Alarm bei Abwesenheit: die Benachrichtigung, wenn ein Kind nicht angekommen ist und niemand es gemeldet hat

Dienstag, zwanzig nach neun. In der Gruppe der Mittelstufe ist die Begrüßung vorbei, die Kinder sitzen zum Snack und es gibt einen leeren Platz. Sofia war gestern da, heute nicht. Keine Nachricht, kein Anruf. Die Erzieherin denkt an ein Fieber, das in der Nacht gekommen ist, und hat wahrscheinlich recht. Dann geht der Morgen weiter und der Gedanke rutscht weg.

Fast immer gibt es hinter einem nicht kommunizierten leeren Platz eine banale Erklärung: ein schwieriges Aufwachen, ein Besuch beim Kinderarzt, ein Elternteil, das vergessen hat, Bescheid zu geben. Aber es gibt Morgen, an denen die Kette unterbrochen wird: Jeder der beiden Eltern denkt, der andere habe das Kind gebracht, oder die Routine ändert sich und niemand bemerkt es. In diesem Artikel sehen wir, wie der Alarm bei Abwesenheit von Easy.School funktioniert, die automatische Benachrichtigung, die die Eltern erreicht, wenn ein Kind weder als angekommen noch als abwesend vermerkt ist, und wie man ihn Teil der Morgenorganisation zusammen mit der Meldung der Abwesenheiten über die Easy Family App macht.

Warum eine nicht kommunizierte Abwesenheit einen zweiten Blick verdient

Das Thema der Vergesslichkeiten bei kleinen Kindern ist heikel und sollte mit Respekt behandelt werden. Es geht nicht um abgelenkte oder nachlässige Eltern: Es geht um volle Morgen, Programmänderungen, Müdigkeit, Gewohnheiten, die gebrochen werden. Genau aus diesem Grund wurde in Italien mit dem Gesetz vom 1. Oktober 2018, Nr. 117, die Pflicht zur Verwendung von Anti-Abandon-Geräten für den Transport von Kindern unter vier Jahren im Auto eingeführt, die am 7. November 2019 in Kraft trat.

Die Kita kann und darf diese Instrumente nicht ersetzen. Sie kann jedoch eine einfache und wertvolle Sache tun: bemerken, dass ein erwartetes Kind nicht angekommen ist und dass niemand es gemeldet hat, und dies der Familie rechtzeitig mitteilen. Es ist kein Alarm, es ist ein Kreis, der sich schließt. Wenn das Kind zu Hause mit Fieber ist, weiß der Elternteil das bereits und es passiert nichts. Wenn es ein Missverständnis gegeben hat, kann diese Nachricht zur richtigen Zeit ankommen.

Wie der Alarm bei Abwesenheit funktioniert

Der Alarm bei Abwesenheit ist eine Automatisierung: Zu einer von der Einrichtung festgelegten Uhrzeit überprüft das System, welche Kinder weder als angekommen noch als abwesend vermerkt sind und sendet eine Benachrichtigung an deren Eltern. Die Überprüfung folgt einer genauen Reihenfolge, die darauf ausgelegt ist, Fehlalarme zu vermeiden:

1. Überprüfen, dass es kein Schließtag ist. Wenn die Einrichtung geschlossen ist, stoppt die Überprüfung.
2. Überprüfen, dass mindestens ein Kind in der Gruppe angekommen ist. Wenn keine Ankunft vermerkt ist, geht das System davon aus, dass die Gruppe nicht in Betrieb ist und sendet nichts.
3. Identifizieren der Kinder ohne Ankunft und ohne registrierte Abwesenheit und die Benachrichtigung an deren Eltern senden.

Die Benachrichtigung kommt nur bei der Mutter und dem Vater des Kindes an, nicht bei anderen Angehörigen oder den Erziehern. Es gibt zwei Kanäle: eine E-Mail, die immer ankommt, und eine Push-Benachrichtigung in der Easy Family App, die ankommt, wenn der Elternteil die App installiert hat und die Benachrichtigungen aktiviert hat. Der Text ist standardisiert und kann nicht personalisiert werden: Er fordert den Elternteil auf, zu überprüfen, wo sich das Kind befindet und die Einrichtung zu kontaktieren.

Konfiguration: Uhrzeit, Tage und Gruppen

Der Alarm bei Abwesenheit wird von der Koordinatorin im Menü Einstellungen → Automatisierungen eingestellt. Jede Einrichtung kann nur eine solche Automatisierung aktiv haben, mit einem Start- und einem Enddatum. Dann wählt man, Gruppe für Gruppe, die Uhrzeit der Überprüfung und die Wochentage, an denen sie aktiviert werden soll. Gruppen ohne Uhrzeit bleiben ausgeschlossen.

Einige Entscheidungen machen den Unterschied:

• Eine Uhrzeit mit Spielraum. Die Überprüfung sollte nach dem Ende der Begrüßung festgelegt werden, mit einem angemessenen Spielraum. Wenn es zu früh ist, endet man damit, die Eltern von Kindern zu benachrichtigen, die einfach nur zu spät sind.
• Unterschiedliche Uhrzeiten für unterschiedliche Gruppen. Wenn die Kleinkinder später als die größeren Kinder kommen, muss jede Gruppe eine Uhrzeit haben, die mit ihrem Eintritt übereinstimmt.
• Aktualisierte Daten für jedes Schuljahr. Wenn das Enddatum vergangen ist, hört die Automatisierung auf zu funktionieren, auch wenn sie aktiv ist. Es ist ratsam, dies in die Checkliste für September aufzunehmen.
• Ein Tag im Voraus. Änderungen an den Automatisierungen sind ab dem folgenden Tag wirksam: Wenn du es heute konfigurierst, beginnt es morgen.

