Måndag, klockan halv tio. På administrationen ringer telefonen: det är städfirman som betjänar två av dina platser, och de frågar artigt när fakturan för augusti kommer att betalas. Den har varit förfallen i tre veckor. Ingen hade sett den: den hade kommit till en koordinator som var på semester, som hade vidarebefordrat den till en kollega, som hade lagt den i en mapp kallad "att betala".
Leverantörsfakturor gör inget väsen av sig förrän de förfaller. I en kooperativ eller i ett nätverk med flera platser kommer de från olika kanaler, till olika personer, för olika tjänster, och deras hantering beror ofta på minnet hos någon. I denna artikel ser vi varifrån de passiva fakturorna kommer, hur man samlar dem på en enda plats, hur man bestämmer vem som ser vad när det finns många platser och hur man håller koll på betalningar och förfallodatum utan parallella mappar.
Var fakturorna från leverantörer går förlorade
En 0-6 struktur köper mer än vad som verkar: livsmedel eller matsalstjänster, blöjor och hygienprodukter, material för aktiviteter, underhåll, städning, tjänster, personalutbildning. Med tre eller fyra platser blir leverantörerna tiotals, och var och en har sina betalningsvillkor.
Problemet är nästan aldrig själva betalningen. Det är allt som kommer före: veta att fakturan har kommit, förstå vilken plats den avser, kontrollera att den stämmer med vad som faktiskt har levererats, komma ihåg när den ska betalas. När denna information finns i personliga e-postlådor, delade mappar och post-it-lappar på skärmen, räcker det med en frånvaro eller en rollförändring för att något ska falla mellan stolarna. Och förseningen kostar i relationer med leverantörer, ibland i räntor, nästan alltid i tid som går förlorad på att återskapa.
Passiva fakturor idag: elektroniska, nästan alltid
En passiv faktura är helt enkelt en faktura som du tar emot, istället för att utfärda den. Sedan elektronisk fakturering blev obligatorisk mellan italienska operatörer, reser nästan alla leverantörsfakturor som XML-filer genom Skatteverkets bytesystem. Från och med den 1 januari 2024 omfattar skyldigheten även leverantörer i schablonregler, som tidigare delvis var undantagna: den lilla hantverkaren som fixar staketet i trädgården skickar idag en elektronisk faktura precis som det stora leverantörsföretaget.
Det finns fortfarande några särskilda fall, till exempel utländska leverantörer, som måste hanteras separat med sin revisor. Men regeln är tydlig: fakturan kommer i elektroniskt format, kopplad till momsnumret för den som tar emot den. Och det är just detta som gör att man kan samla dem automatiskt istället för att jaga dem.
En enda ankomstpunkt: inköpssektionen
I Easy.School visas de passiva fakturor som mottagits med momsnumret för enheten i det administrativa området, i sektionen Inköp. Det behövs inte att någon vidarebefordrar dem eller laddar upp dem: de kommer dit och stannar där, med sin ursprungliga fil.
De fakturor som just har kommit och ännu inte har bearbetats finns i fliken Att registrera. Det är i praktiken din att-göra-lista: allt som finns där måste fortfarande gå igenom dig. När du registrerar den, går fakturan ur kön och blir en del av inköpshistoriken.
För att slippa tänka på det kan du välja att få en e-postavisering när en ny passiv faktura kommer. Det är ingen bagatell: det betyder att städfirmans faktura inte väntar på att någon av en slump ska öppna systemet, utan visas samma dag.
Flera platser, en eller flera momsnummer: vem ser vad
I kooperativ är den typiska situationen en av dessa två: varje plats har sitt eget momsnummer, eller så fakturerar flera platser med samma. Easy.School hanterar båda, eftersom du för varje enhet kan bestämma med vilken juridisk enhet som ska faktureras och om du vill ta emot passiva fakturor eller inte.
- Mottagning aktiverad. De passiva fakturor som mottagits med momsnumret för enheten är synliga i inköpssektionen för den enheten.
- Mottagning inaktiverad. Det är det rekommenderade alternativet när du hanterar många strukturer med samma momsnummer men inte vill att den informationen ska delas på varje plats. Fakturorna ses av dem som behöver se dem, inte av alla.
