Segunda-feira, meados de setembro, oito e quarenta. Leo entra na creche pela primeira vez nos braços do pai. A educadora responsável sabe como ele se chama, quando nasceu e quem vai buscá-lo. Não sabe que para adormecer ele quer um lenço de tecido perto da bochecha, que em casa o chamam de Lollo e que ele não toca nas bananas. Tudo isso está escrito em algum lugar: em um formulário de papel preenchido em junho, no momento da inscrição, que agora está em um fichário no escritório.
O questionário de inserção serve exatamente para isso: fazer chegar à seção, antes da criança, o que a família sabe e que os educadores precisam nos primeiros dias. Neste artigo, veremos como construí-lo no Easy.School, como fazê-lo preencher pelo app Easy Family e como transformá-lo em uma ferramenta que permanece viva durante todo o ano, em vez de uma folha que se preenche uma vez e se esquece.
Por que o formulário de papel se perde pelo caminho
O formulário em papel tem três limitações, e nenhuma delas depende da boa vontade de quem o usa. A primeira é o local: ele fica na secretaria, enquanto as informações são necessárias na seção, no momento da troca ou do descanso. A segunda é o tempo: ele fotografa a criança em junho, e em setembro uma criança de um ano já é outra criança. A terceira é tudo o que acontece entre a caneta do pai e os olhos da educadora: fotocópias, anotações copiadas, frases ditas às pressas na porta.
Já falamos sobre por que coletar a história da criança é importante em A Anamnese e sua importância. Aqui nos concentramos no como: onde essas informações são coletadas, quem as preenche e onde os educadores as encontram quando precisam.
Como funciona o questionário no Easy.School
No Easy.School, os questionários de inserção são criados diretamente no sistema de gestão. Os pais respondem pelo app Easy Family e podem atualizar as respostas com o passar do tempo; as educadoras as consultam a qualquer momento dentro da ficha da criança. O trabalho do coordenador se divide em três etapas, todas na seção Questionário do menu lateral.
- As categorias. Servem para organizar as perguntas por tema. São criadas com "Gestão de categoria" e depois "Nova Categoria".
- As perguntas. Com "Nova Pergunta" escolhe-se a categoria de pertencimento e escreve-se o texto. Perguntas e categorias podem ser modificadas ou excluídas a qualquer momento.
- O envio. Com "Enviar Questionário" escolhem-se a categoria, as perguntas a incluir e os destinatários.
O passo a passo completo, tela por tela, está na guia de uso do Questionário.
Quais perguntas fazer e como agrupá-las
As categorias são a parte a ser pensada com mais calma, porque dão forma a todo o resto. Uma sugestão que funciona para muitas estruturas 0-6:
- Sonho e rotina. Como ele adormece, se usa chupeta ou um objeto ao qual é afeiçoado, a que horas descansa em casa.
- Alimentação. O que come com prazer, o que recusa, se come sozinho ou precisa de ajuda. Alergias e dietas permanecem ligadas à documentação médica que a estrutura já exige: o questionário conta os hábitos, não os substitui.
- Linguagem. As línguas faladas em casa, as palavras e os apelidos que usa, como pede ajuda.
- Autonomias. Fralda, penico, vestir-se, beber no copo: entre um bebê e uma criança de cinco anos tudo muda.
- Relações. Irmãos, avós presentes, experiências anteriores com outras creches ou com uma babá, o que o consola quando está triste.
Perguntas abertas, curtas e concretas rendem mais do que as genéricas. "Como é o caráter do seu filho?" produz respostas circunstanciais. "O que vocês fazem quando ele acorda chorando do cochilo?" produz uma informação que a educadora usará no primeiro dia. Vale também a regra oposta: pergunte apenas o que você realmente usará. Cada pergunta a mais é um dado pessoal a ser guardado e um minuto a mais pedido à família.
Uma categoria para cada momento do ano
Como a cada envio escolhemos as perguntas a incluir, não é necessário um questionário único e muito longo. Você pode preparar uma categoria para a inserção, a ser enviada antes da entrada, e outras para momentos diferentes: a transição para uma nova seção, o retorno após uma longa ausência, a preparação das reuniões de meio de ano.
O mesmo vale para os destinatários. Um questionário de inserção faz sentido apenas para os novos inscritos, não para toda a estrutura. Na tela de envio, cada criança aparece em um quadro com foto, nome, seção e o familiar para quem o questionário será enviado: selecionam-se as crianças interessadas com o botão "+", ou todas juntas com "Selecionar todos". O familiar destinatário é trocado no menu suspenso, prático quando é o pai que acompanha a inserção.
Ao texto que acompanha o questionário, você pode anexar um documento, uma foto ou um vídeo: por exemplo, a apresentação das primeiras semanas ou o calendário de adaptação. As famílias encontram tudo na mesma mensagem.
Do lado da família: o preenchimento pelo app
Para o pai, o percurso é curto. No app Easy Family, ele escolhe a estrutura e a criança, depois na tela inicial toca em "Pedidos" e então "Questionário". Encontra a lista dos questionários disponíveis, responde diretamente no app e confirma com "Salvar". A guia para responder pelo app Easy Family é útil para compartilhar com as famílias junto com a primeira mensagem.
A vantagem não é apenas prática. Preencher em casa, à noite, sem ninguém esperando do outro lado da mesa, muda a qualidade das respostas: há tempo para pensar, para perguntar ao outro pai, para se lembrar do lenço de tecido.
Respostas que crescem junto com a criança
Uma criança de quatorze meses em outubro e a mesma criança em março dormem, comem e falam de maneira diferente. Por isso, é importante que as famílias possam atualizar as respostas ao longo do tempo, sem preencher um novo formulário. Se em janeiro os cochilos se tornaram apenas um, ou a chupeta desapareceu, o pai corrige e a informação na seção volta a ser a correta.
É conveniente dizer isso explicitamente às famílias, pois não é óbvio: o questionário não é uma tarefa a ser entregue, é uma ficha a ser mantida atualizada. Uma breve mensagem ao retornar das férias, convidando a rever as respostas, é suficiente para tornar isso um hábito.
Na seção: as respostas dentro da ficha da criança
Do lado educacional, o ponto decisivo é onde estão as respostas. As educadoras consultam as respostas dentro da ficha da criança, no mesmo lugar onde encontram os outros dados que precisam durante o dia. Não há um formulário a ser solicitado no escritório, nem um fichário a ser folheado.
Isso muda a forma como os primeiros dias são preparados. A educadora responsável pode ler as respostas antes da entrevista inicial e chegar com perguntas precisas. Quem cobre um turno ou substitui uma colega dá uma olhada e sabe que Leo adormece com o lenço. E a adaptação, que continua sendo um fato de relação e observação, como contamos na guia de inserção na creche, começa com algumas incertezas a menos.
Os questionários não são apenas do coordenador. Até um educador pode criar e enviar um pelo navegador, pelo ícone Comunicações, com "+ Novo" e o tipo de mensagem Questionário: útil quando uma seção quer fazer perguntas específicas para suas famílias. Os passos estão na guia como criar e enviar um questionário pelo navegador.
Em resumo
O questionário de inserção funciona quando chega à seção antes da criança e permanece atualizado depois. No Easy.School, ele é construído por categorias, enviado apenas para as famílias interessadas escolhendo as perguntas, preenchido pelo app Easy Family e encontrado na ficha da criança, onde as educadoras o leem quando necessário. As famílias podem corrigir as respostas ao longo do tempo, e o retrato da criança cresce com ela.
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