In augustus worden de secties samengesteld, worden de laatste inschrijvingen afgesloten en worden de verplichtingen op een rij gezet. Het is het moment waarop de vraag terugkomt die veel coördinatoren ons afgelopen winter hebben gesteld: geldt de verplichting tot elektronisch register voor particuliere scholen nog steeds, of was het een maatregel die alleen aan 2025/26 was verbonden?
Het geldt nog steeds. Er is geen nieuwe regel die de situatie verandert, en dat is het centrale punt van het stuk. Hier vind je wat geldig blijft, wat je nu concreet kunt doen en wat — eerlijk gezegd — nog niet is verduidelijkt.
De regel, in twee zinnen
De wet decreet 45/2025 heeft lid 31-bis toegevoegd aan artikel 7 van de wet decreet 95/2012, waarbij het elektronisch register en het elektronisch rapport voor particuliere scholen zijn uitgebreid vanaf het schooljaar 2025/2026. De wet 79/2025 heeft dit bevestigd tijdens de omzetting, waarbij gesproken wordt over particuliere scholen van elke orde en graad en verduidelijkt dat de verplichting moet worden nagekomen zonder nieuwe lasten voor de openbare financiën.
Als je het volledige overzicht van de tekst en de implicaties nodig hebt, hebben we dit gereconstrueerd in het artikel Elektronisch register voor kinderopvang en kleuterschool: wat zegt de regel. Dit stuk begint daar en kijkt naar het schooljaar dat op het punt staat te beginnen.
Wat blijft geldig in 2026/27
Het eerste misverstand dat moet worden opgelost betreft de duur. Het is geen eenmalige verplichting die aan een enkel schooljaar is verbonden: de verplichting is ingegaan met 2025/26 en gaat door in 2026/27. Wie vorig jaar binnen het kader viel, valt dat nu ook, onder dezelfde voorwaarden. Je hoeft geen nieuwe regel te zoeken: je moet bevestigen wat je al hebt ingesteld.
Het tweede punt is die formule over de kosten, zonder nieuwe lasten voor de openbare financiën. Eenvoudig gezegd betekent dit dat de kosten voor de structuur zijn. Er is geen speciaal fonds voorzien dat de uitgaven dekt, dus het digitale register moet worden opgenomen in de begroting zoals elke andere organisatorische post van het jaar.
Wie is binnen en wie blijft buiten
De particuliere scholen van de eerste en tweede cyclus vallen zonder enige ruimte voor interpretatie onder de verplichting. Daarover is de tekst duidelijk en is er niets te interpreteren.
De kinderopvang en educatieve diensten 0-3 zijn daarentegen buiten: ze zijn geen particuliere scholen volgens deze regel en vallen dus niet onder de verplichting. Voor een structuur 0-3 blijft het digitale register een managementkeuze, te evalueren omwille van de organisatorische voordelen en niet als een verplichting die moet worden nagekomen.
Het is een onderscheid dat het waard is om op papier te zetten, vooral als je meerdere locaties beheert met verschillende leeftijdsgroepen: dezelfde organisatie kan een deel binnen het kader hebben en een deel buiten, en de twee zaken worden op verschillende manieren behandeld.
Particuliere kleuterscholen: het nog te bespreken punt
Hier is maximale eerlijkheid vereist, want dit is het knooppunt waar we de meeste vragen over ontvangen.
Het lid dat betrekking heeft op het digitale protocol specificeert uitdrukkelijk "eerste en tweede cyclus". Dat over het elektronisch register bevat echter geen specifieke graad. Uit dit verschil komt de heersende interpretatie voort dat ook de particuliere kleuterschool onder de verplichting zou vallen.
Het blijft een interpretatie, geen zekerheid. Het is een redelijke en wijdverspreide lezing, maar het is geen bron: het is de manier waarop de tekst gewoonlijk wordt gelezen in afwezigheid van een officiële verduidelijking. En een officiële verduidelijking is er op het moment van schrijven nog niet: het ministerie heeft nog geen circulaire verspreid die het toepassingsgebied definieert.
De praktische consequentie is er maar één. Voordat je uitgavenverplichtingen aangaat, controleer je jouw positie met jouw adviseur en met het regionale schoolbestuur dat verantwoordelijk is. Zij kunnen je vertellen hoe de regel op jouw geval en in jouw gebied wordt toegepast. Geen haast en geen deadlines om na te jagen: een goede controle, voordat je iets ondertekent.