Till detta läggs roller och behörigheter. Inköpssektionen är en post som aktiveras eller inte för varje profil: den centrala administrationen ser den, platskoordinatorn kan se den om det är hon som kontrollerar leveranserna, pedagogerna, normalt, inte. Det är ett enkelt sätt att hålla ihop två behov som ofta krockar: centralisera betalningar och låta dem som är på plats kontrollera vad som verkligen har kommit. Om du vill fördjupa dig i organisationen på flera platser, har vi pratat om det i hur man hanterar flera förskolor med ett enda system.
Registrerade betalningar och kommande förfallodatum
Att ta emot fakturor i ordning är hälften av arbetet. Den andra hälften är att veta vad du redan har betalat och vad som snart förfaller. I hanteringen av passiva fakturor kan du registrera gjorda betalningar och hålla koll på framtida förfallodatum, så att frågan "har vi betalat den här?" får svar i systemet och inte i minnet hos den som var på kontoret den dagen.
Några vanor gör denna kontroll verkligen användbar:
- Registrera betalningen när du gör den, inte i slutet av månaden. En överföring registrerad samma dag är en pålitlig information; en som återskapas trettio dagar senare är en uppskattning.
- Kontrollera förfallodatumen för de kommande två veckorna en gång i veckan, alltid samma dag. Det tar bara några minuter och ingen leverantör behöver längre ringa dig för att påminna dig.
- Rapportera omedelbart eventuella tvister. Om en leverans har kommit ofullständig, säger den som är på plats det innan fakturan betalas, inte efter.
Resultatet är en helhetsbild som tidigare krävde ett kalkylblad som hölls manuellt. Och precis som för utfärdade fakturor, är en enda källa till siffrorna mer värdefull än två källor som inte stämmer: det har vi också sett när vi pratade om kostnadscentra och separata uppdrag.
Revisorn och XML-arkivet
I slutet av månaden eller i slutet av kvartalet ber revisorn om inköpsfakturor. Att ladda ner dem en och en är den tråkigaste delen av det administrativa arbetet, och också den lättaste att göra fel.
Från fliken Att registrera i inköpssektionen kan du ladda ner ett ZIP-arkiv med XML-filer för de passiva fakturorna, även för dem som du ännu inte har registrerat. Välj ett datumintervall, upp till tre månader, och generera filen: du får ett e-postmeddelande med länken för att ladda ner den till den huvudsakliga licensadressen. Inuti hittar du XML för varje faktura och den relaterade kvittensen.
Alternativt kan du skapa ett konto för revisorn, med begränsad synlighet till den administrativa delen. Låt honom ladda ner det han behöver, när han behöver det, utan tillgång till loggboken och de pedagogiska områdena. Integriteten förblir där den ska vara, och du går ur rollen som mellanhand.
En rutin som håller även när människor byts ut
Det verkliga värdet av allt detta syns i övergångsmoment: augustisemestrar, en föräldraledighet i administrationen, en ny koordinator som kommer mitt under året. Om processen lever i vanorna hos en person, går den bort med henne. Om den lever i systemet, hittar den som kommer den kö av fakturor som ska registreras, de betalningar som redan har gjorts och de kommande förfallodatumen.
För en struktur med flera platser räcker en enkel rutin: e-postaviseringen för nya fakturor, en veckovis genomgång av registreringar och förfallodatum, nedladdning av XML-arkivet för revisorn vid varje periodavslut. Tre upprepade åtgärder, ingen mapp kallad "att betala".
Sammanfattning
Leverantörsfakturor kommer numera nästan alltid i elektroniskt format, och det är en fördel bara om de hamnar på en specifik plats. Att samla dem i inköpssektionen, bestämma för varje enhet om de ska tas emot och vem som kan se dem, registrera betalningar och regelbundet kontrollera framtida förfallodatum omvandlar ett arbete som består av att jaga till en ordnad kontroll. Skatte- och bokföringsval förblir att dela med revisorn: systemet ger dig datan i ordning, vid rätt tidpunkt.
Vill du hålla leverantörsfakturor, betalningar och förfallodatum på samma ställe som avgifterna? Prova Easy.School gratis.
