Mandag midt i september, klokken otte og fyrre. Leo træder ind i vuggestuen for første gang i sin fars arme. Den ansvarlige pædagog ved, hvad han hedder, hvornår han er født, og hvem der kommer for at hente ham. Hun ved ikke, at han vil have et stofserviet tæt på kinden for at falde i søvn, at de derhjemme kalder ham Lollo, og at han ikke rører ved bananer. Alt dette er skrevet et eller andet sted: på et papirskema udfyldt i juni, på tidspunktet for tilmeldingen, som nu ligger i en mappe på kontoret.
Indskrivningsskemaet tjener netop dette formål: at få det, familien ved, og som pædagogerne har brug for i de første dage, ind i sektionen, før barnet ankommer. I denne artikel ser vi på, hvordan man opbygger det i Easy.School, hvordan man får det udfyldt via Easy Family appen, og hvordan man gør det til et værktøj, der forbliver aktivt hele året, i stedet for et ark, der udfyldes én gang og glemmes.
Hvorfor papirskemaet går tabt undervejs
Papirskemaet har tre begrænsninger, og ingen af dem afhænger af viljen hos dem, der bruger det. Den første er stedet: det ligger i sekretariatet, mens informationerne er nødvendige i sektionen, på tidspunktet for skift eller hvile. Den anden er tiden: det fanger barnet i juni, og i september er et barn på et år allerede et andet barn. Den tredje er alt, hvad der sker mellem forældrenes pen og pædagogens øjne: kopier, nedskrevne noter, sætninger sagt i hast ved døren.
Vi har allerede talt om, hvorfor det er vigtigt at indsamle barnets historie i Anamnesen og dens betydning. Her fokuserer vi på hvordan: hvor disse informationer indsamles, hvem der udfylder dem, og hvor pædagogerne finder dem, når de er nødvendige.
Hvordan indskrivningsskemaet fungerer i Easy.School
I Easy.School oprettes indskrivningsskemaerne direkte i systemet. Forældrene svarer fra Easy Family appen og kan opdatere svarene over tid; pædagogerne kan til enhver tid se dem i barnets profil. Koordinatorens arbejde opdeles i tre trin, alle fra "Indskrivningsskema" i side-menuen.
- Kategorierne. De bruges til at organisere spørgsmålene efter emne. De oprettes med "Kategori administration" og derefter "Ny kategori".
- Spørgsmålene. Med "Nyt spørgsmål" vælges den tilhørende kategori, og teksten skrives. Spørgsmål og kategorier kan ændres eller slettes når som helst.
- Sendelsen. Med "Send indskrivningsskema" vælges kategori, spørgsmål der skal inkluderes, og modtagere.
Den komplette trin-for-trin vejledning, skærm for skærm, findes i vejledningen til brug af indskrivningsskemaet.
Hvilke spørgsmål man skal stille og hvordan man grupperer dem
Kategorierne er den del, man skal tænke over med mere ro, fordi de former alt det andet. Et forslag der fungerer for mange 0-6 strukturer:
- Søvn og rutiner. Hvordan falder barnet i søvn, bruger det sut eller et objekt, det er knyttet til, hvornår hviler det derhjemme.
- Ernæring. Hvad spiser det gerne, hvad afviser det, spiser det selv eller skal det hjælpes. Allergier og diæter forbliver knyttet til den medicinske dokumentation, som institutionen allerede kræver: indskrivningsskemaet fortæller om vanerne, ikke om det.
- Sprog. De sprog, der tales derhjemme, de ord og kælenavne, det bruger, hvordan det beder om hjælp.
- Autonomier. Ble, potte, klæde sig på, drikke af glas: alt ændrer sig mellem en spæd og et femårigt barn.
- Relationer. Søskende, tilstedeværende bedsteforældre, tidligere erfaringer med andre vuggestuer eller en babysitter, hvad der trøster det, når det er trist.
Åbne, korte og konkrete spørgsmål giver mere end generelle. "Hvordan er jeres barns karakter?" giver overfladiske svar. "Hvad gør I, når han/hun vågner grædende fra sin lur?" giver information, som pædagogen vil bruge den første dag. Den omvendte regel gælder også: spørg kun om det, du virkelig vil bruge. Hvert ekstra spørgsmål er en personlig oplysning, der skal opbevares, og et ekstra minut, der kræves fra familien.
