Lunedì di metà settembre, le otto e quaranta. Leo entra al nido per la prima volta in braccio al papà. L'educatrice di riferimento sa come si chiama, quando è nato e chi verrà a prenderlo. Non sa che per addormentarsi vuole un fazzoletto di stoffa vicino alla guancia, che a casa lo chiamano Lollo e che le banane non le tocca. Tutto questo è scritto da qualche parte: su un modulo di carta compilato a giugno, al momento dell'iscrizione, che adesso sta in un raccoglitore in ufficio.
Il questionario di inserimento serve proprio a questo: far arrivare in sezione, prima del bambino, quello che la famiglia sa e che agli educatori serve nei primi giorni. In questo articolo vediamo come costruirlo in Easy.School, come farlo compilare dall'app Easy Family e come trasformarlo in uno strumento che resta vivo tutto l'anno, invece di un foglio che si riempie una volta e si dimentica.
Perché il modulo di carta si perde per strada
Il modulo cartaceo ha tre limiti, e nessuno dipende dalla buona volontà di chi lo usa. Il primo è il luogo: sta in segreteria, mentre le informazioni servono in sezione, al momento del cambio o del riposo. Il secondo è il tempo: fotografa il bambino a giugno, e a settembre un bambino di un anno è già un altro bambino. Il terzo è tutto quello che succede tra la penna del genitore e gli occhi dell'educatrice: fotocopie, appunti ricopiati, frasi dette di corsa sulla porta.
Del perché raccogliere la storia del bambino sia importante abbiamo già parlato in L'Anamnesi e la sua importanza. Qui ci concentriamo sul come: dove si raccolgono quelle informazioni, chi le compila e dove le ritrovano gli educatori quando servono.
Come funziona il questionario in Easy.School
In Easy.School i questionari di inserimento si creano direttamente nel gestionale. I genitori rispondono dall'app Easy Family e possono aggiornare le risposte con il passare del tempo; le educatrici le consultano in qualsiasi momento all'interno della scheda del bambino. Il lavoro del coordinatore si divide in tre passaggi, tutti dalla voce Questionario del menu laterale.
- Le categorie. Servono a organizzare le domande per tema. Si creano con "Gestione categoria" e poi "Nuova Categoria".
- Le domande. Con "Nuova Domanda" si sceglie la categoria di appartenenza e si scrive il testo. Domande e categorie si possono modificare o cancellare in qualsiasi momento.
- L'invio. Con "Invia Questionario" si scelgono la categoria, le domande da includere e i destinatari.
Il passo per passo completo, schermata per schermata, è nella guida all'uso del Questionario.
Quali domande fare e come raggrupparle
Le categorie sono la parte da pensare con più calma, perché danno forma a tutto il resto. Una traccia che funziona per molte strutture 0-6:
- Sonno e routine. Come si addormenta, se usa il ciuccio o un oggetto a cui è affezionato, a che ora riposa a casa.
- Alimentazione. Cosa mangia volentieri, cosa rifiuta, se mangia da solo o va aiutato. Allergie e diete restano legate alla documentazione medica che la struttura già richiede: il questionario racconta le abitudini, non la sostituisce.
- Linguaggio. Le lingue parlate in casa, le parole e i soprannomi che usa, come chiede aiuto.
- Autonomie. Pannolino, vasino, vestirsi, bere dal bicchiere: tra un lattante e un bambino di cinque anni cambia tutto.
- Relazioni. Fratelli, nonni presenti, esperienze precedenti con altri nidi o con una babysitter, cosa lo consola quando è triste.
Le domande aperte, brevi e concrete rendono più di quelle generiche. "Com'è il carattere di vostro figlio?" produce risposte di circostanza. "Cosa fate quando si sveglia piangendo dal riposino?" produce un'informazione che l'educatrice userà il primo giorno. Vale anche la regola opposta: chiedi solo quello che userai davvero. Ogni domanda in più è un dato personale da custodire e un minuto in più chiesto alla famiglia.
