Eine Genossenschaft, die drei kommunale Kitas in Auftrag und zwei eigene Standorte verwaltet, hat fünf verschiedene wirtschaftliche Einheiten innerhalb derselben Buchhaltung. Die Gebühren der Familien, die von den Behörden anerkannten Vergütungen, die Mahlzeiten, die Materialien: alles fließt in denselben Dokumentenfluss. Am Ende des Jahres erzählt die Bilanz, wie es der Genossenschaft ergangen ist, nicht dem einzelnen Auftrag.
Das handwerkliche Heilmittel ist fast immer dasselbe: Jemand führt ein separates Berechnungsblatt, um zu verstehen, wie viel jeder Auftrag einbringt, und dieses Blatt stimmt nie mit den offiziellen Zahlen überein. Lassen Sie uns sehen, was Kostenstellen sind, wie sie zugewiesen werden, warum es sinnvoll ist, dies auf der einzelnen Zeile des Dokuments zu tun und was Sie antworten können, wenn die Behörde nach den Zahlen fragt.
Fünf Aufträge innerhalb einer einzigen Buchhaltung
Jeder Auftrag hat seine eigenen Regeln. Die kommunale Kita im Auftrag arbeitet mit von der Behörde festgelegten Tarifen, oft mit einem Anteil, der von den Familien getragen wird, und einem Teil, der von der Gemeinde anerkannt wird. Die eigene Einrichtung arbeitet mit vollen Gebühren, Einschreibungsgebühren, Mahlzeiten und zusätzlichen Dienstleistungen. Eine dritte Kita kann unterschiedliche Öffnungszeiten haben und die Mahlzeiten werden nach den tatsächlichen Anwesenheiten berechnet.
Solange Sie die Gesamtsumme betrachten, verbergen sich diese Welten gegenseitig: Ein Standort in Schwierigkeiten wird von einem, der gut läuft, gedeckt, und Sie bemerken es, wenn die Gesamtkapitalrendite schmaler wird. Das Problem ist nicht buchhalterisch: Ihnen fehlt das Detail, um zu entscheiden, ob Sie einen Auftrag erneuern, die Belegschaft eines Standorts überprüfen oder einen Dienst ins Gleichgewicht bringen.
Was ist eine Kostenstelle in der Praxis
Eine Kostenstelle ist ein Etikett, das Sie an wirtschaftliche Bewegungen anheften, um zu sagen, zu welcher Einheit sie gehören. Es schafft keine zweite Buchhaltung: Die Rechnung bleibt eine einzige, mit derselben Nummer und demselben Gesamtbetrag. Es ändert sich jedoch, dass jeder Betrag, zusätzlich zur Registrierung, auch weiß, zu welchem Auftrag er gehört.
Im Bereich 0-6 stimmt die Kostenstelle fast immer mit einem Standort, einem Auftrag, einem spezifischen Dienst wie der verlängerten Öffnungszeit oder dem Sommerzentrum oder einem finanzierten Projekt überein. Wie Sie sie gestalten, ist Ihre Entscheidung, und es lohnt sich, dies zusammen mit dem Buchhalter zu tun, da es auch bestehen muss, wenn diese Zahlen in die Bilanz eingehen.
Die praktische Regel ist einfach: Erstellen Sie eine Kostenstelle für jede Einheit, für die irgendwann jemand die separaten Zahlen anfordern wird. Wenn eine Behörde Ihnen den Bericht über diesen Dienst anfordern kann, verdient dieser Dienst seine eigene Kostenstelle.
Warum das parallele Berechnungsblatt nie stimmt
Das separat geführte Blatt entsteht mit den besten Absichten und bricht immer aus denselben drei Gründen.
- Es ist eine Kopie, keine Quelle. Es wird manuell nach der Rechnungsstellung aktualisiert, daher fotografiert es einen Moment. Eine Gutschrift, eine Rücknahme in der Mitte des Monats, eine Neuberechnung aufgrund von Abwesenheiten: Das alles passiert im Managementsystem und nicht im Blatt.