Wat nu concreet te doen
- Leg de positie van elke locatie schriftelijk vast. Voor elke vestiging: leeftijdsgroep, juridische aard, aanwezigheid of afwezigheid van gelijkwaardigheid. Dit is de basis voor elke volgende beslissing.
- Vraag om een schriftelijke bevestiging. Een e-mail naar de adviseur en een verzoek aan het regionale schoolbestuur geven je een documentair houvast, ook nuttig na enkele maanden.
- Als je al een digitaal register gebruikt, controleer dan de gegevensuitvoer. Zorg ervoor dat je kunt exporteren en bewaren wat je registreert, in formaten die ook buiten de software leesbaar zijn.
- Beslis wie wat registreert. Binnenkomst, vertrek, afwezigheden: bepaal nu wie zich in elke sectie bezighoudt met wat en op welk moment van de dag, zodat er in september niet improvisatie is.
- Stem informatie en privacy-aanstellingen op elkaar af. Als je het instrument verandert, moeten de informatie aan de gezinnen en de aanstelling van de leverancier als verwerkingsverantwoordelijke dienovereenkomstig worden bijgewerkt.
- Bereid de communicatie naar de gezinnen voor. Een paar regels in de brief aan het begin van het jaar voorkomen tientallen vragen op de eerste openingsdag.
Hoe het zich vertaalt in de dagelijkse gang van zaken van een sectie
Afgezien van het wettelijke kader, heeft een digitaal register alleen zin als het het echte ritme van een structuur 0-6 kan bijhouden. Bij Easy.School is het digitale register inbegrepen in de licentie: het is geen extra module die apart moet worden aangeschaft.
Het registreert binnenkomst, vertrek en afwezigheid met tijd, begeleider en reden, en de registratie kan handmatig, via QR-code of PIN plaatsvinden, afhankelijk van hoe de toegang tot de structuur is georganiseerd. Het logboek verzamelt aanwezigheid, lunch, tussendoortje, middagdutje, behoeften, activiteiten en gemiddelde van de dag: de opvoeders hebben één plek om aantekeningen te maken, in plaats van drie verschillende notitieboeken. De terugkerende registraties worden geautomatiseerd per sectie, dag van de week en tijdsperiode, zodat wat elke week herhaald wordt niet elke keer opnieuw hoeft te worden geschreven.
Wat betreft documentatie, kunnen de registers worden geëxporteerd in PDF, Excel en CSV. Er is ook een protocolregister met een doorlopende nummering per jaar, SHA-256 hash op het bestand en ZIP-export voor een datumbereik. Elke structuur heeft een eigen database, de gegevens blijven in het Europese gebied, de aanstellingsakte als verwerkingsverantwoordelijke is downloadbaar, de DPO is aangesteld en de acties op de tabellen worden gelogd.
Wat de kosten betreft, aangezien de regel geen financiering met zich meebrengt, is het cijfer als volgt: voor de eerste 20 ingeschreven kinderen kost de licentie 25 euro per maand of 250 euro per jaar plus BTW, met 4 GB inbegrepen. Elk extra kind voegt 0,60 euro per maand (6 euro per jaar) en 0,2 GB toe. De enige variabele kosten zijn de extra GB, SMS en AI-functies. Easy.School is een cloudmanagementsysteem dat is gewijd aan 0-6, ontwikkeld door een Romeinse softwarehuis dat actief is sinds 2010 en door meer dan 1000 structuren wordt gebruikt.
Samenvattend
Het elektronisch register voor particuliere scholen was geen maatregel voor één jaar: blijft geldig in 2026/27, met dezelfde opzet als 2025/26. De particuliere scholen van de eerste en tweede cyclus vallen onder de verplichting; de kinderopvang en de diensten 0-3 vallen buiten de verplichting en beschouwen de digitale optie als een managementkeuze; voor de particuliere kleuterscholen is de heersende lezing die van inclusie, maar het is een interpretatie en er ontbreekt nog een ministeriële circulaire die het toepassingsgebied verduidelijkt.
Voordat je middelen inzet, laat je positie controleren door de adviseur en het regionale schoolbestuur. Kies daarna rustig het instrument, kijkend naar hoe jouw structuur echt werkt. Probeer Easy.School gratis.
