I mange sekretariater er software stadig et program installeret på en bestemt computer: den nær vinduet, med klistermærket på skærmen. Hvis den er slukket, er dataene ikke tilgængelige. Andre steder er dataene et delt regneark, opdateret af tre personer med tre forskellige kriterier. Det fungerer, så længe det fungerer.
Dette artikel sammenligner de to opsætninger ud fra seks konkrete spørgsmål, der før eller siden dukker op på bordet for dem, der koordinerer en vuggestue eller en børnehave: hvem har adgang og fra hvor, hvad sker der hvis den computer går i stykker, hvem laver backup, hvordan håndteres flere lokationer, hvem opdaterer softwaren, og hvem er ansvarlig for datasikkerheden for børnene. Med de erklærede begrænsninger ved cloud, fordi de eksisterer.
Hvad betyder "installeret" og hvad betyder "i cloud"
Et installeret software lever på harddisken af en maskine: programmet er der, datalageret er der. For at arbejde med det skal du sidde foran den arbejdsplads eller tilslutte dig det interne netværk. Det delte regneark er en variant af det samme skema: en fil, opbevaret af den, der har oprettet det.
Et cloud-baseret software lever derimod på servere, der styres af dem, der producerer softwaren, og du får adgang med dine legitimationsoplysninger fra enhver enhed. Easy.School fungerer sådan: det åbnes fra en browser og fra to apps, Easy Family for familier og Easy Staff for pædagoger og personale, der er kompatible med smartphones og tablets.
Forskellen er ikke teknisk, den er organisatorisk: det ændrer sig, hvor dataene er, og derfor hvem der får adgang til dem, hvem der beskytter dem, og hvem der genopretter dem, når noget går galt.
Hvem kan få adgang, og fra hvor
Med det installerede program er adgangen knyttet til arbejdspladsen. Pædagogen i sektionen registrerer ikke tilstedeværelsen, mens børnene kommer ind: hun noterer på papir, og nogen skriver det senere ind. Den, der arbejder hjemmefra, tager en kopi på en USB-nøgle, og fra det øjeblik eksisterer der to versioner af det samme arkiv.
Det delte regneark har det modsatte problem: den, der har linket, ser alt. Der er ingen enkel måde at give en pædagog kun adgang til sin egen sektion, eller en familie kun til deres eget barn.
I Easy.School er adgangstilladelserne tilpasselige efter rolle, punkt for punkt, både for personale og for familier: du bestemmer, hvem der ser de komplette registreringer, hvem kun ser tilstedeværelserne i sin egen sektion, og hvem der har adgang til den administrative del. Der findes også et log over handlinger på databasen: hvis en data ændres, forbliver der spor. Fotos og videoer er ikke offentlige links, der kan kopieres i en chat, men signerede adresser, der udløber efter en time, på lagerplads dedikeret til den enkelte licens.
Hvis den computer går i stykker (og hvem laver backup)
Det er spørgsmålet, som ingen ønsker at stille. En harddisk går i stykker, en bærbar forsvinder, en forkert vedhæftning krypterer filerne: med arkivet på en enkelt maskine mister institutionen registreringer, udstedte gebyrer, kontaktoplysninger fra familier og historik over tilstedeværelser.
Et direkte spørgsmål: hvem laver backup i din institution i dag? Hvis svaret er navnet på en person, er risikoen, at den person er på ferie, når det er nødvendigt. Hvis svaret er en ekstern harddisk i skuffen, så tjek datoen for den seneste kopi: ofte er den ældre end man husker. Og en harddisk, der opbevares ved siden af computeren, deler med den tyverier, oversvømmelser og strømsvigt.
I cloud laver leverandøren kopier, og sekretariatets computer bliver et udskifteligt objekt: hvis den går i stykker, åbner du en anden og logger ind igen. Der er stadig et spørgsmål at stille til alle: hvordan får jeg mine data ud, hvis jeg skifter en dag? I Easy.School er eksport af data ubegrænset og inkluderet.
Flere lokationer, ét arkiv
Så længe institutionen er én, holder det lokale arkiv. Når lokationerne bliver to eller tre, har hver afdeling sin egen computer, sin egen fil og sine egne numre: for at vide, hvor mange børn der er tilmeldt i alt, kræves telefonopkald og et manuelt udfyldt resumé, der allerede er gammelt, når det ankommer.
I cloud er arkivet ét, og dataene opdateres, hvor de indtastes. I Easy.School kan dem, der arbejder på flere institutioner, skifte fra den ene til den anden uden at logge ud og ind igen: ingen sekundær bruger, ingen sekundær adgangskode. En nyttig teknisk note: hver institution har en dedikeret database, ikke en delt tabel filtreret efter kundekode. Vi har talt grundigt om det i artiklen om hvordan man håndterer flere lokationer med et enkelt software.
