Bericht für die Gemeinde: welche Daten werden angefordert und wo man sie findet

Die Anfrage kommt am Dienstag. Das Amt für Bildungsdienste fordert die Daten des gerade abgeschlossenen Zeitraums an, mit einer Frist von zehn Tagen. Und der Wiederaufbau beginnt: ein Anruf an jede Einrichtung, drei Tabellenkalkulationen gleichzeitig geöffnet, Summen, die jemand bereits gemacht hat und die du wieder machst, weil du nicht mehr weißt, woher sie kamen.

Die Kosten sind nicht nur die Zeit. Es ist so, dass zwei Abfragen derselben Sache, die zu unterschiedlichen Zeiten gemacht werden, unterschiedliche Zahlen liefern, und du hast keine Möglichkeit, es zu bemerken, bevor du abgibst. Hier findest du die Datenkategorien, die die Behörden am häufigsten von einem 0-6 Dienst in Ausschreibung oder Konzession anfordern, wo sie sich befinden, wenn die Einrichtung sie gut erfasst und in welcher Form sie ausgegeben werden.

Wenn die Anfrage kommt, beginnt der Wiederaufbau

Die Szene wiederholt sich in fast allen Einrichtungen. Der Koordinator schreibt an die Standorte, um die Anwesenheitszahlen zu erhalten, jemand antwortet mit einem Blatt, ein anderer mit einem Foto des Papierregisters. Die wirtschaftlichen Daten hat die Verwaltung, die Personaldaten befinden sich in einem anderen Ordner, die vollständigen Stammdaten sind an einem dritten Ort. Alles wieder zusammenzufügen bedeutet, zwei Tage damit zu verbringen, Spalten zusammenzukleben.

Das eigentliche Problem liegt am Ende. Wenn die Zahl aus einer handschriftlichen Summe stammt, ist diese Zahl nicht mehr überprüfbar: Wenn die Behörde im November eine Klarstellung zu einem im September übergebenen Daten verlangt, musst du die Arbeit von vorne beginnen und hoffen, dass sie stimmt. Und wenn sie nicht stimmt, weißt du nicht, welche der beiden Versionen die richtige ist, denn keine von beiden hat eine nachvollziehbare Quelle dahinter.

Die Kategorien, die die Behörden am häufigsten anfordern

Eine notwendige Vorbemerkung: Es gibt keine Liste, die überall gültig ist. Die Anforderungen variieren von Gemeinde zu Gemeinde, von Ausschreibung zu Ausschreibung und von Vereinbarung zu Vereinbarung: Was eine Behörde als wesentlich erachtet, fragt eine andere nie an. Deshalb findest du hier keine Verpflichtungen, sondern wiederkehrende Datenkategorien, d.h. die Arten von Informationen, die am häufigsten von einem 0-6 Dienst angefordert werden.

• Präsenz der Kinder: tatsächliche Frequenzen nach Zeitraum, normalerweise nach Abschnitt oder Einrichtung unterschieden.
• Stammdaten der eingeschriebenen Kinder und der Familien: wer anwesend ist, mit den Identifikationsdaten neben den Zahlen.
• Wirtschaftliche Daten: berechnete Gebühren, Einnahmen, ausgestellte Dokumente, eventuelle Kosten, die von der Behörde getragen werden.
• Personal: eingesetztes Personal, Dienststunden, Schichtabdeckung.
• Gestaltung des Dienstes: aktive Einrichtungen, Abschnitte, Kapazität, Öffnungszeiten.
• Unterstützende Dokumentation: die tatsächlichen Dokumente, nicht nur die Zusammenfassung.

Präsenz der Kinder: das tägliche Register

Es ist die Kategorie, die fast immer angefordert wird, und es ist auch die, die am schwierigsten manuell wiederherzustellen ist, da die Anwesenheit eine Zahl ist, die jeden Tag generiert wird und jeden Tag verloren geht. Wenn die Erzieherinnen sie nur im Abschnittsnotizbuch vermerken, hast du am Ende des Jahres zweihundert Seiten zu zählen.

In Easy.School, einer Cloud-Management-Software für 0-6 Dienste, die von über tausend Einrichtungen genutzt wird, wird das tägliche Register in Excel exportiert und gibt die tatsächlichen Anwesenheiten nach Abschnitt und Zeitraum zurück. Es ist der Unterschied zwischen der Anzahl der eingeschriebenen Kinder und der Anzahl der tatsächlich Anwesenden: zwei Daten, die die Behörden oft getrennt halten und die manuell leicht verwechselt werden können. Die Datei wird bereits nach Abschnitt aufgeteilt, sodass du, wenn die Anfrage mit einem anderen Detail kommt, als du erwartet hast, nicht von vorne anfangen musst: filtere.

Stammdaten: die Zahlen mit den Namen daneben

Viele Anfragen begnügen sich nicht mit der Gesamtsumme. Sie wollen wissen, wer da war: Liste der eingeschriebenen Kinder, Stammdaten, Zusammensetzung der Familie, Eintrittsdatum und gegebenenfalls Rücktrittsdatum. Wenn die Anwesenheiten an einem Ort und die Stammdaten an einem anderen liegen, ist dies der Punkt, an dem sich die Arbeit verdoppelt.

