Beschrijving van de functie
De functie Delegaties maakt het mogelijk om op elk studentenkaart een lijst van personen die gemachtigd zijn om de student van de instelling op te halen (bijv. grootouders, ooms, babysitters, vrienden van de familie) zonder een gezinsaccount voor hen aan te maken en dus zonder hen toegang te geven tot het beheersysteem of de Easy Family-app.
Voor elke delegaat kunnen de volgende gegevens worden geregistreerd:
Voornaam (verplicht)
Achternaam (verplicht)
Een bijgevoegd document (optioneel) — doorgaans een identiteitsbewijs van de delegaat, maar naar goeddunken van de instelling kan ook het ondertekende machtigingsformulier van de ouder of een ander nuttig document worden geüpload (de formaten jpg, jpeg, png, pdf worden ondersteund).
Opmerking: De delegaten ontvangen geen inloggegevens en kunnen geen toegang krijgen tot het systeem. Hun functie is uitsluitend om door het personeel van de instelling te worden erkend op het moment van het ophalen van de student.
Waar de functie te vinden
Profiel Positie Wat kan Coördinator (browser, blauwe menu) Studentenkaart → dropdown Delegaties Toevoegen, importeren, wijzigen, verwijderen Educator (browser, groene menu) Studentenkaart → dropdown Delegaties Alleen bekijken (inclusief het bijgevoegde document) App Easy Staff Studentenlijst → student → Bekijk Kaart → sectie Delegaties Alleen bekijken Familielid (browser) Menu Aanwezigheden → Delegaties Toevoegen, bijgevoegd bestand wijzigen App Easy Family Menu Aanwezigheden → Delegaties Toevoegen, bijgevoegd bestand wijzigen
Coördinatorzijde — Een delegaat toevoegen
Stap 1 — Toegang tot de studentenkaart
Log in op het beheersysteem met een coördinator account (blauwe menu aan de linkerkant).
Klik in het linkermenu op "Studenten" om het submenu uit te vouwen.
Klik op "Studentenlijst".
Zoek de student waarvoor u een delegaat wilt invoeren en klik op zijn naam (of op het bewerkingsicoon) om de kaart te openen.
Stap 2 — Open de sectie Delegaties
Eenmaal binnen de studentenkaart vindt u bovenaan een dropdown (combo box) die de naam van de momenteel weergegeven sectie weergeeft (standaard toont het "Student").
Klik op de pijl van de dropdown om alle secties van de kaart te bekijken.
Selecteer de optie "Delegaties".
De pagina Delegaties opent met de tabel van reeds ingevoerde delegaten (of leeg, als het de eerste keer is).
De tabel heeft de kolommen: Voornaam — Achternaam — Document — Wijzigen — Verwijderen.
Stap 3 — Een nieuwe delegaat toevoegen
Bovenaan rechts in het "Delegaties" venster vindt u twee knoppen:
"Importeren" (paars) — om een volwassene die al in het archief staat te koppelen (zie volgende paragraaf).
" + Toevoegen" (blauw) — om een nieuwe delegaat vanaf nul in te voeren.
Klik op de blauwe knop " + Toevoegen".
Er opent een modaal venster met de titel "Delegaties" met de volgende velden:
Voornaam* — verplicht veld. Voer de voornaam van de delegaat in.
Achternaam* — verplicht veld. Voer de achternaam van de delegaat in.
Document uploaden — blauwe knop. Door erop te klikken opent het venster voor het selecteren van bestanden op uw apparaat, waaruit u het document kunt kiezen dat u wilt bijvoegen.
Ondersteunde bestandstypen: jpg, jpeg, png, pdf.
Wat te uploaden: dit is naar goeddunken van de instelling. Typisch wordt het identiteitsbewijs van de delegaat geüpload; sommige instellingen geven er de voorkeur aan om het ondertekende machtigingsformulier van de ouder te uploaden. Het veld is optioneel: als er niets wordt geüpload, wordt de delegaat nog steeds geregistreerd met voornaam en achternaam.
Stap 4 — Opslaan
Als de verplichte velden (Voornaam en Achternaam) zijn ingevuld, wordt de knop "Opslaan" onderaan groen en klikbaar.
Klik op "Opslaan" om de delegaat te registreren.
Als alternatief kunt u op "Annuleren" klikken om het venster te sluiten zonder iets op te slaan.
De nieuwe delegaat verschijnt onmiddellijk in de tabel.
