Tisdag, klockan fem på eftermiddagen. Den administrativa chefen för ett kooperativ med fyra förskolor måste förbereda ett nummer för styrelsen: hur mycket vi har fakturerat i september, enhet för enhet. Två enheter fakturerar med kooperativets momsregistreringsnummer. En faktura med ett litet företag som skapades för ett projekt med ett lokalt företag. Den fjärde är en förskola i samverkan som övervakas inom ett konsortium. Resultat: fyra exporteringar, två program och ett kalkylblad som inte stämmer.
När enheterna växer, växer förr eller senare även de juridiska enheterna. I den här artikeln ser vi varför det händer, vad som förändras i faktureringen när momsregistreringsnumren är fler än ett och hur man håller allt inom ett enda tillstånd, med en unik vy över omsättningen.
När enheterna inte är alla samma företag
I världen 0-6 är de vanligaste konfigurationerna fyra, och de samexisterar ofta.
- Ett kooperativ, fler enheter, ett enda momsregistreringsnummer. Det är det enklaste fallet: alla enheter fakturerar med samma företagsuppgifter.
- En grupp med flera företag. Ett företag per enhet, eller ett för de privata enheterna och ett för de upphandlade tjänsterna.
- Ett konsortium som koordinerar flera kooperativ, var och en med sitt eget momsregistreringsnummer och sin egen bokföring.
- Förskola och barntillsyn i samma byggnad, som hanteras av två olika aktörer: till exempel en enhet som hanterar barntillsyn och ett kooperativ som hanterar förskolan.
Den juridiska enheten är ingen detalj. Den avgör vem som utfärdar dokumentet, vilken numrering som följs, vilket momsregime som tillämpas, vart leverantörsfakturorna går och vilken revisor som ska ta emot arkivet. Om systemet fungerar per enhet men inte per juridisk enhet, hamnar allt detta på den som fakturerar.
Enheten är arbetsenheten, den juridiska enheten är en inställning
I Easy.School finns alla enheter inom samma tillstånd: varje enhet är en enhet, och du kan skapa så många som behövs. Separationen mellan juridiska enheter sker på enhetsnivå: för varje enhet bestämmer du med vilken juridisk enhet som ska faktureras. Två enheter kan dela samma momsregistreringsnummer, en tredje kan ha sitt eget.
I praktiken anges de personuppgifter som hamnar i dokumentet genom att gå in i enheten, i inställningarna för det administrativa området: företagsnamn, adress, momsregistreringsnummer, skattenummer, skatteregime. Även den elektroniska faktureringen aktiveras enhet för enhet, med ett anmälningsformulär som ska undertecknas och laddas upp; Easy.Schools personal kontrollerar uppgifterna och aktiverar tjänsten, vanligtvis inom några timmar och högst inom 24 timmar på vardagar. Om du behöver steg för steg, börjar guiden om hur man skapar och konfigurerar en ny enhet där.
Så behöver den organisatoriska strukturen och den juridiska strukturen inte sammanfalla, och det är inte nödvändigt att multiplicera tillstånd och åtkomster.
Numreringar och dokument: varje enhet med sina egna regler
Varje subjekt som utfärdar fakturor har sin egen löpnummer, och revisorn förväntar sig att den är ren. För att hjälpa dig att hålla den i ordning kan du i faktureringsparametrarna lägga till tecken före eller efter numret (till exempel ett prefix för enhet) och ställa in en sekundär numrering som standard, som också används för kreditnotor och debetnotor. I dokumentlistan hittar du filter som isolerar just de numreringarna.
Om två enheter fakturerar med samma momsregistreringsnummer, bestämmer du tillsammans med revisorn om du ska använda en enda serie eller särskilja dem med ett prefix: det är ett bokföringsval, inte ett tekniskt. Systemet visar också en varning när, av misstag, ett nummer ställs in som skiljer sig från den normala löpnumret.
Även momsprocenten kan anpassas i de administrativa inställningarna, och varje fakturerbar produkt har sin egen. Det är punkten där de olika enheterna gör sig mest hörda: samma tjänst kan ha olika momsbehandling beroende på vem som tillhandahåller den. På detta område bör diskussionen med skatterådgivaren göras innan det första dokumentet utfärdas, inte efter.