- Es verwendet Kriterien, die nur in einem Kopf bleiben. Wer es ausfüllt, entscheidet, wie die gemeinsamen Kosten verteilt werden, und dieses Kriterium ist nirgendwo schriftlich festgehalten. Wenn diese Person die Rolle wechselt, wird das Blatt unleserlich.
- Es hält einer Überprüfung nicht stand. Wenn die Behörde die Dokumente zur Unterstützung einer Zahl anfordert, können Sie aus dem Blatt nicht auf die Dokumente zurückgreifen: Sie müssen sie manuell, eins nach dem anderen, rekonstruieren.
Das Ergebnis sind zwei Wahrheiten: die offizielle, die Ihre Fragen nicht beantwortet, und die bequeme, die einer Kontrolle nicht standhält. Kostenstellen dienen dazu, eine einzige Wahrheit zu schaffen.
Die Kostenstelle der Zeile zuweisen, nicht nur dem Dokument
In Easy.School wird die Kostenstelle sowohl auf Rechnungs- als auch auf einzelner Zeilenebene des Dokuments zugewiesen. Es scheint ein technischer Unterschied zu sein, und es ist tatsächlich der, der entscheidet, ob die Daten für Sie wirklich nützlich sind.
Wenn Sie nur den Kopf kennzeichnen, wird die gesamte Rechnung einem Auftrag zugeordnet. Es funktioniert, solange jedes Dokument einen einzigen Dienst betrifft. Aber im realen Leben enthält dasselbe Dokument die Grundgebühr, die den Regeln des Auftrags folgt, und die verlängerte Öffnungszeit, die ein eigener Dienst ist. Mit dem Etikett nur auf dem Kopf sind Sie gezwungen, das Dokument in zwei Teile zu zerlegen, was das Leben der Familie für Ihr eigenes Bedürfnis kompliziert.
Mit der Kostenstelle auf der Zeile bleibt das Dokument eines, die Familie erhält eine lesbare Rechnung und jede Position geht dorthin, wo sie hingehört. Es ist auch der einzige saubere Weg, um die übergreifenden Dienste zuzuordnen: Ein Ausflug, der von den eingeschriebenen Kindern von zwei Standorten bezahlt wird, wird zeilenweise zwischen zwei Aufträgen aufgeteilt, ohne nachträgliche Schätzungen.
Produkte und Pakete: wo das Etikett von selbst haftet
Damit die Kostenstelle nicht zur nächsten zu merkenden Sache wird, muss sie aus der Struktur der Preisliste kommen, anstatt aus dem Gedächtnis des Rechnungsstellers. In Easy.School hat jedes fakturierbare Produkt einen semantischen Typ, der die Berechnung bestimmt: fest, pro Anwesenheit, pro Mahlzeit, pro Zeitspanne oder mit Rabatt für Abwesenheit. Die Mahlzeit der kommunalen Kita und die der eigenen Einrichtung sind zwei verschiedene Produkte, auch wenn das Gericht dasselbe ist, weil sie zu unterschiedlichen Aufträgen gehören und unterschiedliche Beträge und Berechnungsregeln haben können.
Die Pakete gruppieren die Produkte und definieren den Rechnungszyklus, indem sie die Dokumente automatisch generieren. Ein Paket, das für den kommunalen Auftrag erstellt wurde, enthält nur die Produkte dieses Auftrags: Wenn es die Dokumente generiert, ist die Kostenstelle bereits an der richtigen Stelle auf jeder Zeile, ohne einen manuellen Schritt, den jemand vergessen könnte. Ein halber Tag, der damit verbracht wird, die Produkte nach Auftrag zu trennen, liefert Ihnen konsistente Daten für das gesamte Bildungsjahr.
Was Sie antworten können, wenn die Behörde nach den Zahlen fragt
Die Anfrage kommt fast immer so: Die Behörde möchte den Bericht über den beauftragten Dienst für einen bestimmten Zeitraum, mit den unterstützenden Dokumenten. Mit den Kostenstellen, die der Zeile zugewiesen sind, wird die Antwort aus den Daten aufgebaut, die Sie bereits haben.
