Wie viele Personen Zugang zur Verwaltungssoftware haben sollten

In vielen Einrichtungen ist der Zugang zur Verwaltungssoftware ein Privileg: die Koordinatorin hat ihn, die, die in der Verwaltung sind, und das war's. Die Erzieherinnen notieren Anwesenheiten, Mahlzeiten und Ruhezeiten auf einem Zettel, der in der Gruppe hängt, und am Ende des Tages überträgt jemand alles. Es scheint Vorsicht zu sein. Es ist fast immer die Ursache für die Hälfte der Probleme, die dann der Software zugeschrieben werden.

Wir sehen, warum die richtige Frage nicht "wie viele Personen Zugang haben sollten", sondern "wer sieht was" ist, wie man die Profile Punkt für Punkt aufbaut und warum das Lizenzmodell des Anbieters diese Wahl mehr beeinflusst, als man denkt.

Die versteckte Rechnung der verspätet eingegebenen Daten

Das Modell "wenige Hände" hat drei konkrete Nebenwirkungen.

Die Daten kommen zu spät. Um 9:30 Uhr weiß der Koordinator nicht, wie viele Kinder in der Einrichtung sind: er wird es wissen, wenn jemand mit dem Übertragen fertig ist. Aber diese Zahl ist für die Küche wichtig, für das Zahlenverhältnis in der Gruppe, wichtig, wenn eine Familie anruft, um zu erfahren, ob ihr Kind angekommen ist.

Die Übertragung führt zu Fehlern. Eine Abholzeit, die sich um eine Viertelstunde verschiebt, eine falsch notierte Anzahl von Mittagessen, zwei ähnliche Namen, die verwechselt werden. Es ist keine Ablenkung: es passiert, wenn man hastig am Ende des Tages einen Zettel kopiert, der von jemand anderem geschrieben wurde.

Eine Person wird zum Flaschenhals. Wenn die Person, die eingibt, im Urlaub oder krank ist, steht alles still. Und in der Zwischenzeit wird dieselbe Information zweimal geschrieben, einmal auf Papier und einmal auf dem Bildschirm: doppelte Arbeit, die doppelt bezahlt wird.

Die richtige Frage ist nicht, wie viele Personen, sondern wer sieht was

Wenn man den Zugang einschränkt, ist die reale Angst nicht, dass die Erzieherinnen bei der Anwesenheitsnotierung einen Fehler machen. Es ist, dass jemand einen Bildschirm öffnet, der ihn nichts angeht: unbezahlte Gebühren, Verträge, Buchhaltungsnotizen, vollständige Stammdaten der Familien, Gesundheitsinformationen. Eine legitime Sorge, die ernst genommen werden sollte.

Es ist jedoch ein Problem der Berechtigungen, nicht der Anzahl der Zugänge. Die Verwaltungssoftware für alle zu schließen, um die Verwaltung zu schützen, ist wie den Eingang der Einrichtung zu versperren, weil das Büro kein Schloss hat. Das Prinzip ist ein anderes: jede Person sieht das Minimum, das sie zum Arbeiten benötigt, und sieht es sofort.

In Easy.School sind die Rollen anpassbar mit granularen Berechtigungen: man entscheidet Punkt für Punkt, was jedes Profil öffnen kann. Und die Berechtigungen werden sowohl für das Personal als auch für die Familien definiert: auch das, was die Familien in ihrem Bereich sehen, ist eine Entscheidung der Einrichtung.

Wie man ein Profil Punkt für Punkt aufbaut

Die Methode ist langweilig und funktioniert: man nimmt die Liste der Gruppen in der Verwaltungssoftware und entscheidet für jede, wer sie öffnet. Ein paar Ausgangspunkte.