Coördinatorzijde — Een delegaat importeren die al in het archief staat
Als de persoon die u als delegaat wilt toevoegen al in het systeem staat (bijvoorbeeld als hij de ouder is van een andere student van de instelling, of al is gedelegeerd voor een andere broer of zus), hoeft u hem niet opnieuw in te voeren: u kunt de functie Importeren gebruiken.
Stap 1 — Open het importvenster
Op de pagina Delegaties van de student, klik op de paarse knop "Importeren" rechtsboven.
Stap 2 — Zoek de persoon
In het geopende venster kunt u de persoon zoeken om te koppelen op basis van:
Voornaam
Achternaam
Email
Voer een of meer van deze gegevens in het zoekveld in; het systeem toont u de overeenkomende resultaten die al in het archief van de instelling staan.
Stap 3 — Bevestig de import
Selecteer de juiste persoon uit de lijst met resultaten en bevestig de actie.
De persoon wordt automatisch toegevoegd aan de lijst van Delegaties van de student, met de al ingevulde persoonsgegevens.
Opmerking: De import creëert geen account en wijzigt de rechten van de persoon niet; het koppelt deze uitsluitend als delegaat aan de kaart van deze student.
Coördinatorzijde — Een delegaat wijzigen
De coördinator kan alle velden van een al ingevoerde delegaat wijzigen (Voornaam, Achternaam en Document).
Open de pagina Delegaties van de student (zie Stap 1 en 2 van "Een delegaat toevoegen").
Zoek de rij van de te wijzigen delegaat.
Klik in de kolom "Wijzigen" op het blauwe potloodicoon.
Er opent hetzelfde modale venster als bij de invoer, al ingevuld met de huidige gegevens.
Wijzig de gewenste velden. Om het bijgevoegde document te vervangen, klik opnieuw op "Document uploaden" en selecteer het nieuwe bestand.
Klik op "Opslaan" om de wijzigingen te bevestigen.
Coördinatorzijde — Het bijgevoegde document bekijken
Om het al geüploade document voor een delegaat te raadplegen:
Open de pagina Delegaties van de student.
Klik in de kolom "Document" op het paarse icoon in de buurt van de delegaat.
Het bestand (afbeelding of PDF) wordt geopend/downloaden op uw apparaat.
Als de cel leeg is in plaats van het icoon, betekent dit dat er nog geen document voor die delegaat is geüpload.
Coördinatorzijde — Een delegaat verwijderen
Let op: Het verwijderen van een delegaat is definitief en kan alleen door de coördinator worden uitgevoerd. Noch de opvoeders, noch de familieleden kunnen de delegaten verwijderen.
Open de pagina Delegaties van de student.
Zoek de rij van de delegaat die u wilt verwijderen.
Klik in de kolom "Verwijderen" op het rode prullenbakicoon.
Bevestig de verwijdering in het waarschuwingsvenster.
De delegaat wordt onmiddellijk uit de lijst verwijderd.
Educatorzijde — De delegaten bekijken (browser)
De opvoeder (groene menu) kan geen delegaten invoeren, wijzigen of verwijderen, maar kan de lijst raadplegen om te controleren wie gemachtigd is om de student op te halen op het moment van ophalen.
Via browser
Log in op het beheersysteem met een opvoeder account (groene menu aan de linkerkant).
Open de kaart van de gewenste student.
Kies in de bovenste dropdown van de kaart "Delegaties".
De tabel met Voornaam, Achternaam en Document van elke delegaat wordt weergegeven.
Om het bijgevoegde document te bekijken, klik op het paarse icoon in de kolom "Document": het bestand wordt geopend of gedownload.
Verschil met de coördinator: aan de opvoederzijde zijn de knoppen " + Toevoegen" en "Importeren" niet aanwezig, noch de kolommen "Wijzigen" en "Verwijderen". De pagina is in alleen-lezen modus.
App Easy Staff — De delegaten bekijken
Open de Easy Staff app en log in.
Ga naar "Studentenlijst".
Zoek de gewenste student (u kunt de zoekbalk of de filter "Sectie" gebruiken).
Klik in het venster van de student op de knop "Bekijk Kaart" (linksonder in het venster).
Scroll in het scherm "Bekijk Kaart" naar de sectie "Delegaties".
Alle geregistreerde delegaten voor die student worden weergegeven, met een icoon om het bijgevoegde document te openen (indien aanwezig).
Familiaire zijde — Een delegaat invoeren via browser
Familieleden met toegang kunnen ook zelfstandig delegaten invoeren via de browser.
