Martes, cinco de la tarde. La responsable administrativa de una cooperativa con cuatro guarderías debe preparar un número para el consejo de administración: cuánto hemos facturado en septiembre, sede por sede. Dos sedes facturan con el número de IVA de la cooperativa. Una factura con la de una pequeña sociedad creada para un proyecto con una empresa del territorio. La cuarta es una guardería en convenio supervisada dentro de un consorcio. Resultado: cuatro exportaciones, dos programas y una hoja de cálculo que no concuerda.
Cuando las sedes crecen, tarde o temprano también crecen las entidades legales. En este artículo vemos por qué sucede, qué cambia en la facturación cuando los números de IVA son más de uno y cómo mantener todo dentro de una sola licencia, con una vista única sobre la facturación.
Cuando las sedes no son todas la misma empresa
En el mundo 0-6 las configuraciones más frecuentes son cuatro, y a menudo coexisten.
- Una cooperativa, más sedes, un solo número de IVA. Es el caso más simple: todas las sedes facturan con los mismos datos societarios.
- Un grupo con más sociedades. Una sociedad por sede, o una para las sedes privadas y una para los servicios subcontratados.
- Un consorcio que coordina más cooperativas, cada una con su propio número de IVA y su propia contabilidad.
- Guardería y escuela infantil en el mismo edificio, gestionadas por dos entidades diferentes: por ejemplo, un organismo que gestiona la infancia y una cooperativa que gestiona la guardería.
La entidad legal no es un detalle. Decide quién emite el documento, qué numeración sigue, qué régimen de IVA se aplica, dónde llegan las facturas de los proveedores y qué contable debe recibir el archivo. Si el software opera por sedes pero no por entidades, todo esto recae sobre quien factura.
El plesso es la unidad de trabajo, la entidad legal es una configuración
En Easy.School todas las sedes están dentro de la misma licencia: cada sede es un plesso, y puedes crear tantos como necesites. La separación entre entidades legales se juega a nivel de plesso: para cada uno decides con qué entidad legal facturar. Dos plessos pueden compartir el mismo número de IVA, un tercero puede tener uno propio.
En la práctica, los datos personales que terminan en el documento se ingresan al entrar en el plesso, en la configuración del área administrativa: razón social, dirección, número de IVA, código fiscal, régimen fiscal. También la facturación electrónica se activa plesso por plesso, con un formulario de adhesión que firmar y cargar; el personal de Easy.School verifica los datos y activa el servicio, generalmente en pocas horas y como máximo dentro de 24 horas en días hábiles. Si necesitas el paso a paso, la guía sobre cómo crear y configurar un nuevo plesso parte de ahí.
Así, la estructura organizativa y la societaria no tienen que coincidir, y no es necesario multiplicar licencias y accesos.
Numeraciones y documentos: cada entidad con sus reglas
Cada sujeto que emite facturas tiene su propia numeración progresiva, y el contable la espera limpia. Para ayudarte a mantenerla en orden, en los parámetros de facturación puedes añadir caracteres antes o después del número (por ejemplo, un prefijo por sede) y establecer una numeración secundaria como predeterminada, que se usa también para notas de crédito y notas de débito. En la lista de documentos encuentras filtros que aíslan precisamente esas numeraciones.
Si dos plessos facturan con el mismo número de IVA, decide junto con el contable si usar una única serie o distinguirlas con un prefijo: es una elección contable, no técnica. El software también muestra un aviso cuando, por error, se establece un número diferente del normal progresivo.
También las tasas de IVA se personalizan en las configuraciones administrativas, y cada producto facturable tiene la suya. Es el punto en el que las diferentes entidades se hacen sentir más: el mismo servicio puede tener un tratamiento de IVA diferente dependiendo de quién lo presta. Sobre esto, la comparación con el asesor fiscal debe hacerse antes de emitir el primer documento, no después.
