Dienstag, fünf Uhr nachmittags. Die Verwaltungsleiterin einer Genossenschaft mit vier Kindertagesstätten muss eine Zahl für den Vorstand vorbereiten: wie viel wir im September fakturiert haben, Standort für Standort. Zwei Standorte fakturieren mit der Umsatzsteuernummer der Genossenschaft. Eine Rechnung mit der einer kleinen Gesellschaft, die für ein Projekt mit einem Unternehmen aus der Region gegründet wurde. Der vierte ist eine Kindertagesstätte im Rahmen eines Konsortiums. Ergebnis: vier Exporte, zwei Programme und eine Tabelle, die nicht passt.
Wenn die Standorte wachsen, wachsen früher oder später auch die rechtlichen Einheiten. In diesem Artikel sehen wir, warum das passiert, was sich in der Fakturierung ändert, wenn es mehr als eine Umsatzsteuernummer gibt, und wie man alles unter einer einzigen Lizenz behält, mit einer einzigartigen Sicht auf den Umsatz.
Wenn die Standorte nicht alle dasselbe Unternehmen sind
Im Bereich 0-6 sind die häufigsten Konfigurationen vier, und oft coexistieren sie.
- Eine Genossenschaft, mehrere Standorte, eine einzige Umsatzsteuernummer. Dies ist der einfachste Fall: Alle Standorte fakturieren mit denselben Unternehmensdaten.
- Eine Gruppe mit mehreren Gesellschaften. Eine Gesellschaft pro Standort oder eine für die privaten Standorte und eine für die Dienstleistungen im Auftrag.
- Ein Konsortium, das mehrere Genossenschaften koordiniert, jede mit ihrer eigenen Umsatzsteuernummer und eigener Buchhaltung.
- Kindertagesstätte und Vorschule im selben Gebäude, verwaltet von zwei verschiedenen Trägern: zum Beispiel einer Einrichtung, die die frühkindliche Bildung verwaltet, und einer Genossenschaft, die die Kindertagesstätte betreibt.
Die rechtliche Einheit ist kein Detail. Sie entscheidet, wer das Dokument ausstellt, welche Nummerierung folgt, welches Mehrwertsteuersystem angewendet wird, wo die Rechnungen der Lieferanten ankommen und welcher Steuerberater das Archiv erhalten muss. Wenn die Software nach Standorten, aber nicht nach Einheiten denkt, trägt derjenige, der fakturiert, die gesamte Last.
Der Standort ist die Arbeitseinheit, die rechtliche Einheit ist eine Einstellung
In Easy.School befinden sich alle Standorte unter derselben Lizenz: Jeder Standort ist ein Standort, und du kannst so viele erstellen, wie du benötigst. Die Trennung zwischen rechtlichen Einheiten erfolgt auf Standortebene: Für jeden entscheidest du mit welcher rechtlichen Einheit du fakturieren möchtest. Zwei Standorte können dieselbe Umsatzsteuernummer teilen, ein dritter kann eine eigene haben.
In der Praxis werden die Stammdaten, die im Dokument enden, eingegeben, indem man in den Standort geht, in die Einstellungen des Verwaltungsbereichs: Firmenname, Adresse, Umsatzsteuernummer, Steueridentifikationsnummer, Steuersystem. Auch die elektronische Fakturierung wird standortweise aktiviert, mit einem zu unterschreibenden und hochzuladenden Beitrittsformular; das Team von Easy.School überprüft die Daten und aktiviert den Dienst, normalerweise innerhalb weniger Stunden und maximal innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Wenn du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigst, beginnt die Anleitung zu wie man einen neuen Standort erstellt und konfiguriert dort.
So müssen die organisatorische Struktur und die Unternehmensstruktur nicht übereinstimmen, und es ist nicht notwendig, Lizenzen und Zugänge zu vervielfachen.
Nummerierungen und Dokumente: jede Einheit mit ihren eigenen Regeln
Jede Person, die Rechnungen ausstellt, hat ihre eigene fortlaufende Nummerierung, und der Steuerberater erwartet sie sauber. Um dir zu helfen, sie in Ordnung zu halten, kannst du in den Fakturierungseinstellungen Zeichen vor oder nach der Nummer hinzufügen (zum Beispiel ein Präfix für den Standort) und eine sekundäre Nummerierung als Standard festlegen, die auch für Gutschriften und Lastschriften verwendet wird. In der Dokumentenliste findest du Filter, die genau diese Nummerierungen isolieren.
Wenn zwei Standorte mit derselben Umsatzsteuernummer fakturieren, entscheidest du zusammen mit dem Steuerberater, ob du eine einzige Serie verwenden oder sie mit einem Präfix unterscheiden möchtest: Es ist eine buchhalterische Entscheidung, keine technische. Die Software zeigt auch eine Warnung an, wenn versehentlich eine Nummer eingegeben wird, die von der normalen fortlaufenden Nummer abweicht.
Auch die Mehrwertsteuersätze können in den administrativen Einstellungen angepasst werden, und jedes fakturierbare Produkt hat seinen eigenen. Hier wird der Unterschied zwischen den Einheiten am deutlichsten: Derselbe Dienst kann je nach Anbieter eine unterschiedliche Mehrwertsteuerbehandlung haben. Dies sollte mit dem Steuerberater besprochen werden, bevor das erste Dokument ausgestellt wird, nicht danach.
