Alert porzucenia: powiadomienie, gdy dziecko nie weszło i nikt go nie zgłosił

Wtorek, godzina dziewiąta dwadzieścia. W sekcji średniej przyjęcie się skończyło, dzieci siedzą na podwieczorku, a jedno miejsce jest puste. Sofia wczoraj była, dzisiaj nie. Żadnej wiadomości, żadnego telefonu. Nauczycielka myśli o gorączce, która przyszła w nocy, i prawdopodobnie ma rację. Potem rano wszystko wraca do normy, a myśli ulatują.

Prawie zawsze za niezgłoszonym pustym miejscem kryje się banalne wyjaśnienie: trudne przebudzenie, wizyta u pediatry, rodzic, który zapomniał powiadomić. Ale są poranki, w których łańcuch się przerywa: każdy z rodziców myśli, że drugi odprowadził dziecko, lub rutyna się zmienia i nikt tego nie zauważa. W tym artykule zobaczymy, jak działa Alert Porzucenia w Easy.School, automatyczne powiadomienie, które dociera do rodziców, gdy dziecko nie jest ani obecne, ani nieobecne, oraz jak uczynić to częścią porannej organizacji razem z raportowaniem nieobecności w aplikacji Easy Family.

Dlaczego niezgłoszona nieobecność zasługuje na drugie spojrzenie

Temat zapomnień małych dzieci jest delikatny i należy go traktować z szacunkiem. Nie dotyczy to rozproszonych lub niedbałych rodziców: chodzi o pełne poranki, zmiany w planach, zmęczenie, łamanie nawyków. To właśnie dlatego we Włoszech, na mocy ustawy z 1 października 2018 r. nr 117, wprowadzono obowiązek stosowania urządzeń zapobiegających porzuceniu dla osób przewożących dzieci poniżej czwartego roku życia, obowiązujący od 7 listopada 2019 r.

Przedszkole nie może i nie powinno zastępować tych narzędzi. Może jednak zrobić coś prostego i cennego: zauważyć, że oczekiwane dziecko nie przybyło i że nikt go nie zgłosił, i poinformować rodzinę w odpowiednim czasie. To nie jest alarm, to zamknięcie kręgu. Jeśli dziecko jest w domu z gorączką, rodzic już o tym wie i nic się nie dzieje. Jeśli wystąpiło nieporozumienie, ta wiadomość może dotrzeć w odpowiednim momencie.

Jak działa Alert Porzucenia

Alert Porzucenia to automatyzacja: o ustalonej porze system sprawdza, które dzieci nie są ani obecne, ani nieobecne i wysyła powiadomienie do ich rodziców. Kontrola przebiega według precyzyjnej sekwencji, zaprojektowanej w celu uniknięcia fałszywych alarmów:

1. Sprawdza, czy to nie jest dzień zamknięcia. Jeśli placówka jest zamknięta, kontrola się zatrzymuje.
2. Sprawdza, czy w sekcji przynajmniej jedno dziecko weszło. Jeśli nie ma żadnego wejścia, system zakłada, że sekcja nie jest operacyjna i nic nie wysyła.
3. Identyfikuje dzieci bez wejścia i bez zarejestrowanej nieobecności i wysyła powiadomienie do ich rodziców.

Powiadomienie dociera tylko do mamy i taty dziecka, nie do innych członków rodziny ani do nauczycieli. Są dwa kanały: e-mail, który zawsze dociera, oraz powiadomienie push w aplikacji Easy Family, które dociera, jeśli rodzic zainstalował aplikację i włączył powiadomienia. Tekst jest standardowy i nie można go dostosować: zaprasza rodzica do sprawdzenia, gdzie znajduje się dziecko i do skontaktowania się z placówką.

Konfiguracja: godzina, dni i sekcje

Alert Porzucenia ustawia się z poziomu koordynatora, w menu Ustawienia → Automatyzacje. Każda placówka może mieć aktywną tylko jedną automatyzację tego typu, z datą rozpoczęcia i zakończenia ważności. Następnie wybiera się, sekcja po sekcji, godzinę kontroli i dni tygodnia, w których ma się odbywać. Sekcje pozostawione bez godziny są wyłączone.

Niektóre wybory robią różnicę:

• Godzina z marginesem. Kontrola powinna być ustalona po zakończeniu przyjęcia, z rozsądnym marginesem. Jeśli jest za wcześnie, kończysz na powiadamianiu rodziców dzieci, które po prostu się spóźniają.
• Różne godziny dla różnych sekcji. Jeśli niemowlęta wchodzą później niż starsze dzieci, każda sekcja musi mieć godzinę zgodną z własnym wejściem.
• Zaktualizowane daty na każdy rok edukacyjny. Jeśli data zakończenia minęła, automatyzacja przestaje działać, nawet jeśli jest aktywna. Warto umieścić to na liście kontrolnej we wrześniu.
• Jeden dzień z wyprzedzeniem. Zmiany w automatyzacjach są aktywne od następnego dnia: jeśli skonfigurujesz to dzisiaj, zacznie działać jutro.

