Montag, halb zehn. In der Verwaltung klingelt das Telefon: Es ist die Reinigungsfirma, die zwei Ihrer Standorte bedient, und sie fragt höflich, wann die Rechnung für August beglichen wird. Seit drei Wochen überfällig. Niemand hatte sie gesehen: Sie war im Postfach einer Koordinatorin gelandet, die im Urlaub war, die sie an eine Kollegin weitergeleitet hatte, die sie in einen Ordner mit dem Namen "zu zahlen" gelegt hatte.
Die Rechnungen der Lieferanten machen keinen Lärm, bis sie fällig sind. In einer Genossenschaft oder einem Netzwerk mit mehreren Standorten kommen sie über verschiedene Kanäle, an verschiedene Personen, für verschiedene Dienstleistungen, und ihre Verwaltung hängt oft vom Gedächtnis einer Person ab. In diesem Artikel sehen wir, woher die passiven Rechnungen kommen, wie man sie an einem Ort sammelt, wie man entscheidet, wer was sieht, wenn es viele Standorte gibt, und wie man Zahlungen und Fristen ohne parallele Ordner im Blick behält.
Wo die Rechnungen der Lieferanten verloren gehen
Eine Einrichtung für 0-6-Jährige kauft mehr als es scheint: die Lebensmittel oder den Mensa-Service, Windeln und Hygieneprodukte, Materialien für die Aktivitäten, Wartungen, Reinigungen, Versorgungsleistungen, die Schulung des Personals. Mit drei oder vier Standorten werden die Lieferanten zu Dutzenden, und jeder hat seine eigenen Zahlungsbedingungen.
Das Problem ist fast nie die Zahlung selbst. Es ist alles, was davor kommt: zu wissen, dass die Rechnung angekommen ist, zu verstehen, auf welchen Standort sie sich bezieht, zu überprüfen, dass sie mit dem übereinstimmt, was tatsächlich geliefert wurde, sich daran zu erinnern, wann sie zu zahlen ist. Wenn diese Informationen in persönlichen E-Mail-Postfächern, gemeinsamen Ordnern und Post-its auf dem Monitor leben, reicht eine Abwesenheit oder ein Rollenwechsel aus, damit etwas zurückbleibt. Und die Verzögerung kostet in den Beziehungen zu den Lieferanten, manchmal in Zinsen, fast immer in verlorener Zeit, um alles wiederherzustellen.
Die passiven Rechnungen heute: fast immer elektronisch
Eine passive Rechnung ist einfach eine Rechnung, die du erhältst, anstatt sie auszustellen. Seit die elektronische Rechnungsstellung zwischen italienischen Betreibern obligatorisch geworden ist, reisen fast alle Rechnungen der Lieferanten als XML-Dateien über das Austauschsystem der Steuerbehörde. Ab dem 1. Januar 2024 betrifft die Verpflichtung auch Lieferanten im Pauschalbesteuerungsregime, die zuvor teilweise davon ausgeschlossen waren: Der kleine Handwerker, der den Gartenzaun repariert, schickt dir heute eine elektronische Rechnung wie das große Lieferunternehmen.
Es gibt einige besondere Fälle, wie zum Beispiel ausländische Lieferanten, die separat mit dem eigenen Steuerberater verwaltet werden müssen. Aber die Regel ist klar: Die Rechnung kommt im elektronischen Format, verbunden mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers. Und genau das ermöglicht es, sie automatisch zu sammeln, anstatt ihnen hinterherzulaufen.
Ein einziger Zielort: der Bereich Einkäufe
In Easy.School erscheinen die passiven Rechnungen, die mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Einrichtung empfangen werden, im Verwaltungsbereich, im Abschnitt Einkäufe. Es ist nicht nötig, dass jemand sie weiterleitet oder hochlädt: Sie kommen dort an und bleiben dort, mit ihrer Originaldatei.
Die gerade angekommenen und noch nicht bearbeiteten Rechnungen befinden sich im Tab Zu registrieren. Es ist de facto deine To-Do-Liste: Alles, was darin ist, muss noch von dir bearbeitet werden. Wenn du sie registrierst, verlässt die Rechnung die Warteschlange und wird Teil des Einkaufsarchivs.
Um nicht daran denken zu müssen, kannst du wählen, eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine neue passive Rechnung eintrifft. Das ist kein Detail: Es bedeutet, dass die Rechnung der Reinigungsfirma nicht darauf wartet, dass jemand zufällig die Verwaltungssoftware öffnet, sondern am selben Tag sichtbar wird.
Mehrere Standorte, eine oder mehrere Umsatzsteuer-Identifikationsnummern: Wer sieht was
In Genossenschaften ist die typische Situation eine von diesen beiden: Jeder Standort hat seine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, oder mehrere Standorte fakturieren mit derselben. Easy.School verwaltet beide, denn für jede Einrichtung kannst du entscheiden, mit welcher rechtlichen Einheit du fakturieren möchtest und ob du die passiven Rechnungen empfangen möchtest oder nicht.
- Empfang aktiviert. Die passiven Rechnungen, die mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Einrichtung empfangen werden, sind im Abschnitt Einkäufe dieses Standorts sichtbar.
- Empfang deaktiviert. Dies ist die empfohlene Option, wenn du viele Einrichtungen mit derselben Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwaltest, aber nicht möchtest, dass diese Informationen in jedem Standort geteilt werden. Die Rechnungen werden von denen eingesehen, die sie einsehen müssen, nicht von allen.