Rechnungen der Lieferanten: wer sieht sie
Mehr Umsatzsteuernummern bedeuten auch mehr eingehende Rechnungsströme. Für jeden Standort wählst du, ob du eingehende Rechnungen empfangen möchtest oder nicht. Wenn der Empfang aktiviert ist, erscheinen die Rechnungen, die mit der Umsatzsteuernummer dieses Standorts eingegangen sind, in seinem Einkaufsbereich. Wenn du viele Einrichtungen mit derselben Umsatzsteuernummer verwaltest und nicht möchtest, dass diese Informationen an jedem Standort geteilt werden, ist die empfohlene Wahl, sie in den operativen Standorten zu deaktivieren und dort aktiv zu halten, wo die Verwaltung arbeitet.
Die Gesamtansicht: der Umsatz aller Standorte
Kehren wir zur Frage des Vorstands zurück. Vom Hauptkonto aus gibt es in der Verwaltung der Standorte eine Seite, die die Verwaltung zusammenfasst, Monat für Monat:
- die Liste der Standorte der Lizenz;
- die Anzahl der aktiven eingeschriebenen Kinder in jedem Standort;
- die Anzahl der ausgestellten Dokumente pro Standort;
- den Gesamtbetrag der ausgestellten Dokumente pro Standort;
- eine Gesamtreihe, die alles summiert.
Von hier aus kannst du auch die steuerlichen Dokumente aller Standorte in einer einzigen Datei herunterladen, oder nur einige Standorte auswählen. Es ist die Funktion, die den Fall der mehreren Einheiten löst: Wenn die Gesellschaft B ihren eigenen Steuerberater hat, lädst du nur die Standorte herunter, die mit ihrer Umsatzsteuernummer fakturieren, und sendest ihr genau das, was sie benötigt. Im Archiv sind die XML-Dateien und PDFs in zwei separaten Ordnern organisiert.
Die Anzahl der Kinder neben dem Umsatz ist kein Detail. Wenn du die beiden Daten nahe beieinander hast, siehst du sofort, ob ein Standort wenig fakturiert, weil er wenige Einschreibungen hat oder weil etwas im Fakturierungszyklus ins Stocken geraten ist. Für eine genauere Analyse, nach Dienst oder Auftrag, sind die Kostenstellen, die der einzelnen Zeile zugewiesen sind, erforderlich: Die Sicht für den Standort und die für den Auftrag beantworten zwei verschiedene Fragen.
Familien, geteilte Daten und Grenzen zwischen Einheiten
Eine Familie mit einem Kind in der Kindertagesstätte und einem in der Vorschule, wenn die beiden Dienste verschiedenen Trägern angehören, erhält Dokumente von zwei verschiedenen Einheiten. Das ist korrekt, muss aber im September gut erklärt werden, sonst kommt der Anruf: Warum zwei Rechnungen?
In den Einstellungen der Standortverwaltung kannst du entscheiden, ob du die Familienkarten zwischen den Standorten teilen möchtest. Die Option Ja wird empfohlen, wenn die Standorte zur selben Einrichtung gehören, wie die Kindertagesstätte und die Vorschule im selben Gebäude: die Verwaltung findet den bereits eingetragenen Angehörigen. Die Option Nein wird empfohlen, wenn die Standorte unterschiedliche Verwaltungen oder Standorte haben, um unnötige Teilungen zu vermeiden. Bei unterschiedlichen rechtlichen Einheiten ist Nein oft die vorsichtigere Wahl auch im Hinblick auf den Datenschutz.
Zwei Vorsichtsmaßnahmen vervollständigen das Bild. Für jeden Standort kannst du eine maximale Anzahl von Kindern und einen maximalen Platz festlegen, damit ein Standort nicht die Ressourcen der gesamten Lizenz verbraucht. Und mit Rollen und Berechtigungen sieht und verwaltet die Standortkoordinatorin ihren Standort, während die zentrale Verwaltung alle sieht.
Wo anfangen, wenn du heute mehrere Verwaltungsprogramme hast
Wenn die Einheiten heute in verschiedenen Programmen leben, wird der Übergang mit einer einfachen Karte vorbereitet, noch bevor du die Software öffnest:
- Liste die Standorte auf und daneben die Umsatzsteuernummer, mit der jeder heute fakturiert und mit der er morgen fakturieren wird.
- Für jede Umsatzsteuernummer notiere das Steuersystem, die laufende Nummerierung, den zuständigen Steuerberater und wer die Rechnungen der Lieferanten erhält.
- Entscheide die Regeln für die Teilung: welche Standorte die Familienkarten teilen und wer welche Daten sieht.
- Aktiviere die elektronische Fakturierung standortweise und bitte vor der ersten Rechnung das Team, die Parameter mit dir zu überprüfen.
Für den Rest der Migration werden viele Daten von einem Standort zum anderen kopiert, anstatt neu eingegeben zu werden. Über die allgemeine Organisation mehrerer Standorte haben wir auch wie man mehrere Kindertagesstätten mit einer einzigen Software verwaltet geschrieben.
Zusammenfassend
Wenn die Standorte verschiedenen Trägern angehören, muss die Fakturierung der rechtlichen Einheit folgen und nicht nur der Adresse. In Easy.School fakturiert jeder Standort mit der Einheit, die du wählst, mit ihren Daten, ihrer Nummerierung und ihrer elektronischen Fakturierung, während das Hauptkonto den Umsatz aller Standorte in einer einzigen Tabelle sieht und die Dokumente aller oder nur einiger in einer einzigen Datei herunterlädt. Die steuerlichen Entscheidungen müssen mit dem Steuerberater getroffen werden: Die Software hält das, was getrennt bleiben muss, getrennt und gibt dir die Gesamtsumme, wenn es nötig ist.
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