Die Berichte werden auch aus den Kind- und Familienkarten erstellt, sodass die Stammdaten zusammen mit den Zahlen enthalten sind, ohne manuelle Kreuzungen. Es gibt Jahresberichte für die Abbildung des Zeitraums und Berichte für jedes einzelne Kind, wenn die Behörde die Details einer bestimmten Position anfordert. Und wenn die Anfrage Informationen betrifft, die kein Standardfeld vorsieht, akzeptieren die Stammdaten benutzerdefinierte Felder für Kinder, Familienangehörige und Personal: du fügst es einmal hinzu, füllst es im Laufe des Jahres aus und extrahierst es dann wie alles andere.

Gebühren, Rechnungen und Kostenstellen

Der wirtschaftliche Teil ist der, in dem die Zahlen, die nicht stimmen, den größten Schaden anrichten, denn eine falsche Gesamtsumme in einer bereits an die Behörde übergebenen Zusammenfassung ist schwer nachträglich zu korrigieren. Es ist wichtig, dass die Zusammenfassung aus denselben Dokumenten stammt, die du ausgestellt hast, nicht aus einer parallelen Tabelle.

Es gibt einen Excel-Export, der im Format der Steuerbehörde erstellt wurde, mit vollständigem Empfänger und Kind, einschließlich Steuernummer, steuerpflichtigem Betrag, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag. Es wird nach Abschnitt, Kind, Produkt, Zahlungsart und Dokumenttyp gefiltert: fünf Hebel, die fast alle Formen abdecken, in denen eine Anfrage eingehen kann. Wenn die Behörde die Dokumente und nicht die Zusammenfassung möchte, gibt es den massiven Download der Buchhaltungsdokumente. Und um zu verstehen, wie sich ein Betrag verteilt, werden die Kostenstellen der Rechnung und auch der einzelnen Zeile zugewiesen: so existiert das Detail bereits, wenn du es ausstellst, du rekonstruierst es nicht im Dezember.

Personal: Schichten, Anwesenheiten und Dokumente

Bei Personalfragen gibt es in der Regel drei Fragen: wer im Dienst war, wie viele Stunden, mit welchen Qualifikationen. Das sind drei Daten, die an verschiedenen Orten leben und die fast immer manuell wieder zusammengesetzt werden.

Die täglichen, wöchentlichen und persönlichen Schichten werden im PDF mit dem Kalender ausgedruckt, und das ist die Form, die einer Behörde am nächsten kommt, wenn sie die Dienstabdeckung anfordert. Die Anwesenheiten des Personals erfassen Eintritte, Austritte und Genehmigungen des Koordinators, sodass die Stundenanzahl keine Schätzung, sondern die Summe überprüfbarer Zeilen ist. Die Personalunterlagen befinden sich auf der Karte jedes Einzelnen, mit Sichtbarkeit nach Rolle: wenn die Qualifikationen einer Erzieherin benötigt werden, weißt du, wo sie sind, ohne in einem gemeinsamen Ordner suchen zu müssen.

Mehrere Einrichtungen und die Form, in der du lieferst

Wenn du mehrere Standorte verwaltest, liegt die Hälfte der Mühe darin, das, was getrennt entsteht, wieder zusammenzufügen. In Easy.School sind die Einrichtungen unbegrenzt und jede hat eigene Einstellungen: die Daten werden bereits der richtigen Einrichtung zugeordnet, sodass die Anfrage der Behörde durch Filtern und nicht durch Telefonieren erfüllt wird.

In Bezug auf die Form gilt eine einfache Regel: Excel, wenn die Behörde die Zahlen neu verarbeiten muss, PDF, wenn sie ein Dokument protokollieren muss. Das, was den Tag wirklich verändert, ist jedoch die Möglichkeit, den Export vor der Übergabe zu überprüfen: du öffnest die Datei, überprüfst die Zeilen, stellst sicher, dass die Gesamtsummen mit dem übereinstimmen, was du erwartest. Und wenn eine Zahl von einer vorherigen Abfrage abweicht, gibt es ein Protokoll der Aktionen in den Datenbanktabellen: du kannst sehen, was geändert wurde und wann, anstatt intuitiv zu entscheiden, welche Version du übergeben möchtest.

Zusammenfassend

Die Anforderungen der Behörden variieren von Gemeinde zu Gemeinde, aber die Datenkategorien wiederholen sich: Anwesenheiten, Stammdaten, wirtschaftliche Daten, Personal, Gestaltung des Dienstes. Wenn die Einrichtung sie während des Jahres gut erfasst, ist der Bericht kein Wiederaufbau, sondern ein Export: tägliches Register in Excel für die Anwesenheiten, Kinder- und Familienkarten für die Stammdaten, filterbarer buchhalterischer Export für den wirtschaftlichen Teil, Schichten und Anwesenheiten des Personals für die Abdeckung.

Die Arbeit verlagert sich vom Neuberechnen der Summen zum Überprüfen der Summen vor der Übergabe, und das verändert auch die Qualität dessen, was du übergibst. Möchtest du sehen, wie diese Daten in deiner Einrichtung extrahiert werden? Teste Easy.School kostenlos.