Descripción de la función
La función Delegaciones permite registrar, en cada ficha de estudiante, una lista de personas autorizadas a recoger al estudiante de la institución (por ejemplo, abuelos, tíos, niñeras, amigos de la familia) sin tener que crearles una cuenta familiar y, por lo tanto, sin darles acceso al sistema de gestión o a la App Easy Family.
Para cada delegado es posible registrar:
Nombre (obligatorio)
Apellido (obligatorio)
Un documento adjunto (opcional) — generalmente el documento de identidad del delegado, pero a discreción de la institución también se puede cargar el formulario de delegación firmado por el padre o cualquier otro documento útil (se admiten los formatos jpg, jpeg, png, pdf).
Nota: Los delegados no reciben credenciales y no pueden acceder al sistema. Su función es exclusivamente ser reconocidos por el personal de la institución en el momento de la recogida del estudiante.
Dónde se encuentra la función
Perfil Posición Qué puede hacer Coordinador (navegador, menú celeste) Ficha del estudiante → desplegable Delegaciones Agregar, importar, modificar, eliminar Educador (navegador, menú verde) Ficha del estudiante → desplegable Delegaciones Solo visualizar (incluido el documento adjunto) App Easy Staff Lista de Estudiantes → estudiante → Ver Ficha → sección Delegaciones Solo visualizar Familiar (navegador) Menú Asistencias → Delegaciones Agregar, modificar el archivo adjunto App Easy Family Menú Asistencias → Delegaciones Agregar, modificar el archivo adjunto
Lado Coordinador — Agregar un delegado
Paso 1 — Acceder a la ficha del estudiante
Acceda al sistema de gestión con una cuenta de coordinador (menú celeste a la izquierda).
En el menú de la izquierda, haga clic en "Estudiantes" para expandir el submenú.
Haga clic en "Lista de Estudiantes".
Localice al estudiante para el cual desea insertar un delegado y haga clic en su nombre (o en el ícono de edición) para abrir la ficha.
Paso 2 — Abrir la sección Delegaciones
Una vez dentro de la ficha del estudiante, en la parte superior encontrará un desplegable (combo box) que muestra el nombre de la sección actualmente visualizada (por defecto muestra "Estudiante").
Haga clic en la flecha del desplegable para ver todas las secciones de la ficha.
Seleccione la opción "Delegaciones".
Se abrirá la página Delegaciones con la tabla de delegados ya insertados (o vacía, si es la primera vez).
La tabla tiene las columnas: Nombre — Apellido — Documento — Modificar — Eliminar.
Paso 3 — Agregar un nuevo delegado
En la parte superior derecha del cuadro "Delegaciones" encontrará dos botones:
"Importar" (morado) — para asociar a un adulto ya presente en el archivo (ver párrafo siguiente).
"+ Agregar" (celeste) — para insertar un nuevo delegado desde cero.
Haga clic en el botón celeste "+ Agregar".
Se abrirá una ventana modal titulada "Delegaciones" con los siguientes campos:
Nombre* — campo obligatorio. Ingrese el nombre del delegado.
Apellido* — campo obligatorio. Ingrese el apellido del delegado.
Cargar Documento — botón celeste. Al hacer clic se abre la ventana de selección de archivos de su dispositivo, desde la cual puede elegir el documento a adjuntar.
Tipos de archivos admitidos: jpg, jpeg, png, pdf.
Qué cargar: queda a discreción de la institución. Típicamente se carga el documento de identidad del delegado; algunas instituciones prefieren cargar el formulario de delegación firmado por el padre. El campo es opcional: si no se carga nada, el delegado será registrado con nombre y apellido.
Paso 4 — Guardar
Una vez completados los campos obligatorios (Nombre y Apellido), el botón "Guardar" en la parte inferior se vuelve verde y clickeable.
Haga clic en "Guardar" para registrar al delegado.
Alternativamente, haga clic en "Cancelar" para cerrar la ventana sin guardar nada.
El nuevo delegado aparecerá inmediatamente en la tabla.