Facturas de los proveedores: quién las ve
Más números de IVA significan también más flujos de facturas entrantes. Para cada plesso elige si recibir o no las facturas pasivas. Si la recepción está habilitada, las facturas que llegan con el número de IVA de ese plesso aparecen en su área de compras. Si gestionas muchas estructuras con el mismo número de IVA y no quieres que esa información se comparta en cada sede, la opción recomendada es deshabilitarla en los plessos operativos y mantenerla activa donde trabaja la administración.
La vista desde arriba: la facturación de todos los plessos
Volvemos a la pregunta del consejo de administración. Desde la cuenta principal, en la gestión de plessos, hay una página dedicada a la administración que resume, mes a mes:
- la lista de plessos de la licencia;
- el número de niños inscritos activos en cada plesso;
- el número de documentos emitidos por plesso;
- el importe total de los documentos emitidos por plesso;
- una línea de total que suma todo.
Desde aquí también puedes descargar los documentos fiscales de todos los plessos en un único archivo, o seleccionar solo algunos plessos. Es la función que resuelve el caso de las entidades múltiples: si la sociedad B tiene su propio contable, descargas solo los plessos que facturan con su número de IVA y le envías exactamente lo que necesita. En el archivo, los archivos XML y los PDF están organizados en dos carpetas separadas.
El número de niños junto a la facturación no es un detalle. Poner juntos los dos datos te dice inmediatamente si una sede factura poco porque tiene pocos inscritos o porque algo en el ciclo de facturación se ha atascado. Para un análisis más detallado, por servicio o por contrato, se necesitan los centros de costo asignados a la línea individual: la vista por plesso y la de por contrato responden a dos preguntas diferentes.
Familias, datos compartidos y límites entre entidades
Una familia con un niño en la guardería y otro en la escuela infantil, cuando los dos servicios pertenecen a sujetos diferentes, recibe documentos de dos entidades diferentes. Es correcto, pero debe explicarse bien en septiembre, de lo contrario llega la llamada: ¿por qué dos facturas?
En las preferencias de gestión de plessos puedes decidir si compartir las fichas de los familiares entre plessos. La opción Sí se recomienda cuando los plessos pertenecen al mismo instituto, como guardería y educación infantil en la misma estructura: la secretaría encuentra al familiar ya ingresado. La opción No se recomienda cuando los plessos tienen gestiones o sedes diferentes, para evitar comparticiones innecesarias. Con entidades legales distintas, el No es a menudo la opción más prudente también en términos de privacidad.
Dos precauciones completan el cuadro. Para cada plesso puedes fijar un número máximo de niños y un espacio máximo, así una sede no consume los recursos de toda la licencia. Y con roles y permisos, la coordinadora de sede ve y gestiona su plesso, mientras que la administración central ve todos.
Por dónde empezar si hoy tienes más gestores
Si hoy las entidades viven en programas diferentes, el paso se prepara con un mapa simple, incluso antes de abrir el software:
- Enumera las sedes y, al lado, el número de IVA con el que cada una factura hoy y con el que deberá facturar mañana.
- Para cada número de IVA anota régimen fiscal, numeración en curso, contable de referencia y quién recibe las facturas de los proveedores.
- Decide las reglas de compartición: qué plessos comparten las fichas familiares y quién ve qué datos.
- Activa la facturación electrónica plesso por plesso y, antes de la primera factura, pide al personal que verifique contigo los parámetros.
Para el resto de la migración, muchos datos se copian de un plesso a otro en lugar de ser reescritos. Sobre la organización general de más sedes también hemos escrito cómo gestionar más sedes de guardería con un único software.
En resumen
Cuando las sedes pertenecen a sujetos diferentes, la facturación debe seguir la entidad legal y no solo la dirección. En Easy.School cada plesso factura con la entidad que elijas, con sus datos, su numeración y su facturación electrónica, mientras que la cuenta principal ve la facturación de todos los plessos en una sola tabla y descarga los documentos de todos, o solo de algunos, en un único archivo. Las decisiones fiscales deben tomarse con el contable: el software mantiene separado lo que debe permanecer separado y te da el total cuando es necesario.
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