Tirsdag, klokken fem om eftermiddagen. Den administrative leder af et kooperativ med fire vuggestuer skal forberede et tal til bestyrelsen: hvor meget har vi faktureret i september, enhed for enhed. To enheder fakturerer med kooperativets momsnummer. En faktura med et lille selskab, der er oprettet til et projekt med en lokal virksomhed. Den fjerde er en vuggestue i samarbejde, der drives inden for et konsortium. Resultat: fire eksportationer, to programmer og et regneark, der ikke stemmer.
Når enhederne vokser, vokser de juridiske enheder også før eller senere. I denne artikel ser vi på, hvorfor det sker, hvad der ændrer sig i faktureringen, når momsnumrene er mere end ét, og hvordan man holder alt inden for én licens med et unikt overblik over omsætningen.
Når enhederne ikke er alle den samme virksomhed
I verden 0-6 er de mest almindelige konfigurationer fire, og de lever ofte side om side.
- Et kooperativ, flere enheder, ét momsnummer. Det er den enkleste sag: alle enheder fakturerer med de samme selskabsoplysninger.
- En gruppe med flere selskaber. Et selskab pr. enhed, eller et for de private enheder og et for de udliciterede tjenester.
- Et konsortium der koordinerer flere kooperativer, hver med sit eget momsnummer og sin egen regnskab.
- Vuggestue og børnehave i samme bygning, drevet af to forskellige enheder: for eksempel en institution, der driver børnepasning, og et kooperativ, der driver vuggestuen.
Den juridiske enhed er ikke en detalje. Den bestemmer, hvem der udsteder dokumentet, hvilken nummerering der følges, hvilken momsordning der anvendes, hvor leverandørfakturaerne sendes hen, og hvilken revisor der skal modtage arkivet. Hvis systemet fungerer efter enheder, men ikke efter enheder, ender alt dette med at være en byrde for dem, der fakturerer.
Enheden er arbejdsenheden, den juridiske enhed er en indstilling
I Easy.School er alle enheder inden for den samme licens: hver enhed er en enhed, og du kan oprette så mange, som du har brug for. Adskillelsen mellem juridiske enheder foregår på enhedsniveau: for hver enhed bestemmer du hvilken juridisk enhed der skal faktureres. To enheder kan dele det samme momsnummer, en tredje kan have sit eget.
I praksis indtastes de personlige oplysninger, der ender i dokumentet, ved at gå ind i enheden, i indstillingerne for det administrative område: firmanavn, adresse, momsnummer, skatte-ID, skatteordning. Også den elektroniske fakturering aktiveres enhed for enhed, med en tilmeldingsformular, der skal underskrives og uploades; Easy.School-teamet kontrollerer oplysningerne og aktiverer tjenesten, normalt inden for få timer og højst inden for 24 timer på hverdage. Hvis du har brug for trin-for-trin vejledning, starter guiden om hvordan man opretter og konfigurerer en ny enhed der.
Så strukturen og den juridiske enhed skal ikke nødvendigvis være sammenfaldende, og det er ikke nødvendigt at multiplicere licenser og adgang.
Nummereringer og dokumenter: hver enhed med sine regler
Hver enhed, der udsteder fakturaer, har sin egen løbende nummerering, og revisoren forventer, at den er ren. For at hjælpe dig med at holde den i orden kan du i faktureringsparametrene tilføje tegn før eller efter nummeret (for eksempel et præfiks for enhed) og indstille en sekundær nummerering som standard, som også bruges til kreditnotaer og debetnotaer. I dokumentlisten finder du filtre, der isolerer netop disse nummereringer.
Hvis to enheder fakturerer med det samme momsnummer, skal du sammen med revisoren beslutte, om du vil bruge en enkelt serie eller skelne dem med et præfiks: det er et regnskabsmæssigt valg, ikke et teknisk. Systemet viser også en advarsel, når der ved en fejl indstilles et nummer, der er forskelligt fra den normale løbende nummerering.
Også momsprocenterne kan tilpasses i de administrative indstillinger, og hvert fakturerbart produkt har sin egen. Det er her, de forskellige enheder gør sig mest gældende: den samme tjeneste kan have en forskellig momsbehandling afhængigt af, hvem der leverer den. Dette skal drøftes med den skattemæssige rådgiver, inden den første faktura udstedes, ikke efter.
