I många sekretariat är programvaran fortfarande ett program som är installerat på en specifik dator: den nära fönstret, med klistermärket på skärmen. Om den är avstängd finns det inga data. På andra ställen är dataplatsen ett delat kalkylblad, uppdaterat av tre personer med tre olika kriterier. Det fungerar, så länge det fungerar.
Denna artikel jämför de två inställningarna utifrån sex konkreta frågor som förr eller senare dyker upp på bordet för den som koordinerar en förskola eller en barndaghem: vem har tillgång och varifrån, vad händer om den datorn går sönder, vem gör säkerhetskopior, hur hanteras flera platser, vem uppdaterar programvaran och vem ansvarar för säkerheten för barnens data. Med de begränsningar som molnet har, eftersom de finns.
Vad betyder "installerad" och vad betyder "i molnet"
En installerad programvara lever på hårddisken av en maskin: programmet är där, datalagret är där. För att arbeta med det måste du sitta framför den arbetsstationen eller ansluta till det interna nätverket. Det delade kalkylbladet är en variant av samma schema: en fil, förvarad av den som skapade den.
En molnbaserad programvara lever däremot på servrar som hanteras av den som producerar programvaran, och du får tillgång med dina inloggningsuppgifter från vilken enhet som helst. Easy.School fungerar så här: det öppnas från webbläsaren och från två appar, Easy Family för familjer och Easy Staff för pedagoger och personal, kompatibla med smartphones och surfplattor.
Skillnaden är inte teknisk, utan organisatorisk: det förändrar var datan finns, och därmed vem som når den, vem som skyddar den och vem som återställer den när något går fel.
Vem kan få tillgång, och varifrån
Med den installerade programvaran är tillgången kopplad till arbetsstationen. Pedagogen i avdelningen registrerar inte närvaron när barnen kommer in: hon antecknar på papper och någon skriver av senare. Den som arbetar hemifrån tar med sig en kopia på ett USB-minne, och från det ögonblicket finns det två versioner av samma arkiv.
Det delade kalkylbladet har motsatt problem: den som har länken ser allt. Det finns inget enkelt sätt att ge en pedagog endast tillgång till sin egen avdelning, eller en familj endast till sitt eget barn.
I Easy.School är åtkomstbehörigheterna anpassningsbara per roll, punkt för punkt, både för personal och för familjer: du bestämmer vem som ser de kompletta registren, vem som bara ser närvaron i sin egen avdelning, vem som får tillgång till den administrativa delen. Det finns också en logg över åtgärder på databasens tabeller: om en uppgift ändras, finns det en spårning. Bilder och videor är inte offentliga länkar som kan kopieras i en chatt, utan signerade adresser som går ut efter en timme, på lagringsutrymme som är dedikerat till den enskilda licensen.
Om den datorn går sönder (och vem gör säkerhetskopior)
Det är frågan som ingen vill ställa. En hårddisk går sönder, en bärbar dator försvinner, en felaktig bilaga krypterar filerna: med arkivet på en enda maskin förlorar strukturen registren, utfärdade avgifter, familjekontakter och historik över närvaro.
En rak fråga: vem gör säkerhetskopior, idag, i din struktur? Om svaret är namnet på en person, är risken att den personen är på semester precis när det behövs. Om svaret är en extern hårddisk i lådan, kontrollera datumet för den senaste kopian: ofta är den äldre än vad man minns. Och en hårddisk som hålls bredvid datorn delar med den stöld, översvämningar och strömavbrott.
I molnet gör leverantören kopiorna, och sekretariatets dator blir ett utbytbart objekt: om den går sönder öppnar du en annan och kommer tillbaka. Det finns en fråga att ställa till alla: hur får jag ut mina data om jag byter en dag? I Easy.School är datatexporten obegränsad och inkluderad.
Flera platser, ett enda arkiv
Så länge strukturen är en, håller det lokala arkivet. När platserna blir två eller tre har varje enhet sin egen dator, sin egen fil och sina egna siffror: för att veta hur många registrerade barn det finns totalt krävs telefonsamtal och en sammanställning som skrivs för hand, redan gammal när den kommer.
I molnet är arkivet ett och datan uppdateras där den matas in. I Easy.School kan den som arbetar på flera strukturer växla mellan dem utan att logga ut och in: ingen andra användare, inget andra lösenord. En användbar teknisk notering: varje struktur har en dedikerad databas, inte en delad tabell filtrerad efter kundkod. Vi har diskuterat detta grundligt i artikeln om hur man hanterar flera platser med en enda programvara.
