Klokken otte om morgenen er døren til institutionen en tragt. Tre familier ankommer på samme minut, et barn der ikke vil slippe sin fars jakke, en bedstemor der spørger, om der er workshop i dag. Og midt i alt dette skal nogen også registrere, hvem der er ankommet og hvornår.
Det er det tidspunkt, hvor registreringen naturligt kommer i anden række, og det er helt i orden: velkomsten kommer først. Problemet opstår senere, omkring kl. 11, når den registrering faktisk er nødvendig — til antallet af måltider der skal bekræftes, til forholdet mellem pædagoger og børn, til opgørelsen som ved månedens slutning bliver til en betaling.
Registreringen af tilstedeværelser med QR-kode opstår netop her. Lad os se, hvordan det fungerer, hvad der kræves for at aktivere det, i hvilke tilfælde det er fordelagtigt og i hvilke tilfælde det ikke er, og hvordan tre forskellige metoder sameksisterer i den samme institution.
Hvorfor registreringen går tabt lige ved indgangen
I de fleste vuggestuer og børnehaver foregår registreringen på papir: et hængende ark, en pen bundet med snor, en underskrift fra ledsageren. Det fungerer, så længe strømmen er langsom. I tidsrummet 8:00-9:00, hvor 70-80% af de tilmeldte børn kommer ind, fungerer det ikke længere.
Der sker tre ting, altid de samme. Pædagogerne er optaget af børnene, og registreringen bliver udsat til hukommelsen. Tiderne bliver omtrentlige, alle "omkring kl. 8:30". Og nogle linjer forbliver blanke, så ved dagens slutning er det uklart, om det barn var fraværende, eller om ingen blot har skrevet det ned.
Ingen af disse er en fejl fra personalet: det er belastningen af et øjeblik, der kræver både pædagogisk og administrativ opmærksomhed på præcis samme minut. At flytte den anden opgave til dem, der allerede træder ind ad døren, er den nemmeste måde at frigøre den første.
Hvordan registreringen med QR-kode fungerer
Mekanismen er kortere, end den ser ud. Institutionen viser en QR-kode ved indgangen. Forælderen åbner Easy Family-appen på sin telefon, scanner koden og registrerer sit barns indgang eller udgang. Slut.
Det, der kommer ind i registreringen, er dog ikke bare et flueben. Hver linje bærer med sig datoen, det præcise klokkeslæt, barnet, den ledsager der har foretaget registreringen, og metoden hvormed den blev registreret — i dette tilfælde, QR-kode. Det er en detalje, der synes mindre, men som gør registreringen forsvarlig: to måneder senere ved du ikke kun, at det barn var til stede, men også hvem der bragte det, og hvordan den information kom ind i systemet.
QR-koden er ikke knyttet til det enkelte barn, så det er ikke nødvendigt at udskrive en til hver familie. Det er indgangspunktet, der skal identificeres; det er appen, der allerede er knyttet til institutionens familier, der ved, hvem der registrerer indgangen.
Hvad der virkelig kræves for at aktivere det
Her ligger den del, der overrasker mest dem, der forestiller sig optiske læsere og drejekraner. For at aktivere registreringen med QR-kode kræves der ikke noget af alt dette.
- Ingen ekstra hardware. Ingen badge-læsere, ingen totem, ingen tablets der skal købes og monteres ved indgangen. Den enhed, der læser koden, er den telefon, som forælderen allerede har i lommen.
- Ingen badges at udlevere. Der er ingen kort, der skal udleveres i september, som skal udskiftes, når de mistes, eller som skal hentes i juni. Der er heller ikke omkostninger for familierne.
- En udstillet QR-kode. Der findes printbare flyers med koden: de downloades, printes og hænges op. Mange institutioner sætter en op for adgang — hovedindgangen, haveporten, døren til de mindste.
- Easy Family-appen på forældrenes telefoner. Det er den samme app, som familierne bruger til at læse meddelelser og dagbog, så i de fleste tilfælde er den allerede installeret.
Tiden til aktivering er i praksis den tid, det tager at printe et ark og forklare det for familierne ved det første møde.
Hvornår det er fordelagtigt, og hvornår det ikke er
QR-koden er ikke den rigtige løsning for hver institution, og det er værd at sige med ærlighed.
Det er fordelagtigt når der er et peak af indgange koncentreret på kort tid, når familierne er vant til appen og allerede bruger den til meddelelser, når der er flere adgangspunkter, og én person ikke kan overvåge dem alle, og når du har brug for en præcis tidsdata, fordi betalingen afhænger af tilstedeværelsesintervallerne eller forlængelsen.