Stap 1 — Toegang tot het familiepaneel
Het familielid logt in op het beheersysteem met zijn of haar eigen inloggegevens.
Klik in het linkermenu op "Aanwezigheden".
Klik in het geopende submenu op "Delegaties".
Stap 2 — Voeg de delegaat toe
De lijst van reeds geregistreerde delegaties voor de eigen studenten wordt weergegeven.
Klik op de knop om een nieuwe delegaat toe te voegen.
Vul Voornaam en Achternaam in.
(Optioneel) Upload het document van de delegaat (jpg, jpeg, png, pdf).
Sla op.
Belangrijk: eenmaal ingevoerd, kan het familielid de delegaat niet verwijderen. Als het nodig is om deze te verwijderen, moet het familielid de verwijdering aanvragen bij de instelling via een communicatie (bijvoorbeeld een bericht vanuit de app of een directe aanvraag aan de coördinator), die de verwijdering aan de coördinatorzijde zal uitvoeren.
Het familielid kan altijd het bestand/afbeelding dat aan de delegaat is gekoppeld wijzigen (bijvoorbeeld om een verlopen identiteitsbewijs bij te werken).
Familiaire zijde — Een delegaat invoeren via de Easy Family-app
De procedure via de app is qua concept identiek aan die via de browser.
Open de Easy Family app en log in.
Kies de instelling en de gewenste student.
Ga vanuit de startpagina naar het menu "Aanwezigheden".
Selecteer het submenu "Delegaties".
U ziet de lijst van al ingevoerde delegaten voor die student.
Om een nieuwe delegaat toe te voegen, gebruikt u de toevoegknop.
Vul Voornaam en Achternaam (verplicht) in en upload eventueel het document vanaf uw apparaat (bestaande foto of ter plekke genomen).
Sla op.
Ook via de app kan het familielid het bijgevoegde bestand wijzigen maar kan het de delegaat niet verwijderen. Voor verwijdering moet men zich tot de instelling wenden.
Veelgestelde vragen
Ontvangt de delegaat inloggegevens of meldingen? Nee. De delegaat is een eenvoudige geregistreerde persoonsgegevens; hij heeft geen toegang tot het systeem, ontvangt geen e-mails, ontvangt geen meldingen.
Is het verplicht om een document voor de delegaat te uploaden? Nee. Alleen Voornaam en Achternaam zijn verplicht. Het document is optioneel, maar sterk aanbevolen om de herkenning op het moment van ophalen te waarborgen.
Welk document is het beste om te uploaden: het identiteitsbewijs van de delegaat of de ondertekende machtiging? Dit is naar goeddunken van de instelling. Sommige instellingen geven de voorkeur aan het identiteitsbewijs van de delegaat (om de herkenning bij het ophalen te vergemakkelijken), andere geven de voorkeur aan het ondertekende machtigingsformulier van de ouder. Overleg met de coördinator welke procedure te volgen.
Kan een familielid een delegaat verwijderen die hij per ongeluk heeft ingevoerd? Nee. Familieleden kunnen delegaten niet verwijderen, zelfs niet die zij zelf hebben ingevoerd. Ze moeten een verwijderverzoek naar de instelling sturen (bijvoorbeeld via een bericht in de app), en de coördinator zal de verwijdering uitvoeren.
Kan dezelfde delegaat aan meerdere studenten worden gekoppeld? Ja. De coördinator kan de functie "Importeren" op de kaart van elke student gebruiken om dezelfde persoon die al in het archief staat aan meerdere studenten te koppelen (nuttig, bijvoorbeeld voor grootouders die meerdere kleinkinderen van dezelfde instelling ophalen).
Wat ziet de opvoeder op het moment van ophalen? De opvoeder kan, zowel via de browser als via de Easy Staff-app, de kaart van de student openen, naar de sectie Delegaties gaan en de voornaam, achternaam en het bijgevoegde document van elke gemachtigde delegaat raadplegen. Op deze manier kan hij de identiteit van de persoon die zich aanbiedt om de student op te halen verifiëren.
Zijn de door familieleden via de app ingevoerde delegaten onmiddellijk zichtbaar voor het personeel? Ja. Alle ingevoerde delegaten — zowel door de coördinator, als door familieleden via de browser, als door familieleden via de Easy Family-app — zijn in realtime zichtbaar voor het personeel aan de educatortezijde, aan de coördinatorzijde en via de Easy Staff-app.