Mandag, halv ti. Telefonen ringer i administrationen: det er rengøringsfirmaet, der betjener to af jeres lokationer, og de spørger høfligt, hvornår fakturaen for august vil blive betalt. Den er forfaldet for tre uger siden. Ingen havde set den: den var ankommet til en koordinator, der var på ferie, som havde sendt den videre til en kollega, der havde lagt den i en mappe kaldet "til betaling".
Leverandørfakturaer larmer ikke, indtil de forfalder. I en kooperativ eller i et netværk med flere lokationer kommer de fra forskellige kanaler, til forskellige personer, for forskellige tjenester, og deres håndtering afhænger ofte af hukommelsen hos nogen. I denne artikel ser vi på, hvor de passive fakturaer kommer fra, hvordan man samler dem på ét sted, hvordan man beslutter, hvem der ser hvad, når der er mange lokationer, og hvordan man holder styr på betalinger og frister uden parallelle mapper.
Hvor leverandørfakturaerne går tabt
En 0-6 struktur køber mere, end det ser ud til: madvarer eller kantinetjenester, bleer og hygiejneprodukter, materialer til aktiviteter, vedligeholdelse, rengøring, forsyninger, personaleuddannelse. Med tre eller fire lokationer bliver leverandørerne titusinder, og hver har sine betalingsbetingelser.
Problemet er sjældent selve betalingen. Det er alt det, der kommer før: at vide, at fakturaen er ankommet, forstå hvilken lokation den vedrører, kontrollere at den svarer til det, der faktisk er blevet leveret, huske hvornår den skal betales. Når disse oplysninger lever i personlige e-mailbokse, delte mapper og post-it sedler på skærmen, er det nok med en fravær eller en ændring af rolle, for at noget bliver glemt. Og forsinkelsen betales i relationer med leverandører, nogle gange i renter, næsten altid i tabt tid til at genopbygge.
Passive fakturaer i dag: elektroniske, næsten altid
En passiv faktura er simpelthen en faktura, du modtager, i stedet for at udstede den. Siden elektronisk fakturering blev obligatorisk blandt italienske operatører, rejser næsten alle leverandørfakturaer som XML-filer gennem Skattestyrelsens Udvekslingssystem. Fra 1. januar 2024 gælder forpligtelsen også for leverandører under forenklet regnskab, som tidligere delvist var undtaget: den lille håndværker, der reparerer havenhegnet, sender dig i dag en elektronisk faktura ligesom den store leverandørvirksomhed.
Der er stadig nogle særlige tilfælde, for eksempel udenlandske leverandører, der skal håndteres separat med sin revisor. Men reglen er klar: fakturaen ankommer i elektronisk format, knyttet til momsnummeret på den, der modtager den. Og det er netop dette, der gør det muligt at samle dem automatisk i stedet for at jagte dem.
Et enkelt ankomstpunkt: indkøbsafdelingen
I Easy.School vises de passive fakturaer, der modtages med momsnummeret for institutionen, i administrationsområdet, i sektionen Indkøb. Det er ikke nødvendigt, at nogen videresender eller uploader dem: de ankommer der og forbliver der, med deres originale fil.
De nyankomne fakturaer, der endnu ikke er behandlet, ligger i fanen Til registrering. Det er faktisk din to-do liste: alt hvad der er derinde, skal stadig gå igennem dig. Når du registrerer den, forlader fakturaen køen og bliver en del af historikken for indkøb.
For ikke at skulle tænke på det, kan du vælge at modtage en mailnotifikation, når en ny passiv faktura ankommer. Det er ikke en detalje: det betyder, at fakturaen fra rengøringsfirmaet ikke venter på, at nogen åbner systemet ved et tilfælde, men vises samme dag.
Flere lokationer, en eller flere momsnumre: hvem ser hvad
I kooperativer er den typiske situation en af disse to: hver lokation har sit eget momsnummer, eller flere lokationer fakturerer med det samme. Easy.School håndterer begge, fordi du for hver institution kan beslutte, med hvilken juridisk enhed der skal faktureres, og om man vil modtage passive fakturaer eller ej.
- Modtagelse aktiveret. De passive fakturaer, der modtages med momsnummeret for institutionen, er synlige i indkøbsafdelingen for den institution.
- Modtagelse deaktiveret. Det er den anbefalede mulighed, når du håndterer mange strukturer med det samme momsnummer, men ikke ønsker, at disse oplysninger deles i hver lokation. Fakturaerne ses kun af dem, der skal se dem, ikke af alle.