En kategori for hvert tidspunkt på året
Da man ved hver sending vælger de spørgsmål, der skal inkluderes, er der ikke behov for et unikt og meget langt indskrivningsskema. Du kan forberede en kategori til indskrivning, som sendes før ankomsten, og andre til forskellige tidspunkter: overgangen til en ny sektion, tilbagekomsten efter en lang fravær, forberedelsen af midtårs samtaler.
Det samme gælder for modtagerne. Et indskrivningsskema giver mening kun for nye tilmeldte, ikke for hele institutionen. På sendeskærmen vises hvert barn i en boks med billede, navn, sektion og den pårørende, som indskrivningsskemaet vil blive sendt til: de relevante børn vælges med knappen "+", eller alle sammen med "Vælg alle". Den pårørende modtager ændres fra dropdown-menuen, praktisk når det er far, der følger indskrivningen.
Til teksten, der følger med indskrivningsskemaet, kan du vedhæfte et dokument, et billede eller en video: for eksempel præsentationen af de første uger eller tilpasningskalenderen. Familierne finder alt i den samme besked.
Fra familiens side: udfyldning via appen
For forælderen er vejen kort. I Easy Family appen vælger de institutionen og barnet, derefter trykker de på "Anmodninger" fra startskærmen og derefter "Indskrivningsskema". De finder listen over tilgængelige indskrivningsskemaer, svarer direkte i appen og bekræfter med "Gem". Vejledningen til at svare fra Easy Family appen er nyttig at sende til familierne sammen med den første besked.
Fordelen er ikke kun praktisk. At udfylde derhjemme, om aftenen, uden nogen der venter på den anden side af bordet, ændrer kvaliteten af svarene: der er tid til at tænke, til at spørge den anden forælder, til at huske stofservietten.
Svar der vokser sammen med barnet
Et barn på fjorten måneder i oktober og det samme barn i marts sover, spiser og taler anderledes. Derfor er det vigtigt, at familierne kan opdatere svarene over tid, uden at skulle udfylde et nyt skema. Hvis der i januar kun er blevet til én lur, eller sutten er forsvundet, retter forælderen det, og informationen i sektionen bliver den rigtige igen.
Det er værd at sige det eksplicit til familierne, fordi det ikke er givet: indskrivningsskemaet er ikke en opgave, der skal afleveres, det er et ark, der skal holdes opdateret. En kort besked ved tilbagekomsten fra ferien, der opfordrer til at tjekke svarene, er nok til at gøre det til en vane.
I sektionen: svarene i barnets profil
Fra det pædagogiske synspunkt er det afgørende, hvor svarene findes. Pædagogerne kan til enhver tid se svarene i barnets profil, det samme sted hvor de finder de andre oplysninger, der er nødvendige i løbet af dagen. Der er ikke et skema, der skal anmodes om på kontoret, eller en mappe, der skal gennemgås.
Dette ændrer måden, hvorpå de første dage forberedes. Den ansvarlige pædagog kan læse svarene før den indledende samtale og komme med præcise spørgsmål. Den, der dækker en vagt eller erstatter en kollega, kan tage et kig og vide, at Leo falder i søvn med servietten. Og tilpasningen, som forbliver et spørgsmål om relation og observation, som vi fortæller i vejledningen til indskrivning i vuggestuen, starter med færre usikkerheder.
Indskrivningsskemaerne tilhører ikke kun koordinatoren. Også en pædagog kan oprette og sende et fra browseren, fra kommunikationsikonet, med "+ Ny" og typen af besked Indskrivningsskema: nyttigt når en sektion ønsker at stille specifikke spørgsmål til deres familier. Trinene findes i vejledningen hvordan man opretter og sender et indskrivningsskema fra browseren.
For at opsummere
Indskrivningsskemaet fungerer, når det ankommer til sektionen før barnet og forbliver opdateret efterfølgende. I Easy.School opbygges det efter kategorier, sendes kun til de relevante familier ved at vælge spørgsmålene, udfyldes fra Easy Family appen, og findes i barnets profil, hvor pædagogerne læser det, når det er nødvendigt. Familierne kan rette svarene over tid, og portrættet af barnet vokser sammen med ham/hende.
Vil du indsamle indskrivningsoplysninger uden papirskemaer? Prøv Easy.School gratis.