Jest też warunek, który nie leży w ustawieniach, ale w nawykach: alert opiera się na zarejestrowanych wejściach. Jeśli w sekcji wejścia są rejestrowane pod koniec poranka, kontrola widzi dzieci "brakujące", które w rzeczywistości są obecne. Dlatego rejestr obecności musi być prowadzony na bieżąco, za pomocą aplikacji nauczycieli lub za pomocą wejść i wyjść z kodem QR. Pełny krok po kroku znajduje się w przewodniku po Alert Porzucenia.

Druga połowa: nieobecności zgłaszane przez aplikację Easy Family

Alert Porzucenia działa dobrze, gdy prawdziwe nieobecności są już zgłoszone, ponieważ wtedy powiadomienie wysyłane jest tylko w przypadkach, które zasługują na uwagę. Tutaj wkracza aplikacja Easy Family: z strony Obecności rodzic może skorzystać z Zgłoś Nieobecność, wybrać powód, datę i ewentualnie dodać notatkę.

Nieobecność może być pojedyncza, na jeden dzień, lub wielokrotna, na kilka dni z rzędu, wskazując datę rozpoczęcia i zakończenia. To właściwe rozwiązanie na tydzień u dziadków lub na znany już okres choroby: zgłoszona raz, obejmuje cały okres, a dziecko nie jest "brakujące" w kolejnych dniach.

Dla placówki korzyść jest podwójna. Rano już wiesz, kto nie przyjdzie i możesz zorganizować dzień. A nieobecność wchodzi do rejestru z datą, powodem i nazwiskiem członka rodziny, który ją zgłosił, bez potrzeby aktualizacji ręcznej. Mówiliśmy o tym również w kontekście rejestru obecności jako dowodu.

Czego Alert Porzucenia nie robi

Znajomość ograniczeń narzędzia to najlepszy sposób na jego dobre wykorzystanie. Oto, co alert nie obejmuje:

• Nie kontroluje wyjść. Zgłasza tylko brak rejestracji wejścia i nieobecności, nie dzieci, które weszły, ale nie mają zarejestrowanego wyjścia.
• Fotografuje moment. Jeśli rodzic zgłasza nieobecność po godzinie kontroli, powiadomienie już poszło.
• Nie powiadamia nauczycieli. Powiadomienie trafia do rodziców. W placówce możesz sprawdzić historię wysłanych alertów, z datą, godziną, dzieckiem i dorosłym, który został powiadomiony.
• Nie zastępuje uwagi ludzi. Jeśli dziecko, które nigdy nie brakuje, nie przybyło, a rodzina nie odpowiada, telefon z placówki pozostaje najprostszym wyborem.

Pomyśl o tym jak o dodatkowej sieci pod poranek, a nie jak o samym poranku.

Jak przedstawić to rodzinom

Powiadomienie, które przychodzi bez wyjaśnienia, może przestraszyć. Dlatego warto je przedstawić na początku roku, na spotkaniu z rodzicami lub w dedykowanej komunikacji, w spokojnym tonie: to nie jest kontrola nad rodzinami, to sposób, aby nie zostawić żadnego pustego miejsca bez wyjaśnienia.

Trzy konkretne prośby pomagają to uruchomić:

1. Zgłaszaj nieobecności w aplikacji, nawet te przewidziane, przed godziną wejścia.
2. Włącz powiadomienia Easy Family na telefonie: e-mail dociera zawsze, ale powiadomienie push widać wcześniej.
3. Aktualizuj kontakty, w szczególności adres e-mail obu rodziców.

Wyjaśnione w ten sposób, wiadomość jest postrzegana jako to, czym jest: dodatkowa uwaga ze strony placówki, która zauważa, gdy kogoś brakuje.

Podsumowując

Alert Porzucenia sprawdza, o ustalonej godzinie sekcja po sekcji, dzieci, które nie są ani obecne, ani nieobecne, i powiadamia mamę i tatę za pośrednictwem e-maila oraz powiadomienia w aplikacji Easy Family. Działa najlepiej, gdy wejścia są rejestrowane na bieżąco, a rodziny zgłaszają nieobecności w aplikacji, nawet na kilka dni. Nie zastępuje uwagi ludzi, ale dodaje drugie spojrzenie w najbardziej zatłoczonym momencie dnia.

Chcesz zorganizować obecności, nieobecności i powiadomienia dla rodzin w jednym miejscu? Wypróbuj Easy.School za darmo.