Dertil kommer roller og tilladelser. Indkøbsafdelingen er en post, der aktiveres eller deaktiveres for hver profil: den centrale administration ser den, lokationskoordinatoren kan se den, hvis det er hende, der kontrollerer leverancerne, pædagogerne, som regel, ikke. Det er en enkel måde at holde to behov sammen, der ofte kolliderer: at centralisere betalingerne og lade dem, der er på stedet, kontrollere, hvad der faktisk er ankommet. Hvis du vil uddybe organisationen på tværs af flere lokationer, har vi talt om det i hvordan man håndterer flere daginstitutioner med et enkelt system.
Registrerede betalinger og kommende frister
At modtage fakturaerne i orden er halvdelen af arbejdet. Den anden halvdel er at vide, hvad du allerede har betalt, og hvad der er ved at forfalde. I håndteringen af passive fakturaer kan du registrere de foretagne betalinger og holde styr på fremtidige frister, så spørgsmålet "har vi betalt denne?" får svar i systemet og ikke i hukommelsen hos den, der var på kontoret den dag.
Nogle vaner gør denne kontrol virkelig nyttig:
- Registrer betalingen, når du foretager den, ikke ved månedens slutning. En overførsel registreret samme dag er en pålidelig information; en der rekonstrueres treogtyve dage senere er et skøn.
- Se fristerne for de næste to uger én gang om ugen, altid samme dag. Det tager kun et par minutter, og ingen leverandør skal længere ringe til dig for at minde dig om det.
- Rapporter straks uoverensstemmelser. Hvis en levering er ankommet ufuldstændig, siger den, der er på stedet, det, før fakturaen bliver betalt, ikke efter.
Resultatet er et overblik, der tidligere krævede et regneark, der blev holdt manuelt. Og ligesom med udstedte fakturaer gælder det, at én kilde til tal er mere værd end to kilder, der ikke stemmer: det har vi også set, når vi talte om omkostningscentre og separate opgaver.
Revisoren og XML-arkivet
I slutningen af måneden eller kvartalet beder revisoren om indkøbsfakturaerne. At downloade dem én ad gangen er den mest kedelige del af det administrative arbejde, og også den nemmeste at lave fejl i.
Fra fanen Til registrering i indkøbsafdelingen kan du downloade et ZIP-arkiv med XML-filerne for de passive fakturaer, også for dem, du endnu ikke har registreret. Vælg et datointerval, op til maksimalt tre måneder, og generer filen: du modtager en mail med linket til at downloade den til den primære e-mailadresse for licensen. Indeni finder du XML'en for hver faktura og den tilhørende kvittering.
Alternativt kan du oprette en konto til revisoren, med begrænset synlighed til den administrative del. Han downloader selv det, han har brug for, når han har brug for det, uden adgang til logbogen og de pædagogiske områder. Privatlivets fred forbliver, hvor den skal være, og du træder ud af rollen som mellemmand.
En rutine, der holder, selv når folk skifter
Den sande værdi af alt dette ses i overgangsperioder: augustferier, en barsel i administrationen, en ny koordinator, der ankommer midt på året. Hvis processen lever i vanerne hos en person, går den med hende. Hvis den lever i systemet, finder den, der ankommer, køen af fakturaer, der skal registreres, de betalinger, der allerede er foretaget, og de kommende frister.
For en struktur med flere lokationer er en simpel rutine tilstrækkelig: mailnotifikationen for nye fakturaer, et ugentligt tjek af registreringer og frister, download af XML-arkivet til revisoren ved hver afslutning af perioden. Tre gentagne handlinger, ingen mappe kaldet "til betaling".
Afslutning
Leverandørfakturaerne ankommer nu næsten alle i elektronisk format, og det er en fordel kun, hvis de ender et præcist sted. At samle dem i indkøbsafdelingen, beslutte for hver institution, om man vil modtage dem, og hvem der kan se dem, registrere betalingerne og regelmæssigt se på fremtidige frister forvandler et arbejde fyldt med jagt til en ordnet kontrol. De skattemæssige og regnskabsmæssige valg forbliver at dele med revisoren: systemet giver dig dataene i orden, på det rigtige tidspunkt.
Vil du holde leverandørfakturaer, betalinger og frister på samme sted som gebyrerne? Prøv Easy.School gratis.