Leverantörsfakturor: vem ser dem
Fler momsregistreringsnummer betyder också fler flöden av inkommande fakturor. För varje enhet väljer du om du vill ta emot eller inte ta emot passiva fakturor. Om mottagningen är aktiverad, visas fakturor som kommit med den enhetens momsregistreringsnummer i dess inköpsområde. Om du hanterar många enheter med samma momsregistreringsnummer och inte vill att den informationen ska delas i varje enhet, är det rekommenderade valet att inaktivera den i de operativa enheterna och hålla den aktiv där administrationen arbetar.
Översikten: omsättningen för alla enheter
Vi återvänder till frågan från styrelsen. Från huvudkontot, i hanteringen av enheterna, finns det en sida som är dedikerad till administrationen som sammanfattar, månad för månad:
- listan över enheterna i tillståndet;
- antalet aktiva barn i varje enhet;
- antalet utfärdade dokument per enhet;
- det totala beloppet av utfärdade dokument per enhet;
- en totalsumma som summerar allt.
Härifrån kan du också ladda ner de skattemässiga dokumenten för alla enheter i en enda fil, eller välja endast vissa enheter. Det är funktionen som löser fallet med flera enheter: om företag B har sin egen revisor, laddar du ner endast de enheter som fakturerar med dess momsregistreringsnummer och skickar exakt det som behövs. I arkivet är XML-filerna och PDF-filerna organiserade i två separata mappar.
Antalet barn bredvid omsättningen är ingen detalj. Att sätta de två uppgifterna nära varandra säger dig om en enhet fakturerar lite för att den har få registrerade eller för att något i faktureringscykeln har fastnat. För en mer detaljerad analys, per tjänst eller per upphandling, behövs kostnadscentra tilldelade till varje rad: vyn per enhet och den per uppdrag svarar på två olika frågor.
Familjer, delade uppgifter och gränser mellan enheter
En familj med ett barn på förskolan och ett på skolan, när de två tjänsterna tillhör olika aktörer, får dokument från två olika enheter. Det är korrekt, men det måste förklaras väl i september, annars kommer telefonen: varför två fakturor?
I inställningarna för enhetshantering kan du bestämma om du vill dela familjeinformation mellan enheterna. Alternativet Ja rekommenderas när enheterna tillhör samma institut, som förskola och barntillsyn i samma struktur: administrationen hittar den familjemedlem som redan har registrerats. Alternativet Nej rekommenderas när enheterna har olika hanteringar eller platser, för att undvika onödig delning. Med olika juridiska enheter är Nej ofta det mest försiktiga valet även ur integritetssynpunkt.
Två försiktighetsåtgärder kompletterar bilden. För varje enhet kan du ställa in ett maximalt antal barn och ett maximalt utrymme, så att en enhet inte förbrukar resurser från hela tillståndet. Och med roller och behörigheter ser enhetskoordinatorn och hanterar sin enhet, medan centraladministrationen ser allt.
Var ska man börja om du idag har flera system
Om enheterna idag lever i olika program, förbereds övergången med en enkel karta, innan du ens öppnar systemet:
- Lista enheterna och bredvid, momsregistreringsnumret med vilket varje enhet fakturerar idag och med vilket den ska fakturera imorgon.
- För varje momsregistreringsnummer anteckna skatteregime, pågående numrering, referensrevisor och vem som tar emot leverantörsfakturorna.
- Bestäm delningsreglerna: vilka enheter som delar familjeinformation och vem som ser vilka uppgifter.
- Aktivera elektronisk fakturering enhet för enhet och, innan den första fakturan, be personalen att kontrollera parametrarna med dig.
För resten av migreringen kopieras många uppgifter från en enhet till en annan istället för att skrivas in på nytt. Vi har också skrivit om den övergripande organisationen av flera enheter hur man hanterar flera förskolor med ett enda system.
Sammanfattning
När enheterna tillhör olika aktörer, måste faktureringen följa den juridiska enheten och inte bara adressen. I Easy.School fakturerar varje enhet med den enhet du väljer, med sina uppgifter, sin numrering och sin elektroniska fakturering, medan huvudkontot ser omsättningen för alla enheter i en och samma tabell och laddar ner dokumenten för alla, eller bara vissa, i en enda fil. Skattevalen måste fortfarande göras med revisorn: systemet håller åtskilt det som måste förbli åtskilt och ger dig totalsumman när det behövs.
Hantera fler enheter med fler momsregistreringsnummer? Prova Easy.School gratis.