Lado Coordinador — Importar un delegado ya en archivo
Si la persona que desea agregar como delegado ya está presente en el sistema (por ejemplo, es el padre de otro estudiante de la institución, o ya ha sido delegado para otro hermano), no necesita insertarla nuevamente: puede utilizar la función Importar.
Paso 1 — Abrir la ventana de importación
En la página Delegaciones del estudiante, haga clic en el botón morado "Importar" en la parte superior derecha.
Paso 2 — Buscar a la persona
En la ventana que se abre puede buscar a la persona a asociar por:
Nombre
Apellido
Email
Ingrese uno o más de estos datos en el campo de búsqueda; el sistema le mostrará los resultados correspondientes ya presentes en el archivo de la institución.
Paso 3 — Confirmar la importación
Seleccione a la persona correcta de la lista de resultados y confirme la operación.
La persona será añadida automáticamente a la lista de Delegaciones del estudiante, con los datos personales ya completados.
Nota: La importación no crea una cuenta ni modifica los permisos de la persona; la asocia exclusivamente como delegado a la ficha de este estudiante.
Lado Coordinador — Modificar un delegado
El coordinador puede modificar todos los campos de un delegado ya insertado (Nombre, Apellido y Documento).
Abra la página Delegaciones del estudiante (ver Paso 1 y 2 de "Agregar un delegado").
Localice la fila del delegado a modificar.
En la columna "Modificar", haga clic en el ícono celeste en forma de lápiz.
Se abrirá la misma ventana modal de inserción, ya completada con los datos actuales.
Modifique los campos deseados. Para sustituir el documento adjunto, haga clic nuevamente en "Cargar Documento" y seleccione el nuevo archivo.
Haga clic en "Guardar" para confirmar los cambios.
Lado Coordinador — Visualizar el documento adjunto
Para consultar el documento ya cargado para un delegado:
Abra la página Delegaciones del estudiante.
En la columna "Documento", haga clic en el ícono morado en forma de hoja correspondiente al delegado.
El archivo (imagen o PDF) se abrirá/descargará en su dispositivo.
Si en lugar del ícono la celda está vacía, significa que para ese delegado aún no se ha cargado ningún documento.
Lado Coordinador — Eliminar un delegado
Atención: La eliminación de un delegado es definitiva y solo puede ser realizada por el coordinador. Ni los educadores ni los familiares pueden eliminar a los delegados.
Abra la página Delegaciones del estudiante.
Localice la fila del delegado a eliminar.
En la columna "Eliminar", haga clic en el ícono rojo en forma de papelera.
Confirme la eliminación en la ventana de aviso.
El delegado será eliminado inmediatamente de la lista.
Lado Educador — Visualizar los delegados (navegador)
El educador (menú verde) no puede insertar, modificar o eliminar delegados, pero puede consultar la lista, para verificar en el momento de la recogida quién está autorizado a recoger al estudiante.
Desde el navegador
Acceda al sistema de gestión con una cuenta de educador (menú verde a la izquierda).
Abra la ficha del estudiante deseado.
En el desplegable en la parte superior de la ficha, seleccione "Delegaciones".
Se mostrará la tabla con Nombre, Apellido y Documento de cada delegado.
Para visualizar el documento adjunto, haga clic en el ícono morado en forma de hoja en la columna "Documento": el archivo se abrirá o se descargará.
Diferencia respecto al coordinador: en el lado del educador no están presentes los botones "+ Agregar" y "Importar", ni las columnas "Modificar" y "Eliminar". La página es de solo lectura.
App Easy Staff — Visualizar los delegados
También desde la App Easy Staff proporcionada al personal es posible consultar la lista de delegaciones.
Abra la app Easy Staff e inicie sesión.
Vaya a "Lista de Estudiantes".
Localice al estudiante deseado (puede ayudarle la barra de búsqueda o el filtro "Sección").
En el cuadro del estudiante, haga clic en el botón "Ver Ficha" (en la parte inferior izquierda del cuadro).
En la pantalla "Ver Ficha", desplácese hasta la sección "Delegaciones".
