Datenaufbewahrung von Kindern: Wie lange und wo

Öffnen Sie das Archiv des Verwaltungssystems, um die Akte eines in diesem Jahr eingeschriebenen Kindes zu suchen. In der Liste erscheinen auch Namen von Kindern, die die Einrichtung vor fünf Jahren verlassen haben, Fotos von einer Feier, die seit 2021 niemand mehr angesehen hat, hochgeladene Zertifikate, die nie wieder geöffnet wurden. Niemand hat entschieden, dass sie dort bleiben: Es wurde einfach nie das Gegenteil entschieden.

Es ist die häufigste Situation in Kitas und Kindergärten, und es ist das Gegenteil des Risikos, das normalerweise gefürchtet wird. Lassen Sie uns sehen, warum die Ansammlung ein Problem ist, warum das improvisierte Aufräumen ein weiteres ist und welche Methode es ermöglicht, Ordnung zu schaffen, ohne das, was benötigt wurde, zu entfernen.

Fast keine Einrichtung hat ein Aufbewahrungsverfahren

Fragen Sie einen Koordinator, wie lange die Daten eines Kindes, das nicht mehr besucht, in den Systemen bleiben. Fast immer ist die Antwort keine Zahl: Es ist ein perplexer Gesichtsausdruck. Nicht aus Oberflächlichkeit, sondern weil das Thema nie als Entscheidung zu treffen aufgetaucht ist. Man hat sich um Zustimmungen, Informationen und die Sicherheit der Zugänge gekümmert. Was danach passiert, ist nie auf den Tisch gekommen.

Das Ergebnis ist, dass alles bleibt. Für immer. Und da niemand das entschieden hat, hat es auch niemand aufgeschrieben: Es gibt kein Dokument, das besagt, wie lange eine Datenkategorie aufbewahrt wird und wer eingreifen muss, wenn diese Zeit abgelaufen ist. Das Verwaltungssystem macht seine Arbeit, bewahrt auf, und das Archiv wächst, ohne dass es jemand verwaltet.

Was sich ansammelt, ohne dass es jemand bemerkt

Es lohnt sich, das Material zu betrachten, das sich in einer Einrichtung für 0-6 Jahre ansammelt. Es sind sehr unterschiedliche Kategorien, und das ist bereits der erste Hinweis: Sie können nicht das gleiche Schicksal haben.

• Personenstandsunterlagen der eingeschriebenen Kinder und Kontaktdaten der Familien, einschließlich der Personen, die zum Abholen berechtigt sind.
• Gesundheitsdokumente und Zertifikate, die zum Zeitpunkt der Einschreibung oder im Laufe des Jahres hochgeladen wurden.
• Fotos und Videos des Tagebuchs, der schwerste Teil des Archivs und derjenige, der am schnellsten wächst.
• Verwaltungs- und Buchhaltungsdokumente, Quittungen, Bescheinigungen, die den Familien übergeben wurden.
• Kommunikationen und Nachrichten, die im Laufe der Jahre mit den Familien ausgetauscht wurden.
• Personaldaten: Erzieher, Lehrer und Betreuer, die nicht mehr in der Einrichtung arbeiten, mit Dokumenten und Schichten.

Jede Kategorie erfüllt unterschiedliche Bedürfnisse: Einige sind für administrative und buchhalterische Verpflichtungen erforderlich, andere nur solange das Kind die Einrichtung besucht, andere existieren, weil eine Familie eine Zustimmung gegeben hat, die sie widerrufen kann. Sie als eine Einheit zu behandeln, macht es unmöglich, Entscheidungen zu treffen.

Das zweite Problem: das hastige Aufräumen

Früher oder später zwingt etwas zum Handeln: der Platz geht aus, eine Überprüfung steht an, ein neuer Koordinator kommt, der das Archiv als unüberschaubar empfindet. Dann tritt die gegenteilige und ebenso heikle Reaktion ein: Es wird hastig, an einem Nachmittag, alleine gelöscht.