• Gruppenleiterin — Anwesenheiten, Tagesbericht, Mahlzeiten, Ruhezeiten, Wechsel, Mitteilungen an die Familien der Kinder, die sie betreut. Keine Gebühren, keine Rechnungsstellung, keine Verträge.
• Koordinator — der gesamte Bildungsbereich, plus Personal, Anmeldungen und Berichte der Einrichtung.
• Verwaltung und Buchhaltung — Stammdaten, Gebühren, Rechnungsstellung, Dokumente, Fristen. Der Tagesbericht ist nicht nötig.
• Hilfspersonal und Küche — Anwesenheiten des Tages und Diätpläne, nichts anderes.
• Familie — nur das eigene Kind, mit dem eigenen Bereich.

Zwei Hinweise. Baue eine Rolle für eine homogene Gruppe, nicht für eine einzelne Person: sonst hast du nach einem Jahr vierzehn verschiedene Profile und niemand erinnert sich mehr an den Grund. Und beginne eng, erweitere auf Anfrage.

Den drei Basisrollen — Koordinator, Erzieher und Familie — entspricht ein anderer Bereich: interne Mitteilungen an das Personal landen nicht unter den Augen der Familien, und ein Rundschreiben für die Familien geht nicht zwischen den Dienstmitteilungen verloren. Auch das Werkzeug ändert sich: die Erzieherin arbeitet mit der App Easy Staff, die sie in der Hand hält, während sie die Kinder empfängt, und notiert die Anwesenheit, sobald das Kind eintritt. Die Eltern verwenden die App Easy Family und sehen ihr eigenes Kind, nicht die gesamte Einrichtung. Der Registrierungsvorgang kehrt dorthin zurück, wo er entstanden ist, und die abendliche Übertragung entfällt.

Warum das Lizenzmodell für dich entscheidet

Das ist der Punkt, den fast niemand auf den Tisch bringt. Einige Anbieter berechnen die Lizenz pro Benutzer: jede Person, der du Zugang gewährst, ist ein weiterer Punkt auf der Rechnung. Die Auswirkungen sind leicht vorhersehbar.

• Es werden so wenige Zugänge wie möglich eröffnet, wobei nach Kosten und nicht nach dem, wer tatsächlich die Daten benötigt, ausgewählt wird.
• Die Zugangsdaten beginnen zu zirkulieren: zwei oder drei Personen verwenden dasselbe Profil, und von diesem Moment an weiß man nicht mehr, wer was geschrieben hat.
• Die, die draußen bleiben, arbeiten weiterhin auf Papier, und die Verwaltungssoftware wird zu einem Archiv von Daten, die einen Tag alt sind.

Es ist eine organisatorische Entscheidung, die aus Preisgründen getroffen wurde. In Easy.School ist die Lizenz an die Anzahl der angemeldeten Kinder gebunden, nicht an die Anzahl der Benutzer: das Personal ist unbegrenzt und inbegriffen. Die Rechnung ist identisch, ob du zwei Personen oder zwölf Zugang gewährst: die Frage "wie viele Personen" hört auf zu existieren, und es bleibt nur die, die zählt.

Die Zahlen, zur Transparenz: die ersten 20 Kinder kosten 25 Euro pro Monat oder 250 Euro pro Jahr zuzüglich MwSt., mit 4 GB Speicherplatz inklusive; jedes weitere Kind fügt 0,60 Euro pro Monat (6 Euro pro Jahr) und 0,2 GB hinzu. Es gibt keine weiteren Positionen: die Konten des Personals erscheinen nicht auf der Rechnung.

Der Lebenszyklus eines Zugangs: öffnen, korrigieren, verschieben, schließen

Viele Zugänge zu öffnen, macht auch wegen der Wartung Angst: das Personal wechselt, jemand betreut zwei Standorte, jemand verlässt die Einrichtung mitten im Jahr. Das sind Situationen, die mit vier Operationen verwaltet werden.