Se enumerarán todos los delegados registrados para ese estudiante, junto a un ícono para abrir el documento adjunto (si está presente).
Lado Familiar — Insertar un delegado desde el navegador
Los familiares habilitados para el acceso pueden insertar delegados también de forma autónoma desde el navegador.
Paso 1 — Acceder al panel familiar
El familiar accede al sistema de gestión con sus propias credenciales.
En el menú a la izquierda, haga clic en la opción "Asistencias".
En el submenú que se abre, haga clic en "Delegaciones".
Paso 2 — Agregar el delegado
Se mostrará la lista de delegaciones ya registradas para sus estudiantes.
Haga clic en el botón para agregar un nuevo delegado.
Complete Nombre y Apellido.
(Opcional) Cargue el documento del delegado (jpg, jpeg, png, pdf).
Guarde.
Importante: una vez insertado, el familiar no puede eliminar al delegado. Si es necesario removerlo, el familiar debe solicitar la eliminación a la institución mediante una comunicación (por ejemplo, un mensaje desde la app o una solicitud directa al coordinador), quien procederá a la eliminación desde el lado del coordinador.
El familiar siempre puede modificar el archivo/imágen adjunto al delegado (por ejemplo, para actualizar un documento de identidad caducado).
Lado Familiar — Insertar un delegado desde la App Easy Family
El procedimiento desde la app es idéntico en conceptos al de navegador.
Abra la app Easy Family e inicie sesión.
Seleccione la institución y el estudiante deseado.
Desde la página principal, acceda al menú "Asistencias".
Seleccione el submenú "Delegaciones".
Visualizará la lista de delegados ya insertados para ese estudiante.
Para agregar un nuevo delegado, utilice el botón de adición.
Complete Nombre y Apellido (obligatorios) y eventualmente cargue el documento desde su dispositivo (foto ya existente o tomada en el momento).
Guarde.
También desde la app el familiar puede modificar el archivo adjunto pero no puede eliminar al delegado. Para la eliminación debe dirigirse a la institución.
Preguntas frecuentes
¿El delegado recibe credenciales o notificaciones? No. El delegado es una simple ficha registrada; no tiene acceso al sistema, no recibe correos electrónicos, no recibe notificaciones.
¿Es obligatorio cargar un documento para el delegado? No. Solo son obligatorios Nombre y Apellido. El documento es opcional, pero se recomienda encarecidamente para garantizar el reconocimiento en el momento de la recogida.
¿Qué documento es mejor cargar: el documento de identidad del delegado o la delegación firmada? Queda a discreción de la institución. Algunas instituciones prefieren el documento de identidad del delegado (para facilitar el reconocimiento en la recogida), otras prefieren el formulario de delegación firmado por el padre. Acorde con el coordinador qué procedimiento seguir.
¿Un familiar puede eliminar a un delegado que ha insertado por error? No. Los familiares no pueden eliminar a los delegados, ni siquiera a los que ellos mismos han insertado. Deben enviar una solicitud de eliminación a la institución (por ejemplo, mediante un mensaje en la app), y el coordinador procederá a la eliminación.
¿El mismo delegado puede ser asociado a más estudiantes? Sí. El coordinador puede utilizar la función "Importar" en la ficha de cada estudiante para asociar a la misma persona ya presente en el archivo a más estudiantes (útil, por ejemplo, para los abuelos que recogen a más nietos de la misma institución).
¿Qué ve el educador en el momento de la recogida? El educador, tanto desde el navegador como desde la App Easy Staff, puede abrir la ficha del estudiante, ir a la sección Delegaciones y consultar el nombre, apellido y documento adjunto de cada delegado autorizado. De esta manera puede verificar la identidad de la persona que se presenta a recoger al estudiante.
¿Los delegados insertados por los familiares desde la app son visibles inmediatamente para el personal? Sí. Todos los delegados insertados — tanto por el coordinador, como por los familiares desde el navegador, como por los familiares desde la App Easy Family — son visibles en tiempo real para el personal desde el lado del educador, del coordinador y desde la App Easy Staff.