Wer unter diesen Bedingungen aufräumt, denkt nach Einschreibejahr, nicht nach Datenkategorie. Er löscht alles, was die Kinder betrifft, die vor drei Jahren gegangen sind, und nimmt auch die Quittungen mit, die für die Verwaltung erforderlich waren, und den Jahresbericht, der für die Akkreditierung benötigt wurde. Monate später bemerkt man es, wenn jemand ein Dokument anfordert, das nicht mehr existiert.

Ansammeln, ohne zu entscheiden, und löschen, ohne zu unterscheiden, sind der gleiche Fehler, der von zwei Seiten betrachtet wird: Es fehlt eine bewusste Entscheidung im Vorfeld.

Die Methode: Zuerst entscheiden, dann extrahieren, dann löschen

Die Reihenfolge ist einfach und muss in der richtigen Reihenfolge eingehalten werden: Einen Schritt zu überspringen verwandelt eine gute Absicht in ein Problem.

1. Zuerst entscheiden. Schreiben Sie die Datenkategorien auf, die Sie behandeln, und daneben den Aufbewahrungszeitraum und den Grund. Die Fristen legt der Berater oder DSB fest, aber die Karte der Kategorien erstellen Sie selbst: Niemand kennt Ihr Archiv besser als derjenige, der es jeden Tag nutzt.
2. Extrahieren. Bevor Sie irgendetwas anfassen, bringen Sie das, was überleben muss, aus dem System: Register, Jahresberichte, Berichte für jedes einzelne Kind, Buchhaltungsdokumente. Speichern Sie sie dort, wo Sie es festgelegt haben, in einem Format, das Sie in Jahren wieder öffnen können. Dies ist der Schritt, den fast alle überspringen, und er macht den Unterschied zwischen einem Aufräumen und einem Verlust.
3. Löschen. Erst jetzt greifen Sie auf das Archiv zu, Kategorie für Kategorie, gemäß der Tabelle aus Punkt eins. Und notieren Sie, was Sie gelöscht haben und wann: Ein Verfahren ohne Nachweis seiner Durchführung ist nur die Hälfte wert.

Die Aufbewahrungsfristen legt nicht die Software fest

Hierbei ist es wichtig, klar zu sein, denn dies ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Kein Verwaltungssystem kann Ihnen sagen, wie lange Sie die Daten Ihrer Einrichtung aufbewahren sollen. Dieser Zeitraum hängt von der Art der Daten, der rechtlichen Grundlage der Verarbeitung, den administrativen und buchhalterischen Verpflichtungen, den Regeln Ihrer Region und den Vereinbarungen mit den Familien ab. Es ist eine Bewertung, die Ihrem Berater oder DSB obliegt und schriftlich festgehalten werden muss.

Die Aufgabe der Software ist eine andere, ebenso wichtig: Sie müssen in der Lage sein, diese Entscheidung anzuwenden. Wenn eine Kategorie aufbewahrt werden muss und eine andere nicht, müssen Sie in der Lage sein, selektiv zu extrahieren, zu deaktivieren und zu löschen, ohne einen Techniker um Hilfe zu bitten und ohne zwischen allem behalten und allem verlieren zu wählen. Ein Verwaltungssystem, das Ihnen nicht erlaubt, gezielt aufzuräumen, zwingt Ihnen eine Aufbewahrungsrichtlinie auf, die Sie nicht gewählt haben.

Die Fragen, die Sie dem Berater oder DSB stellen sollten

Wenn das Thema nie angesprochen wurde, kommen Sie mit den Fragen zum Treffen. Diese sind es.

• Für jede Datenkategorie, die wir behandeln, wie lange bewahren wir sie und auf welcher Grundlage?
• Was ändert sich, wenn ein Kind nicht mehr besucht: Welche Daten bleiben, welche müssen entfernt werden, welche können in reduzierter Form bleiben?
• Folgen die Fotos und Videos des Tagebuchs derselben Regel wie die anderen Daten, oder haben sie einen Weg, der mit der Zustimmung der Familie verbunden ist?
• Folgen die Daten des Personals, das die Einrichtung verlassen hat, anderen Fristen als die der Kinder?
• Was müssen wir extrahieren und außerhalb des Verwaltungssystems archivieren, bevor wir löschen, und in welchem Format?
• Wer führt die Löschung durch, wie oft und wo notieren wir, dass sie durchgeführt wurde?
• Wie antworten wir, wenn eine Familie die Löschung oder eine Kopie der Daten ihres Kindes anfordert?