Una categoria per ogni momento dell'anno
Siccome a ogni invio si scelgono le domande da includere, non serve un questionario unico e lunghissimo. Puoi preparare una categoria per l'inserimento, da mandare prima dell'ingresso, e altre per momenti diversi: il passaggio a una nuova sezione, il rientro dopo una lunga assenza, la preparazione dei colloqui di metà anno.
Lo stesso vale per i destinatari. Un questionario di inserimento ha senso solo per i nuovi iscritti, non per tutta la struttura. Nella schermata di invio ogni bambino compare in un riquadro con foto, nome, sezione e il familiare a cui arriverà il questionario: si selezionano i bambini interessati con il tasto "+", oppure tutti insieme con "Seleziona tutti". Il familiare destinatario si cambia dal menu a tendina, comodo quando è il papà a seguire l'inserimento.
Al testo che accompagna il questionario puoi allegare un documento, una foto o un video: per esempio la presentazione delle prime settimane o il calendario dell'ambientamento. Le famiglie trovano tutto nello stesso messaggio.
Dal lato della famiglia: la compilazione dall'app
Per il genitore il percorso è breve. Nell'app Easy Family sceglie la struttura e il bambino, poi dalla schermata home tocca "Richieste" e quindi "Questionario". Trova l'elenco dei questionari disponibili, risponde direttamente nell'app e conferma con "Salva". La guida per rispondere da app Easy Family è utile da girare alle famiglie insieme al primo messaggio.
Il vantaggio non è solo pratico. Compilare a casa, la sera, senza nessuno che aspetta dall'altra parte del tavolo, cambia la qualità delle risposte: c'è il tempo di pensare, di chiedere all'altro genitore, di ricordarsi del fazzoletto di stoffa.
Risposte che crescono insieme al bambino
Un bambino di quattordici mesi a ottobre e lo stesso bambino a marzo dormono, mangiano e parlano in modo diverso. Per questo conta che le famiglie possano aggiornare le risposte nel tempo, senza compilare un modulo nuovo. Se a gennaio i riposini sono diventati uno solo, o il ciuccio è sparito, il genitore lo corregge e l'informazione in sezione torna quella giusta.
Conviene dirlo esplicitamente alle famiglie, perché non è scontato: il questionario non è un compito da consegnare, è una scheda da tenere aggiornata. Un breve messaggio al rientro dalle vacanze, che invita a ricontrollare le risposte, basta a farlo diventare un'abitudine.
In sezione: le risposte dentro la scheda del bambino
Dal lato educativo il punto decisivo è dove si trovano le risposte. Le educatrici le consultano all'interno della scheda del bambino, nello stesso posto dove trovano gli altri dati che servono durante la giornata. Non c'è un modulo da chiedere in ufficio, né un raccoglitore da sfogliare.
Questo cambia il modo in cui si preparano i primi giorni. L'educatrice di riferimento può leggere le risposte prima del colloquio iniziale e arrivarci con domande precise. Chi copre un turno o sostituisce una collega dà un'occhiata e sa che Leo si addormenta con il fazzoletto. E l'ambientamento, che resta un fatto di relazione e osservazione, come raccontiamo nella guida all'inserimento al nido, parte con qualche incertezza in meno.
I questionari non sono solo del coordinatore. Anche un educatore può crearne e inviarne uno dal browser, dall'icona Comunicazioni, con "+ Nuovo" e il tipo di messaggio Questionario: utile quando una sezione vuole fare domande specifiche alle proprie famiglie. I passaggi sono nella guida come creare e inviare un questionario da browser.
In sintesi
Il questionario di inserimento funziona quando arriva in sezione prima del bambino e resta aggiornato dopo. In Easy.School si costruisce per categorie, si invia solo alle famiglie interessate scegliendo le domande, si compila dall'app Easy Family e si ritrova nella scheda del bambino, dove le educatrici lo leggono quando serve. Le famiglie possono correggere le risposte nel tempo, e il ritratto del bambino cresce con lui.
Vuoi raccogliere le informazioni di inserimento senza moduli di carta? Prova Easy.School gratis.