- Wie viel wurde in dem angeforderten Zeitraum auf diesem Auftrag fakturiert, aufgeschlüsselt nach Produktart: Gebühren, Mahlzeiten, Verlängerungen, zusätzliche Dienstleistungen.
- Wie viel wurde eingenommen. Der Zyklus umfasst Entwurf, Rechnung, Quittung und Pro-Forma, mit einem Zahlungsstatus - nicht bezahlt, teilweise bezahlt, bezahlt - der sich aus den Einnahmen aktualisiert. Zwei Standorte mit demselben Umsatz können eine sehr unterschiedliche Kasse haben, und das ist normalerweise die Zahl, die in den Besprechungen zählt.
- Die Einzelheiten für jedes eingeschriebene Kind, mit Berichten für jedes Kind und solchen, die auf den Kinder- und Familienkarten basieren.
- Die tatsächlichen Dokumente, dank des massenhaften Downloads der Buchhaltungsdokumente: es ist nicht nötig, sie einzeln herunterzuladen.
- Die Anwesenheiten zur Unterstützung. Das tägliche Register wird für Abschnitt und Zeitraum in Excel exportiert und hält die Berechnungen der nach Anwesenheit oder pro Mahlzeit berechneten Positionen.
Die Jahresberichte und der Export in Excel vervollständigen das Bild für diejenigen, die diese Zahlen dann mit der allgemeinen Buchhaltung abgleichen müssen. Die Entscheidungen darüber, wie die gemeinsamen Kosten verteilt werden und wie all dies in die Bilanz eingeht, bleiben ein Gespräch, das mit dem eigenen Buchhalter geführt werden muss: Die Software liefert die Daten, nicht die Entscheidung.
Standort und Kostenstelle: zwei verschiedene Ebenen
Neben den Kostenstellen gibt es eine zweite Trennungslinie, den Standort. Jeder Standort hat eigene Einstellungen: Unternehmensdaten, Rechnungsparameter, Vorregistrierungen, Nachweise, Messaging und Erinnerungen. Ein Standort im Auftrag kann daher anderen Regeln folgen als ein eigener Standort, ohne dass sich die beiden vermischen. Die Standorte sind unbegrenzt und in der Lizenz enthalten, zusammen mit dem Personal.
Es ist jedoch ratsam, die beiden Ebenen getrennt zu halten. Der Standort ist der Ort, an dem der Dienst stattfindet; die Kostenstelle ist die wirtschaftliche Einheit, die ihn unterstützt. Ein Standort kann zwei Aufträge beherbergen - die kommunale Kita am Morgen, einen eigenen Dienst am Nachmittag - und das ist der Grund, warum das Etikett auf der Zeile auch in einer gut organisierten Struktur nützlich bleibt.
Letzte Vorsicht: Kostenstellen altern, weil ein Auftrag ausläuft und ein Dienst seinen Umfang ändert. Überprüfen Sie sie einmal im Jahr, vor Beginn des neuen Bildungsjahres, und widerstehen Sie der Versuchung, sie zu vervielfachen: Zehn gut genutzte Etiketten sind mehr wert als vierzig, die halbherzig verwendet werden. Wenn eine Zahl nicht überzeugt, hilft das Protokoll der Aktionen in den Datenbanktabellen, um zu rekonstruieren, wer was geändert hat.
Zusammenfassung
Fünf Aufträge innerhalb derselben Buchhaltung lassen sich nicht mit einem separat geführten Berechnungsblatt trennen: Sie trennen sich mit einem Etikett, das zusammen mit den Dokumenten reist. Weisen Sie die Kostenstelle der einzelnen Zeile zu, erstellen Sie Produkte und Pakete, die bereits nach Auftrag getrennt sind, und lesen Sie die Ergebnisse mit Berichten und Exporten: Sie werden eine einzige Version der Zahlen haben, die auch dann standhält, wenn die Behörde nach den Zahlen fragt.
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