Beskrivning av funktionen
Easy.School gör det möjligt för koordinatorn att bestämma vilka dagar och tidsintervall familjer får skicka meddelanden till verksamheten, både från appen Easy Family och från webbversionen. Utanför dessa intervall är sändning blockerad, men den anhörige kan spara meddelandet som utkast och skicka det senare.
Funktionen ser till att personalen inte får meddelanden under natten, på helgen eller när verksamheten är stängd, vilket förbättrar hanteringen av kommunikationen och teamets välbefinnande.
Observera: blockeringen gäller uteslutande meddelanden som skickas av anhöriga till verksamheten. Koordinatorn och pedagogerna kan fortsätta skicka meddelanden till familjerna när som helst.
Observera: inställningen gäller för den enhet där du befinner dig. Om du hanterar flera enheter måste du ställa in blockeringen i var och en av dem.
Var hittar du inställningen
Den här inställningen finns på koordinatorsidan (ljusblå meny), inom enheten:
Inställningar → Kommunikation
Så aktiverar du tidsbegränsningen
Steg 1 – Gå till avsnittet Kommunikation
Logga in i systemet med ett koordinatorkonto och öppna önskad enhet.
Klicka på ”Inställningar” i menyn till vänster för att expandera undermenyn.
Klicka på ”Kommunikation” bland undermenyns alternativ.
Steg 2 – Aktivera tidsbegränsningen
På sidan Kommunikation hittar du alternativet:
”Begränsa familjers meddelanden till skolan till specifika tider”
Som standard är alternativet avaktiverat. Aktivera det genom att klicka på reglaget (växlingsknappen) till höger om alternativet: det blir grönt.
Följande informationstext visas:
”När funktionen är aktiverad kan familjemedlemmar skicka meddelanden till skolan endast under de tidsintervall som angetts för respektive dag”
och avsnittet Snabbförval samt listan över veckodagar öppnas.
Steg 3 – (Valfritt) Använd ett snabbförval
Förvalen fyller med ett klick i tidsintervallen för vardagar (mån–fre), som du sedan kan ändra:
”Skoltid” — mån–fre · 07:00–17:00
”Endast förmiddag” — mån–fre · 07:00–13:00
”Förlängd tid” — mån–fre · 07:00–19:00
Steg 4 – Ställ in tidsintervallen för varje dag
Klicka på en dag (eller på pilen bredvid) för att expandera den och se de befintliga intervallen.
Om du vill lägga till ett intervall klickar du på ”+ Lägg till tidsintervall” och fyller i de två obligatoriska fälten ”Starttid” och ”Sluttid”. Exempel: 08:00 – 18:00
Klicka på ”Spara” för att bekräfta intervallet.
Om du vill ta bort ett intervall klickar du på papperskorgsikonen bredvid intervallet.
Du kan lägga till flera intervall samma dag (till exempel ett på förmiddagen och ett på eftermiddagen) och ange olika tider för varje dag, till exempel endast förmiddag på lördagar.
Viktigt: en dag utan intervall gör att familjerna inte kan skriva den dagen. Om du aktiverar begränsningen utan att lägga till något intervall kan familjerna aldrig skriva.
Steg 5 – Spara inställningarna
När du har ställt in intervallen klickar du på ”Spara”: ändringarna börjar gälla först efter att de sparats.
Så avaktiverar du tidsbegränsningen
Så här gör du för att låta familjer skicka meddelanden när som helst:
Gå till Inställningar → Kommunikation.
Klicka på reglaget för att avaktivera det.
Om du uppmanas klickar du på ”Spara” för att bekräfta ändringen.
Vad familjerna ser
När en anhörig försöker skriva utanför de tillåtna tidsintervallen, både från appen Easy Family och från webbversionen, visas en röd varning på meddelandeskärmen:
”Det går inte att skicka meddelanden just nu. Du kan ändå spara ditt meddelande som utkast och försöka igen senare.”
Den anhörige kan skriva meddelandet och använda knappen ”Spara utkast” för att skicka det när ett tillåtet intervall börjar.
Sammanfattning
Var: koordinatorsidan → Inställningar → Kommunikation
Behörighet som krävs: koordinator
Omfattning: den enhet där inställningen är gjord
Tidsintervall: ett eller flera för varje veckodag, med snabbförval för mån–fre
Utanför tiderna: familjer kan endast spara meddelandet som utkast
Den fullständiga beskrivningen steg för steg finns också i guiden Hur man ställer in kommunikationsblockering för familjer.
Vanliga frågor
Kan jag ställa in olika tidsintervall för olika dagar (t.ex. helgen)? Ja. Varje dag har sina egna tidsintervall, som du kan lägga till, ändra eller ta bort var för sig. En dag utan intervall förblir stängd för meddelanden.
Kan jag lägga till flera intervall samma dag? Ja, med ”+ Lägg till tidsintervall” kan du skapa flera intervall samma dag.
Om jag avaktiverar reglaget, kan familjerna skriva när som helst? Ja, när du avaktiverar reglaget kan familjerna skicka meddelanden utan någon tidsbegränsning.
Gäller blockeringen även frånvaroanmälningar? Nej, frånvaroanmälan via appens särskilda funktion omfattas inte av blockeringen.