Hoe een bestand te delen met alle familieleden van de school

Als je documenten wilt delen met alle familieleden van een school (bijvoorbeeld reglementen, formulieren om te ondertekenen of elk ander bestand dat altijd beschikbaar moet zijn), volg dan deze stappen met behulp van de functie Studenten > Documenten.

Toegang tot de Documentenfunctie

1. Ga naar de coördinator sectie (blauwe menu).

2. Klik op Studenten in het menu aan de linkerkant.

3. Selecteer de optie Documenten.

Een nieuw bestand uploaden

1. Op de pagina Documenten vind je de lijst met al gedeelde bestanden (indien aanwezig) en een blauwe knop met de tekst + Upload nieuw bestand.

2. Klik op deze knop om een modaal venster te openen waar je de parameters van het bestand kunt invoeren.

Bestand configureren

In het venster dat opent:

1. Bestandsnaam: Voer een beschrijvende naam in die zichtbaar zal zijn voor de familieleden en gebruikers.

2. Bestand uploaden: Klik op deze knop om het bestand van je apparaat te selecteren.

3. Zichtbaar maken voor familieleden: Gebruik de schakelaar naast deze optie:

• Ja: Het bestand zal zichtbaar zijn voor de familieleden van de school.

• Nee: Het bestand wordt geüpload, maar alleen jij kunt het bekijken.

4. Om te bevestigen, klik op de knop Opslaan (groen).

• Als je wilt annuleren, klik dan op de knop Terug (grijs).

Bestanden beheren

Nadat je hebt opgeslagen, ga je terug naar de pagina met de lijst van geüploade bestanden. Hier kun je informatie bekijken zoals:

• Uploaddatum

• Geüpload door

• Bestandsnaam

• Bestandstype

Elk bestand heeft extra opties:

1. Voorbeeld: Klik op het gele pictogram met een oog om het bestand te bekijken.

2. Verwijderen: Gebruik het rode pictogram in de vorm van een prullenbak om het bestand te verwijderen.

3. Zichtbaar/onzichtbaar maken voor familieleden: Wijzig de zichtbaarheid van het bestand met de schakelaar.

Voordelen van de functie

Deze functie is bijzonder nuttig voor standaarddocumenten zoals reglementen of initiële formulieren:

• Automatische toegang: Ook nieuwe inschrijvingen hebben onmiddellijk toegang tot de documenten zodra ze hun inloggegevens hebben ontvangen.

• Efficiëntie: Het is niet meer nodig om bestanden via e-mail of aparte berichten te verzenden, omdat de documenten direct zichtbaar zijn binnen het beheersysteem.

Op deze manier kunnen alle familieleden van de school gemakkelijk toegang krijgen tot de gedeelde bestanden, zonder dat er verdere stappen van jouw kant nodig zijn.