Wtorek, godzina piętnasta. Kierownik administracyjny spółdzielni z czterema żłobkami musi przygotować dane na posiedzenie zarządu: ile zarobiliśmy we wrześniu, siedziba po siedzibie. Dwie siedziby fakturują z numerem VAT spółdzielni. Jedna faktura z numerem małej spółki powstałej w ramach projektu z lokalną firmą. Czwarta to żłobek na podstawie umowy w ramach konsorcjum. Rezultat: cztery eksporty, dwa programy i arkusz kalkulacyjny, który się nie zgadza.
Gdy siedziby rosną, prędzej czy później rosną również podmioty prawne. W tym artykule zobaczymy, dlaczego tak się dzieje, co się zmienia w fakturowaniu, gdy numery VAT są więcej niż jeden i jak trzymać wszystko w jednej licencji, z unikalnym widokiem na przychody.
Kiedy siedziby nie są wszystkie tą samą firmą
W świecie 0-6 najczęstsze konfiguracje to cztery, które często współistnieją.
- Spółdzielnia, więcej siedzib, jeden numer VAT. To najprostszy przypadek: wszystkie siedziby fakturują tymi samymi danymi firmy.
- Grupa z wieloma spółkami. Jedna spółka na siedzibę lub jedna dla siedzib prywatnych i jedna dla usług zleconych.
- Konsorcjum, które koordynuje więcej spółdzielni, każda z własnym numerem VAT i własną księgowością.
- Żłobek i przedszkole w tym samym budynku, zarządzane przez dwa różne podmioty: na przykład jednostka zarządzająca przedszkolem i spółdzielnia zarządzająca żłobkiem.
Podmiot prawny to nie szczegół. Decyduje, kto wystawia dokument, jaka numeracja jest stosowana, jaki system VAT ma zastosowanie, dokąd trafiają faktury dostawców i który księgowy powinien otrzymać archiwum. Jeśli system zarządzania działa na poziomie siedzib, ale nie na poziomie podmiotów, wszystko to spada na barki osoby fakturującej.
Plesso to jednostka pracy, podmiot prawny to ustawienie
W Easy.School wszystkie siedziby są w tej samej licencji: każda siedziba to plesso, i możesz stworzyć ich tyle, ile potrzebujesz. Separacja między podmiotami prawnymi odbywa się na poziomie plesso: dla każdego decydujesz z jakim podmiotem prawnym fakturować. Dwa plessa mogą dzielić ten sam numer VAT, trzecie może mieć własny.
W praktyce dane osobowe, które trafiają do dokumentu, wprowadza się wchodząc do plesso, w ustawieniach obszaru administracyjnego: nazwa firmy, adres, numer VAT, NIP, system podatkowy. Nawet fakturowanie elektroniczne aktywuje się plesso po plesso, z formularzem przystąpienia do podpisania i załadowania; zespół Easy.School sprawdza dane i aktywuje usługę, zazwyczaj w ciągu kilku godzin, a maksymalnie w ciągu 24 godzin w dni robocze. Jeśli potrzebujesz krok po kroku, przewodnik na jak stworzyć i skonfigurować nowe plesso zaczyna się stąd.
W ten sposób struktura organizacyjna i ta prawna nie muszą się pokrywać, i nie ma potrzeby mnożenia licencji i dostępów.
Numeracje i dokumenty: każdy podmiot z własnymi zasadami
Każdy podmiot, który wystawia faktury, ma swoją własną numerację, a księgowy oczekuje, że będzie ona czysta. Aby pomóc Ci utrzymać ją w porządku, w parametrach fakturowania możesz dodać znaki przed lub po numerze (na przykład prefiks dla siedziby) i ustawić numerację wtórną jako domyślną, która jest również używana dla not kredytowych i debetowych. W wykazie dokumentów znajdziesz filtry, które izolują właśnie te numeracje.
Jeśli dwa plessa fakturują tym samym numerem VAT, zdecyduj wspólnie z księgowym, czy użyć jednej serii, czy odróżnić je prefiksem: to wybór księgowy, a nie techniczny. System zarządzania również pokazuje powiadomienie, gdy przez pomyłkę ustawia się numer inny niż normalny progresywny.
Nawet stawki VAT można dostosować w ustawieniach administracyjnych, a każdy produkt do fakturowania ma swoją. To punkt, w którym różne podmioty najbardziej się ujawniają: ta sama usługa może mieć różne traktowanie VAT w zależności od tego, kto ją świadczy. W tej kwestii konsultacja z doradcą podatkowym powinna odbyć się przed wystawieniem pierwszego dokumentu, a nie po.