Es gibt dann eine Bedingung, die nicht in den Einstellungen, sondern in den Gewohnheiten liegt: Der Alarm basiert auf den registrierten Ankünften. Wenn in einer Gruppe die Ankünfte erst am Ende des Morgens vermerkt werden, sieht die Überprüfung „fehlende“ Kinder, die tatsächlich dort sind. Deshalb muss das Anwesenheitsregister in Echtzeit geführt werden, mit der App der Erzieher oder mit den Ankünften und Abgängen mit QR-Code. Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung befindet sich in der Anleitung zum Alarm bei Abwesenheit.

Die andere Hälfte: die Abwesenheiten, die über die Easy Family App kommuniziert werden

Der Alarm bei Abwesenheit funktioniert gut, wenn die tatsächlichen Abwesenheiten bereits gemeldet sind, denn dann wird die Benachrichtigung nur für die Fälle ausgelöst, die Aufmerksamkeit verdienen. Hier kommt die Easy Family App ins Spiel: Auf der Seite Anwesenheiten kann der Elternteil Abwesenheit melden, den Grund, das Datum auswählen und gegebenenfalls eine Notiz hinzufügen.

Die Abwesenheit kann einzeln, für einen Tag, oder mehrfach, über mehrere aufeinanderfolgende Tage, mit Angabe von Anfangs- und Enddatum sein. Es ist die richtige Lösung für eine Woche bei den Großeltern oder für einen bereits bekannten Krankheitszeitraum: Einmal gemeldet, deckt es den gesamten Zeitraum ab und das Kind wird an den folgenden Tagen nicht als „fehlend“ vermerkt.

Für die Einrichtung ist der Vorteil doppelt. Am Morgen weiß man bereits, wer nicht kommen wird, und kann den Tag organisieren. Und die Abwesenheit wird mit Datum, Grund und Namen des Angehörigen, der sie gemeldet hat, im Register erfasst, ohne ein Blatt von Hand aktualisieren zu müssen. Darüber haben wir auch im Zusammenhang mit dem Anwesenheitsregister als Nachweis gesprochen.

Was der Alarm bei Abwesenheit nicht tut

Die Grenzen eines Werkzeugs zu kennen, ist der beste Weg, es gut zu nutzen. Hier ist, was der Alarm nicht abdeckt:

• Überprüft keine Abgänge. Meldet nur die fehlende Registrierung von Ankunft und Abwesenheit, nicht die Kinder, die angekommen sind, von denen kein Abgang vermerkt ist.
• Fotografiert einen Moment. Wenn der Elternteil die Abwesenheit nach der Überprüfungszeit meldet, ist die Benachrichtigung bereits versendet worden.
• Benachrichtigt die Erzieher nicht. Die Benachrichtigung geht an die Eltern. In der Einrichtung kannst du die Historie der gesendeten Alarme einsehen, mit Datum, Uhrzeit, Kind und benachrichtigt erwachsenen Personen.
• Ersetzt nicht die Aufmerksamkeit der Menschen. Wenn ein Kind, das nie fehlt, nicht angekommen ist und die Familie nicht antwortet, bleibt ein Anruf von der Einrichtung die einfachste Wahl.

Betrachte es als ein zusätzliches Netz unter dem Morgen, nicht als den Morgen selbst.

Wie man es den Familien präsentiert

Eine Benachrichtigung, die ohne Erklärung ankommt, kann erschrecken. Deshalb ist es ratsam, sie zu Beginn des Jahres, bei der Versammlung mit den Eltern oder mit einer speziellen Mitteilung, in einem ruhigen Ton vorzustellen: Es ist keine Kontrolle über die Familien, sondern eine Möglichkeit, keinen leeren Platz ohne Erklärung zu lassen.

Drei konkrete Anfragen helfen, es funktionieren zu lassen:

1. Meldet die Abwesenheiten über die App, auch die geplanten, vor der Eingangszeit.
2. Aktiviert die Benachrichtigungen von Easy Family auf dem Telefon: Die E-Mail kommt sowieso, aber die Push-Benachrichtigung sieht man zuerst.
3. Haltet die Kontakte aktuell, insbesondere die E-Mail-Adresse beider Elternteile.

So erklärt, wird die Nachricht als das wahrgenommen, was sie ist: eine zusätzliche Aufmerksamkeit der Einrichtung, die bemerkt, wenn jemand fehlt.

Zusammenfassend

Der Alarm bei Abwesenheit überprüft zu einer gewählten Uhrzeit, Gruppe für Gruppe, die Kinder, die weder als angekommen noch als abwesend vermerkt sind, und benachrichtigt Mama und Papa per E-Mail und mit einer Benachrichtigung in der Easy Family App. Er funktioniert am besten, wenn die Ankünfte in Echtzeit registriert werden und die Familien die Abwesenheiten über die App kommunizieren, auch über mehrere Tage. Er ersetzt nicht die Aufmerksamkeit der Menschen, sondern fügt einen zweiten Blick im geschäftigsten Moment des Tages hinzu.

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