Segnala subito le contestazioni. Se una fornitura è arrivata incompleta, chi è in sede lo dice prima che la fattura venga pagata, non dopo.
Il risultato è una visione d'insieme che prima richiedeva un foglio di calcolo tenuto a mano. E come per le fatture emesse, una sola fonte dei numeri vale più di due fonti che non tornano: lo abbiamo visto anche parlando di centri di costo e commesse separate.
Il commercialista e l'archivio XML
A fine mese o a fine trimestre il commercialista chiede le fatture di acquisto. Scaricarle una alla volta è la parte più noiosa del lavoro amministrativo, e anche la più facile da sbagliare.
Dalla scheda Da registrare della sezione Acquisti puoi scaricare un archivio ZIP con i file XML delle fatture passive, anche di quelle che non hai ancora registrato. Scegli un intervallo di date, fino a un massimo di tre mesi, e generi il file: ricevi una mail con il link per scaricarlo all'indirizzo principale della licenza. Dentro trovi l'XML di ogni fattura e la relativa ricevuta.
In alternativa puoi creare un account per il commercialista, con visibilità limitata alla parte amministrativa. Scarica da solo quello che gli serve, quando gli serve, senza accesso al diario di bordo e alle aree educative. La privacy resta dove deve stare, e tu esci dal ruolo di intermediario.
Una routine che regge anche quando cambiano le persone
Il valore vero di tutto questo si vede nei momenti di passaggio: le ferie di agosto, una maternità in amministrazione, una nuova coordinatrice che arriva a metà anno. Se il processo vive nelle abitudini di una persona, se ne va con lei. Se vive nel gestionale, chi arriva trova la coda delle fatture da registrare, i pagamenti già fatti e le scadenze in arrivo.
Per una struttura con più sedi una routine semplice basta e avanza: la mail di notifica per le fatture nuove, un passaggio settimanale su registrazioni e scadenze, il download dell'archivio XML per il commercialista a ogni chiusura di periodo. Tre gesti ripetuti, nessuna cartella chiamata "da pagare".
In sintesi
Le fatture dei fornitori arrivano ormai quasi tutte in formato elettronico, ed è un vantaggio solo se finiscono in un posto preciso. Raccoglierle nella sezione Acquisti, decidere per ogni plesso se riceverle e chi può vederle, registrare i pagamenti e guardare le scadenze future con regolarità trasforma un lavoro fatto di inseguimenti in un controllo ordinato. Le scelte fiscali e contabili restano da condividere con il commercialista: il gestionale ti dà il dato in ordine, al momento giusto.
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