Uppdateringar: vem installerar dem, och vad kostar de
Med installerad programvara är varje ny version en liten byggarbetsplats: någon måste komma till platsen, eller ladda ner ett paket och installera det på varje arbetsstation. Ofta kostar den nya versionen extra, och det händer att man stannar kvar på en gammal version i år eftersom det aldrig kommer till rätt tillfälle. Med tiden slutar programmet att kommunicera med det uppdaterade operativsystemet, och problemet flyttas till hårdvaran.
I molnet sker uppdateringen på serversidan: nästa morgon hittar du den nya funktionen. I Easy.School är uppdateringar och nya funktioner inkluderade i licensen, under hela dess varaktighet. När det gäller kostnaden är vi tydliga: de första 20 barnen kostar 25 euro per månad, eller 250 euro per år plus moms, med 4 GB inkluderade; varje ytterligare barn lägger till 0,60 euro per månad (6 euro per år) och 0,2 GB. Det enda rabatten är 17% på årlig betalning.
Vem ansvarar för säkerheten av barnens data
Här ger vi inga juridiska bedömningar: efterlevnaden av din struktur måste verifieras med din rådgivare. Vi kan dock beskriva de tekniska valen, som är den konkreta delen av frågan.
Med installerad programvara är den fysiska säkerheten din. Vem som går in i sekretariatet, vem som känner till lösenordet, var hårddisken hamnar när datorn byts ut, vad som händer med USB-minnet som används för att ta med data hem: ansvar som förblir inom strukturen, och som sällan har dokumenterats av någon.
De tekniska valen av Easy.School på detta område är:
- Data som lagras inom det europeiska området, inte på servrar spridda utan indikation.
- Dedikerad databas för varje struktur, separerad från de andra.
- Behörigheter per roll som kan konfigureras punkt för punkt, för personal och för familjer.
- Logg över åtgärder på databasens tabeller.
- Bilder och videor med signerade adresser som går ut timvis, på lagringsutrymme dedikerat till licensen.
- Utnämning av en dataskyddsansvarig som kan laddas ner och DPO utnämnd, att ge till din rådgivare.
Du hittar en dedikerad fördjupning om hur man skyddar barnens data på förskolan.
De verkliga begränsningarna av molnet
Det skulle vara oärligt att bara berätta den positiva sidan. Molnet har tre verkliga begränsningar.
- Det behövs en anslutning. Om linjen till strukturen faller, kan du inte logga in. Motåtgärderna är banala: smartphone-hotspot, en surfplatta med datanätverk för närvaro i avdelningen, en andra linje där täckningen är instabil. Men det måste sägas: utan nätverk öppnas inte den molnbaserade programvaran.
- Du är beroende av en leverantör. Du har inte filen på din hårddisk. Därför är det viktigt vem som står bakom: Easy.School utvecklas av ett romerskt mjukvaruhus som varit aktivt sedan 2010 och används av över 1000 strukturer, och den obegränsade exporten syftar just till att inte låsa in dig.
- Kostnaden är återkommande. En installerad programvara betalas ofta en gång; en molnbaserad programvara betalas varje år. I utbyte får du uppdateringar, säkerhetskopior och support inkluderade, men det är en post i budgeten som kvarstår.
Det finns också kostnaden för övergången, som inte är ekonomisk utan handlar om vanor: den första månaden arbetar man lite mer, medan man för in registren och ordnar gamla data. Om vad som är värt att föra in och vad som ska lämnas bakom hittar du guiden om hur man importerar data från en annan programvara.
Sammanfattning
En installerad programvara håller datan nära: du ser dem, de är på den maskinen. Priset är att åtkomst, säkerhetskopior, uppdateringar och fysisk säkerhet blir ditt arbete, sällan formellt tilldelat någon. Molnet flyttar det arbetet till leverantören och frigör åtkomsten från en enda arbetsstation, i utbyte mot en fungerande anslutning och en avgift som förnyas.
Den användbara frågan är inte vilken av de två som är bättre i allmänhet, utan hur mycket det skulle kosta din struktur att förlora arkivet imorgon bitti, och hur många timmar per månad som idag går åt till att skriva av data från ett ställe till ett annat. Om du vill se hur man arbetar med data som är säkra och tillgängliga där det behövs, Prova Easy.School gratis.