Opdateringer: hvem installerer dem, og hvad koster de
Med installeret software er hver ny version en lille byggeplads: nogen skal komme til stedet, eller downloade en pakke og installere den på hver arbejdsplads. Ofte skal den nye version betales separat, og det sker, at man bliver på en gammel version i årevis, fordi det gode tidspunkt aldrig kommer. Med tiden stopper programmet med at kommunikere med det opdaterede operativsystem, og problemet flytter sig til hardwaren.
I cloud sker opdateringen på serversiden: næste morgen finder du den nye funktion. I Easy.School er opdateringer og nye funktioner inkluderet i licensen, i hele dens varighed. Omkostningerne er klare: de første 20 børn koster 25 euro om måneden, eller 250 euro om året plus moms, med 4 GB inkluderet; hvert ekstra barn tilføjer 0,60 euro om måneden (6 euro om året) og 0,2 GB. Den eneste rabat er 17% ved årlig betaling.
Hvem er ansvarlig for datasikkerheden for børnene
Her giver vi ikke juridiske vurderinger: overholdelsen af din institutions krav skal verificeres med din rådgiver. Vi kan dog beskrive de tekniske valg, som er den konkrete del af spørgsmålet.
Med et installeret program er den fysiske sikkerhed din. Hvem der træder ind i sekretariatet, hvem der kender adgangskoden, hvor harddisken ender, når computeren udskiftes, hvad der sker med USB-nøglen, der bruges til at tage dataene med hjem: ansvar, der forbliver inden for institutionen, og som sjældent er blevet skrevet ned af nogen.
De tekniske valg fra Easy.School på dette område er:
- Data opbevaret i det europæiske område, ikke på servere spredt uden angivelse.
- Dedikeret database for hver institution, adskilt fra de andre.
- Rettigheder efter rolle konfigurerbare punkt for punkt, for personale og for familier.
- Log over handlinger på databasen.
- Fotos og videoer med signerede adresser med tidsbegrænsning, på lagerplads dedikeret til licensen.
- Udnævnelse af databehandler, der kan downloades og udnævnt DPO, til at give til din rådgiver.
Du finder en dedikeret uddybning om hvordan man beskytter børns data i vuggestuen.
De reelle begrænsninger ved cloud
Det ville være uærligt kun at fortælle den gode side. Cloud har tre reelle begrænsninger.
- Der kræves forbindelse. Hvis linjen til institutionen falder, kan du ikke logge ind. Modforanstaltningerne er enkle: hotspot fra smartphone, en tablet med dataforbindelse til tilstedeværelser i sektionen, en anden linje hvor dækningen er ustabil. Men det skal siges: uden netværk åbner cloud-baseret software ikke.
- Du er afhængig af en leverandør. Du har ikke filen på din harddisk. Derfor er det vigtigt, hvem der står bag: Easy.School er udviklet af et romersk softwarehus, der har været aktiv siden 2010 og bruges af over 1000 institutioner, og den ubegrænsede eksport tjener netop til ikke at låse dig inde.
- Omkostningerne er tilbagevendende. Et installeret program betales ofte én gang; en cloud-baseret software betales hvert år. Til gengæld får du opdateringer, sikkerhedskopier og support inkluderet, men det er en post i budgettet, der forbliver.
Der er også omkostningerne ved overgangen, som ikke er økonomiske, men handler om vaner: den første måned arbejder man lidt mere, mens man indfører registreringerne og ordner de gamle data. Hvad der er værd at tage med og hvad der skal efterlades, finder du vejledningen om hvordan man importerer data fra et andet software.
For at opsummere
Et installeret software holder dataene tæt på: du ser dem, de er på den maskine. Prisen er, at adgang, backup, opdateringer og fysisk sikkerhed bliver dit arbejde, sjældent tildelt nogen formelt. Cloud flytter det arbejde til leverandøren og løsner adgangen fra en enkelt arbejdsplads, til gengæld for en forbindelse der fungerer og et gebyr der fornyes.
Det nyttige spørgsmål er ikke, hvilken der er bedre i absolutte termer, men hvad det ville koste din institution at miste arkivet i morgen tidlig, og hvor mange timer om måneden der i dag bruges på at kopiere data fra et sted til et andet. Hvis du vil se, hvordan man arbejder med data, der er sikre og tilgængelige fra hvor det er nødvendigt, prøv Easy.School gratis.