Die Antworten werden Ihr Aufbewahrungsdokument. Eine einzige Seite, einmal im Jahr gelesen, ist bereits mehr als das, was fast jede Einrichtung heute hat.

Was das Verwaltungssystem Ihnen ermöglichen sollte

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, sind Werkzeuge erforderlich, die sie anwendbar machen. Easy.School ist ein Cloud-Verwaltungssystem für Kitas und Kindergärten, von einem römischen Softwarehaus, das seit 2010 aktiv ist und von über 1000 Einrichtungen genutzt wird. Dies sind die Punkte, die die Aufbewahrung betreffen.

• Deaktivieren statt löschen. Kinder und Mitarbeiter, die nicht mehr Teil der Einrichtung sind, können deaktiviert werden, während die Historie erhalten bleibt, oder vollständig gelöscht werden. Zwei verschiedene Entscheidungen: Sie entscheiden, welche Sie anwenden und für wen.
• Massive Löschung von Fotos und Videos. Ältere Inhalte werden gebündelt gelöscht, um Platz zu schaffen, ohne sie einzeln auszuwählen.
• Unbegrenzter und inkludierter Export. Register, Jahresberichte, Berichte für jedes einzelne Kind, massenhafter Download von Buchhaltungsdokumenten, Export in PDF, Excel und CSV. Das macht den Schritt "extrahieren" möglich.
• Dokumente immer wieder herunterladbar. Sie werden hochgeladen, indem die Sichtbarkeit gewählt wird — einzelnes Kind, Gruppe, Einrichtung oder gesamte Struktur — und können bei Bedarf auch im komprimierten Archiv erneut heruntergeladen werden.
• Zugriffe und Nachverfolgbarkeit. Die Berechtigungen sind nach Rolle anpassbar, und es gibt ein Protokoll der Aktionen auf den Datenbanktabellen: zu wissen, wer was getan hat, ist Teil des Verfahrens.
• Wo die Daten gespeichert sind. Jede Einrichtung hat eine eigene Datenbank, und die Daten werden im europäischen Bereich aufbewahrt. Fotos und Videos sind keine öffentlichen Links, sondern signierte Adressen, die nach einer Stunde ablaufen, auf einem für die einzelne Lizenz reservierten Speicherplatz.
• Bereitstellung von Dokumentation. Der Ernennungsakt zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung ist herunterladbar, und es gibt einen benannten DSB: zwei Dokumente, die der Berater anfordern wird.

Zur Größe: Die enthaltene Ausstattung beginnt bei 4 GB für die ersten 20 Kinder und wächst um 0,2 GB für jedes weitere Kind, und es ist möglich, zusätzlichen Speicherplatz zu erwerben. Dies zu wissen hilft, das Aufräumen in Ruhe zu planen, anstatt es zu improvisieren, wenn das Archiv voll ist.

Zusammenfassung

In Einrichtungen für 0-6 Jahre ist das Problem der Aufbewahrung nicht das Übermaß an Löschungen: Es ist die Ansammlung, die niemand gewählt hat. Und die verspätete Reaktion — das Archiv an einem Nachmittag zu leeren — entfernt auch das, was benötigt wurde. Die Reihenfolge ist immer die gleiche: Zuerst mit dem Berater oder DSB entscheiden, dann das, was überleben muss, extrahieren, und schließlich selektiv löschen.

Das Verwaltungssystem legt nicht die Fristen für Sie fest: Es muss Ihnen ermöglichen, Ihre Entscheidung, Kategorie für Kategorie, anzuwenden. Möchten Sie sehen, wie Export, Deaktivierung und Archivbereinigung funktionieren? Testen Sie Easy.School kostenlos.