Leverandørfakturaer: hvem ser dem
Flere momsnumre betyder også flere strømme af indkommende fakturaer. For hver enhed vælger du, om du vil modtage eller ej de passive fakturaer. Hvis modtagelsen er aktiveret, vises fakturaer, der er modtaget med den pågældende enheds momsnummer, i dens indkøbsområde. Hvis du administrerer mange strukturer med det samme momsnummer og ikke ønsker, at disse oplysninger deles i hver enhed, er den anbefalede løsning at deaktivere det i de operationelle enheder og holde det aktivt, hvor administrationen arbejder.
Udsigten fra oven: omsætningen for alle enheder
Vi vender tilbage til spørgsmålet fra bestyrelsen. Fra den primære konto, i administrationen af enhederne, er der en side dedikeret til administrationen, der opsummerer måned for måned:
- listen over enheder i licensen;
- antallet af aktive tilmeldte børn i hver enhed;
- antallet af udstedte dokumenter pr. enhed;
- det samlede beløb af udstedte dokumenter pr. enhed;
- en total række der summerer alt.
Herfra kan du også downloade de skattemæssige dokumenter for alle enheder i en enkelt fil, eller vælge kun nogle enheder. Det er funktionen, der løser sagen med flere enheder: hvis selskab B har sin egen revisor, downloader du kun de enheder, der fakturerer med sit momsnummer, og sender ham præcis det, han har brug for. I arkivet er XML-filerne og PDF'erne organiseret i to separate mapper.
Antallet af børn ved siden af omsætningen er ikke en detalje. At sætte de to data tæt sammen fortæller dig straks, om en enhed fakturerer lidt, fordi den har få tilmeldte, eller fordi noget i faktureringscyklussen er gået i stå. For en finere analyse, pr. tjeneste eller pr. kontrakt, kræves der omkostningscentre tildelt den enkelte række: visningen pr. enhed og den pr. opgave svarer på to forskellige spørgsmål.
Familier, delte data og grænser mellem enheder
En familie med et barn i vuggestuen og et i børnehaven, når de to tjenester tilhører forskellige enheder, modtager dokumenter fra to forskellige enheder. Det er korrekt, men det skal forklares godt i september, ellers kommer telefonopkaldet: hvorfor to fakturaer?
I præferencerne for enhedshåndtering kan du beslutte, om du vil dele familiemedlemskaber mellem enheder. Ja-valget anbefales, når enhederne tilhører den samme institution, som vuggestue og børnehave i samme bygning: sekretariatet finder den allerede indtastede familiemedlem. Nej-valget anbefales, når enhederne har forskellige ledelser eller lokationer, for at undgå unødvendige delinger. Med forskellige juridiske enheder er Nej ofte det mest forsigtige valg også med hensyn til privatlivets fred.
To forholdsregler afslutter billedet. For hver enhed kan du fastsætte et maksimalt antal børn og et maksimalt rum, så en enhed ikke forbruger ressourcerne for hele licensen. Og med roller og tilladelser ser og administrerer enhedens koordinator sin enhed, mens den centrale administration ser alle.
Hvor skal man starte, hvis du i dag har flere systemer
Hvis enhederne i dag lever i forskellige programmer, forberedes overgangen med et simpelt kort, før du åbner systemet:
- Liste enhederne og ved siden af, momsnummeret som hver fakturerer i dag og som de skal fakturere i morgen.
- For hvert momsnummer noter skatteordning, nuværende nummerering, ansvarlig revisor og hvem der modtager leverandørfakturaerne.
- Beslut delingsreglerne: hvilke enheder deler familiemedlemskaber og hvem ser hvilke data.
- Aktiver elektronisk fakturering enhed for enhed og før den første faktura, bed teamet om at kontrollere parametrene med dig.
For resten af migreringen kopieres mange data fra en enhed til en anden i stedet for at blive indtastet igen. Om den generelle organisering af flere enheder har vi også skrevet om hvordan man administrerer flere vuggestuer med et enkelt system.
For at opsummere
Når enhederne tilhører forskellige enheder, skal faktureringen følge den juridiske enhed og ikke kun adressen. I Easy.School fakturerer hver enhed med den enhed, du vælger, med sine data, sin nummerering og sin elektroniske fakturering, mens den primære konto ser omsætningen for alle enheder i én tabel og downloader dokumenterne for alle eller kun nogle i en enkelt fil. De skattemæssige valg skal stadig træffes med revisoren: systemet holder adskilt, hvad der skal forblive adskilt, og giver dig totalen, når det er nødvendigt.
Administrerer du flere enheder med flere momsnumre? Prøv Easy.School gratis.