Hinzu kommen die Rollen und Berechtigungen. Der Abschnitt Einkäufe ist eine Funktion, die für jedes Profil aktiviert oder deaktiviert werden kann: Die zentrale Verwaltung sieht ihn, die Standortkoordinatorin kann ihn sehen, wenn sie die Lieferungen kontrolliert, die Erzieherinnen in der Regel nicht. Es ist eine einfache Möglichkeit, zwei Bedürfnisse zusammenzubringen, die oft aufeinanderprallen: Zahlungen zu zentralisieren und denjenigen vor Ort die Kontrolle darüber zu überlassen, was tatsächlich angekommen ist. Wenn du mehr über die Organisation an mehreren Standorten erfahren möchtest, haben wir darüber in wie man mehrere Kindergärten mit einer einzigen Verwaltungssoftware verwaltet gesprochen.
Registrierte Zahlungen und bevorstehende Fristen
Die Rechnungen in Ordnung zu erhalten, ist die Hälfte der Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, zu wissen, was du bereits bezahlt hast und was bald fällig ist. In der Verwaltung der passiven Rechnungen kannst du die geleisteten Zahlungen registrieren und die künftigen Fristen im Blick behalten, sodass die Frage "Haben wir das bezahlt?" im Verwaltungsprogramm und nicht im Gedächtnis der Person, die an diesem Tag im Büro war, beantwortet wird.
Einige Gewohnheiten machen diese Kontrolle wirklich nützlich:
- Registriere die Zahlung, wenn du sie machst, nicht am Ende des Monats. Eine Überweisung, die am selben Tag registriert wird, ist eine zuverlässige Information; eine, die dreißig Tage später rekonstruiert wird, ist eine Schätzung.
- Überprüfe die Fristen der nächsten zwei Wochen einmal pro Woche, immer am selben Tag. Es braucht nur wenige Minuten, und kein Lieferant muss dich mehr anrufen, um dich daran zu erinnern.
- Melden Sie sofort die Beanstandungen. Wenn eine Lieferung unvollständig angekommen ist, sagt die Person vor Ort dies, bevor die Rechnung bezahlt wird, nicht danach.
Das Ergebnis ist eine Gesamtübersicht, die früher ein manuell geführtes Spreadsheet erforderte. Und wie bei den ausgestellten Rechnungen zählt eine einzige Quelle der Zahlen mehr als zwei Quellen, die nicht übereinstimmen: Das haben wir auch beim Thema Kostenstellen und separate Aufträge gesehen.
Der Steuerberater und das XML-Archiv
Am Ende des Monats oder am Ende des Quartals fragt der Steuerberater nach den Einkaufsrechnungen. Diese einzeln herunterzuladen, ist der langweiligste Teil der Verwaltungsarbeit und auch der einfachste, um Fehler zu machen.
Aus dem Tab Zu registrieren im Abschnitt Einkäufe kannst du ein ZIP-Archiv mit den XML-Dateien der passiven Rechnungen herunterladen, auch von denen, die du noch nicht registriert hast. Wähle einen Datumsbereich, maximal drei Monate, und generiere die Datei: Du erhältst eine E-Mail mit dem Link zum Herunterladen an die Hauptadresse der Lizenz. Darin findest du das XML jeder Rechnung und die entsprechende Quittung.
Alternativ kannst du ein Konto für den Steuerberater erstellen, mit eingeschränkter Sichtbarkeit auf den Verwaltungsbereich. Er kann selbst herunterladen, was er braucht, wann er es braucht, ohne Zugang zum Protokoll und zu den Bildungsbereichen. Die Privatsphäre bleibt dort, wo sie hingehört, und du trittst aus der Rolle des Vermittlers heraus.
Eine Routine, die auch funktioniert, wenn sich die Personen ändern
Der wahre Wert all dessen zeigt sich in Übergangszeiten: der Urlaub im August, eine Elternzeit in der Verwaltung, eine neue Koordinatorin, die zur Jahresmitte kommt. Wenn der Prozess in den Gewohnheiten einer Person lebt, geht er mit ihr. Wenn er im Verwaltungsprogramm lebt, findet der Neue die Warteschlange der zu registrierenden Rechnungen, die bereits geleisteten Zahlungen und die bevorstehenden Fristen.
Für eine Einrichtung mit mehreren Standorten genügt eine einfache Routine: die E-Mail-Benachrichtigung für neue Rechnungen, ein wöchentlicher Überblick über Registrierungen und Fristen, der Download des XML-Archivs für den Steuerberater bei jedem Abschluss eines Zeitraums. Drei wiederholte Handlungen, kein Ordner mit dem Namen "zu zahlen".
Zusammenfassung
Die Rechnungen der Lieferanten kommen mittlerweile fast alle im elektronischen Format an, und das ist nur dann ein Vorteil, wenn sie an einem bestimmten Ort landen. Sie in der Sektion Einkäufe zu sammeln, für jede Einrichtung zu entscheiden, ob sie empfangen werden und wer sie sehen kann, die Zahlungen zu registrieren und regelmäßig die zukünftigen Fristen im Blick zu behalten, verwandelt eine Arbeit, die aus Nachverfolgungen besteht, in eine geordnete Kontrolle. Die steuerlichen und buchhalterischen Entscheidungen bleiben zu teilen mit dem Steuerberater: Die Verwaltungssoftware liefert die Daten geordnet, zum richtigen Zeitpunkt.
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