1. Öffnung. Du erstellst das Profil, weist die Rolle zu und die Zugangsdaten werden versendet. Wenn sie im Spam landen oder verloren gehen, können sie erneut gesendet werden, ohne dass etwas neu erstellt werden muss.
2. Korrektur der Daten. Wer arbeitet, kann die Änderung seiner Daten mit einer Anfrage verlangen, die der Koordinator genehmigt: niemand greift in die Stammdaten eines Kollegen ein, und der Koordinator fungiert nicht als Schreibkraft.
3. Mehrere Standorte. Wer an mehreren Einrichtungen arbeitet, wird zur anderen Einrichtung hinzugefügt, indem dieselben Zugangsdaten verwendet werden, ohne ein zweites Profil zu erstellen. Eine Person, ein Zugang, zwei Standorte.
4. Austritt. Ein Profil wird deaktiviert, ohne die Historie zu löschen: wer die Einrichtung verlässt, hört auf, Zugang zu haben, aber das Tagebuch, das er geführt hat, bleibt dort, lesbar und zugeordnet.

Mehr Zugänge verbessern die Nachverfolgbarkeit, nicht verschlechtern

Das häufigste Argument ist: "Wenn viele schreiben, versteht man nicht mehr, wer was gemacht hat." Das Gegenteil passiert. Wenn ein Papier von einer dritten Person am Ende des Tages übertragen wird, ist der tatsächliche Autor der Information nicht mehr zu ermitteln: auf dem Bildschirm sieht man, wer kopiert hat, nicht wer das Kind beobachtet hat.

Mit persönlichen Zugangsdaten hat hingegen jede Operation einen Namen. Easy.School protokolliert die Aktionen in den Datenbanktabellen, sodass man, wenn eine Information nicht stimmt, rekonstruieren kann, was geändert wurde, anstatt eine Gedächtnisuntersuchung zu starten. Die Bedingung, damit es funktioniert, ist eine einzige: jede Person hat ihren eigenen Zugang, Zugangsdaten niemals geteilt.

Es gibt auch einen Aspekt der Compliance: jedem nur die Berechtigungen zu geben, die er benötigt, und dokumentieren zu können, wer auf was zugreift, ist das Prinzip der Datenminimierung, das die DSGVO für die Daten von Kindern und Familien verlangt. Ein gemeinsamer Zugang, der von der gesamten Gruppe geteilt wird, ist nicht verteidigbar.

Wie man ohne Trauma zum offenen Modell wechselt

Der Wechsel erfolgt in wenigen Wochen, wenn man es ordentlich macht.

1. Liste auf, wer heute auf die Daten zugreift, einschließlich Papier: fast immer sind es mehr Personen, als in der Verwaltungssoftware angezeigt werden.
2. Für jede Person schreibe die drei oder vier Informationen auf, die sie tatsächlich an einem Tag eingibt: das ist ihre minimale Berechtigung.
3. Baue eine Rolle für eine homogene Gruppe, anstatt Berechtigungen für jede Person einzeln zuzuschneiden.
4. Beginne mit einer Pilotgruppe für zwei Wochen: das hilft, fehlende Punkte zu identifizieren, bevor alle einbezogen werden.
5. Entferne das Papier. Wenn es "zur Sicherheit" dort bleibt, bleibt auch die doppelte Arbeit.
6. Überprüfe die Berechtigungen nach einem Monat: etwas wird fehlen, etwas anderes wird zu viel sein. Das lässt sich in wenigen Minuten korrigieren.

Zusammenfassung

Den Zugang zu beschränken schützt die Daten nicht: es macht sie nur älter und weniger zuverlässig. Die Berechtigungen, die Punkt für Punkt definiert sind, die persönlichen Zugangsdaten und ein Protokoll, das zeigt, wer was gemacht hat, schützen sie. Wer das Kind beobachtet, muss das, was er sieht, im Moment des Sehens mit dem Werkzeug, das er bereits in der Hand hat, registrieren können. Und wenn der Anbieter pro Benutzer berechnet, triffst du diese organisatorische Entscheidung nicht: das macht die Preisliste.

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