Faktury dostawców: kto je widzi
Więcej numerów VAT oznacza również więcej przepływów faktur przychodzących. Dla każdego plesso wybierz, czy otrzymywać czy nie faktury pasywne. Jeśli odbiór jest włączony, faktury przychodzące z numerem VAT tego plesso pojawiają się w jego obszarze zakupów. Jeśli zarządzasz wieloma strukturami z tym samym numerem VAT i nie chcesz, aby te informacje były dzielone w każdej siedzibie, zalecanym wyborem jest wyłączenie tego w plessach operacyjnych i pozostawienie aktywnym tam, gdzie pracuje administracja.
Widok z góry: przychody wszystkich plessów
Wracamy do pytania zarządu. Z głównego konta, w zarządzaniu plessami, jest strona poświęcona administracji, która podsumowuje, miesiąc po miesiącu:
- listę plessów licencji;
- liczbę aktywnych dzieci w każdym plesso;
- liczbę wystawionych dokumentów dla plesso;
- całkowitą kwotę wystawionych dokumentów dla plesso;
- jedną linię sumy, która wszystko sumuje.
Stąd możesz również pobierać dokumenty podatkowe wszystkich plessów w jednym pliku, lub wybrać tylko niektóre plessa. To funkcja, która rozwiązuje przypadek wielu podmiotów: jeśli spółka B ma swojego księgowego, pobierasz tylko plessa, które fakturują z jej numerem VAT i wysyłasz dokładnie to, czego potrzebuje. W archiwum pliki XML i PDF są zorganizowane w dwóch oddzielnych folderach.
Liczba dzieci obok przychodu nie jest szczegółem. Bliskość tych dwóch danych od razu mówi, czy siedziba fakturuje mało, ponieważ ma mało zapisanych dzieci, czy dlatego, że coś w cyklu fakturowania się zacięło. Dla dokładniejszej analizy, według usługi lub zlecenia, potrzebne są centra kosztów przypisane do pojedynczej linii: widok dla plesso i ten dla zlecenia odpowiadają na dwa różne pytania.
Rodziny, dane współdzielone i granice między podmiotami
Rodzina z dzieckiem w żłobku i jednym w przedszkolu, gdy dwa usługi należą do różnych podmiotów, otrzymuje dokumenty od dwóch różnych podmiotów. To poprawne, ale trzeba to dobrze wyjaśnić we wrześniu, w przeciwnym razie przychodzi telefon: dlaczego dwie faktury?
W preferencjach zarządzania plessami możesz zdecydować, czy współdzielić karty rodzinne między plessami. Opcja Tak jest zalecana, gdy plessa należą do tej samej instytucji, jak żłobek i przedszkole w tej samej strukturze: sekretariat znajduje już wpisanego członka rodziny. Opcja Nie jest zalecana, gdy plessa mają różne zarządzania lub siedziby, aby uniknąć niepotrzebnych współdzielenia. Przy odrębnych podmiotach prawnych, Nie jest często najostrożniejszym wyborem także z punktu widzenia prywatności.
Dwie uwagi dopełniają obraz. Dla każdego plesso możesz ustalić maksymalną liczbę dzieci i maksymalną przestrzeń, aby jedna siedziba nie zużywała zasobów całej licencji. A z rolami i uprawnieniami koordynator siedziby widzi i zarządza swoim plesso, podczas gdy administracja centralna widzi wszystko.
Od czego zacząć, jeśli dziś masz więcej systemów zarządzania
Jeśli dziś podmioty żyją w różnych programach, przejście przygotowuje się za pomocą prostej mapy, jeszcze przed otwarciem systemu zarządzania:
- Wypisz siedziby i obok numer VAT, z którym każda fakturuje dzisiaj i z którym będzie fakturować jutro.
- Dla każdego numeru VAT zanotuj system podatkowy, bieżącą numerację, księgowego i kto otrzymuje faktury dostawców.
- Ustal zasady współdzielenia: które plessa współdzielą karty rodzinne i kto widzi jakie dane.
- Aktywuj fakturowanie elektroniczne plesso po plesso i przed pierwszą fakturą poproś zespół o sprawdzenie parametrów z Tobą.
W przypadku reszty migracji wiele danych kopiowanych jest z jednego plesso do drugiego, zamiast być ponownie wprowadzanych. Na temat ogólnej organizacji wielu siedzib napisaliśmy również jak zarządzać wieloma siedzibami żłobków za pomocą jednego systemu zarządzania.
Podsumowanie
Gdy siedziby należą do różnych podmiotów, fakturowanie musi podążać za podmiotem prawnym, a nie tylko adresem. W Easy.School każde plesso fakturuje z podmiotem, który wybierasz, z jego danymi, jego numeracją i jego fakturowaniem elektronicznym, podczas gdy główne konto widzi przychody wszystkich plessów w jednej tabeli i pobiera dokumenty wszystkich lub tylko niektórych w jednym pliku. Wybory podatkowe pozostają do podjęcia z księgowym: system zarządzania oddziela to, co musi pozostać oddzielone i daje Ci sumę, gdy jest to potrzebne.
Zarządzasz wieloma siedzibami z wieloma numerami VAT? Wypróbuj Easy.School za darmo.