Det er mindre fordelagtigt i en lille gruppe, hvor pædagogen personligt byder hvert barn velkommen og har tid til at registrere, mens de taler med forælderen. Det er også mindre fordelagtigt, når en del af familierne har lidt erfaring med smartphones: i det tilfælde bliver QR-koden en hindring for indgangen, præcis det modsatte af målet.
Den gode nyhed er, at du ikke skal vælge én gang for alle, og heller ikke for hele institutionen.
Manuel, QR og PIN: tre metoder, én registrering
De tilgængelige registreringsmetoder er fire, og de sameksisterer uden problemer i den samme dag og i den samme sektion.
- Manuel. Det er pædagogen eller koordinatoren, der registrerer fra administrationssystemet. Det forbliver den mest fleksible metode: den er nyttig for dem, der kommer for sent, for bedsteforældre, der har glemt deres telefon, til korrektioner.
- QR-kode. Forælderen registrerer selv fra appen. Det letter morgenens peak og eftermiddagens tilbagevenden.
- PIN. En numerisk kode indtastet ved registreringen. Nyttig for dem, der ikke ønsker eller kan scanne noget.
- Automatisering. De tilbagevendende registreringer indstilles én gang pr. sektion, ugedag og tidsrum. Gruppen, der altid kommer ind kl. 8:00 og altid går ud kl. 16:00, har ikke brug for, at nogen bekræfter det hver morgen.
I registreringen forbliver linjerne adskilt, fordi hver enkelt bærer sin egen registreringsmetode. Koordinatoren kan hurtigt se, hvor mange tilstedeværelser der kommer fra familierne, og hvor mange der er blevet indtastet af personalet — en værdifuld information i de første måneder, for at forstå om appen virkelig fungerer, eller om halvdelen af familierne ignorerer den.
Der er også den massive registrering, som gælder for en eller flere sektioner sammen: seks klik for gruppen af mellemstore børn, der kommer tilbage fra haven, i stedet for toogtyve.
Registreringen, der ikke tillader fejl
Når registreringen også foretages af forældrene, kommer spørgsmålet straks: og hvis de laver fejl? Det er en legitim bekymring, og det er grunden til, at registreringen anvender nogle faste kontroller.
- Man kan ikke registrere en udgang, hvis der ikke er en åben indgang.
- Udgans tidspunkt skal være efter indgangstidspunktet.
- Man kan ikke indtaste tilstedeværelser på en dag, der allerede er markeret som fravær.
- Man kan ikke registrere indgange eller udgange med fremtidig dato.
Det er fire banale regler, der eliminerer næsten alle inkonsistenser — dem, der i papirregistreringen kun opdages ved månedens slutning, når faktureringen forberedes, når ingen længere husker, hvordan det faktisk gik den tirsdag.
På fraværsfronten er vejen endnu mere direkte: familien kommunikerer fraværet fra appen, med begrundelsen. Den, der åbner registreringen om morgenen, finder allerede feltet udfyldt, uden at skulle kontakte nogen.
Hvor ender de data
En tilstedeværelsesregistrering er lidt værd, hvis den forbliver lukket i sig selv. De registrerede tilstedeværelser fodrer beregningen af betalingerne, så de faktiske timer og forlængelser oversættes til beløb uden mellemliggende manuelle trin. Og registreringerne kan eksporteres til PDF, Excel og CSV — formater der er nyttige, når kommunen anmoder, når akkrediteringen skal verificeres, eller simpelthen når tallene skal gennemgås med konsulenten.
Den samme struktur gælder også for dem, der arbejder i institutionen: der findes en tilstedeværelsesregistrering for personalet, med indgange, udgange og dokumentation, som koordinatoren godkender. De to ting forbliver adskilt, men logikken er den samme.
For at opsummere
At registrere indgange og udgange med QR-kode ændrer ikke pædagogernes arbejde: det flytter en administrativ handling til dem, der allerede træder ind ad døren, og giver dig velkomstminutterne tilbage. Der kræves ikke hardware, ingen badges, kun et printet ark og den app, som familierne allerede har.
Punktet er ikke at erstatte manuel registrering, men at supplere den: QR-kode til morgenstrømmen, PIN til dem der foretrækker det, manuel til undtagelser, automatisering til de rytmer der gentager sig. Alt inden for den samme registrering, med de samme kontroller.
Easy.School er et cloud-baseret administrationssystem designet til institutioner for børn 0-6, udviklet af et romersk softwarehus aktivt siden 2010 og brugt i dag af over 1000 institutioner. Vil du se, hvordan tilstedeværelsesregistreringen fungerer i din? Prøv Easy.School gratis.
