Beskrivning av funktionen
Funktionen Fullmakter gör det möjligt att registrera, på varje studentkort, en lista över personer som är auktoriserade att hämta studenten från anläggningen (t.ex. mor- och farföräldrar, mostrar, barnvakter, familjevänner) utan att behöva skapa ett familjekonto för dem och därmed utan att ge dem någon tillgång till systemet eller App Easy Family.
För varje fullmakt kan följande registreras:
Namn (obligatoriskt)
Efternamn (obligatoriskt)
En bifogad handling (valfritt) — vanligtvis identitetsdokumentet för fullmaktshavaren, men efter anläggningens eget tycke kan även en undertecknad fullmaktsblankett av föräldern eller något annat användbart dokument laddas upp (formaten jpg, jpeg, png, pdf stöds).
Obs: Fullmaktshavare får inga inloggningsuppgifter och kan inte få tillgång till systemet. Deras funktion är uteslutande att bli erkända av personalen vid anläggningen vid hämtning av studenten.
Var man hittar funktionen
Profil Plats Vad kan Koordinator (webbläsare, ljusblå meny) Studentkort → rullgardinsmeny Fullmakter Lägga till, importera, redigera, ta bort Utbildare (webbläsare, grön meny) Studentkort → rullgardinsmeny Fullmakter Endast visa (inklusive bifogad handling) App Easy Staff Studentlista → student → Visa kort → sektion Fullmakter Endast visa Familjemedlem (webbläsare) Meny Närvaro → Fullmakter Lägga till, redigera bifogad fil App Easy Family Meny Närvaro → Fullmakter Lägga till, redigera bifogad fil
Koordinatorns sida — Lägga till en fullmakt
Steg 1 — Gå till studentkortet
Logga in på systemet med ett koordinator konto (ljusblå meny till vänster).
Klicka på "Studenter" i vänstermenyn för att expandera undermenyn.
Klicka på "Studentlista".
Hitta studenten för vilken du vill lägga till en fullmakt och klicka på deras namn (eller på redigeringsikonen) för att öppna kortet.
Steg 2 — Öppna sektionen Fullmakter
Väl inne på studentkortet hittar du en rullgardinsmeny (kombinationsruta) högst upp som visar namnet på den aktuella sektionen (som standard visas "Student").
Klicka på pilen i rullgardinsmenyn för att visa alla sektioner av kortet.
Välj alternativet "Fullmakter".
En sida med Fullmakter öppnas med tabellen över redan registrerade fullmakter (eller tom, om det är första gången).
Tabellen har kolumnerna: Namn — Efternamn — Dokument — Redigera — Ta bort.
Steg 3 — Lägga till en ny fullmakt
Uppe till höger i rutan "Fullmakter" hittar du två knappar:
"Importera" (lila) — för att koppla en vuxen som redan finns i arkivet (se nästa stycke).
"+ Lägg till" (ljusblå) — för att lägga till en ny fullmakt från grunden.
Klicka på den ljusblå knappen "+ Lägg till".
En modalruta med titeln "Fullmakter" öppnas med följande fält:
Namn* — obligatoriskt fält. Ange fullmaktshavarens namn.
Efternamn* — obligatoriskt fält. Ange fullmaktshavarens efternamn.
Ladda upp dokument — ljusblå knapp. Genom att klicka på den öppnas filvalsrutan på din enhet, där du kan välja dokumentet som ska bifogas.
Stödda filtyper: jpg, jpeg, png, pdf.
Vad som ska laddas upp: är upp till anläggningen. Vanligtvis laddas identitetsdokumentet för fullmaktshavaren upp; vissa anläggningar föredrar att ladda upp den undertecknade fullmaktsblanketten av föräldern. Fältet är valfritt: om inget laddas upp kommer fullmaktshavaren ändå att registreras med namn och efternamn.
Steg 4 — Spara
När de obligatoriska fälten (Namn och Efternamn) har fyllts i, blir knappen "Spara" längst ner grön och klickbar.
Klicka på "Spara" för att registrera fullmaktshavaren.
Alternativt, klicka på "Avbryt" för att stänga fönstret utan att spara något.
Den nya fullmaktshavaren kommer omedelbart att visas i tabellen.
Koordinatorns sida — Importera en redan befintlig fullmakt
Om personen du vill lägga till som fullmakt är redan registrerad i systemet (till exempel är de förälder till en annan student på anläggningen, eller har redan blivit fullmakt för en annan syskon), behöver du inte registrera dem igen: du kan använda funktionen Importera.
Steg 1 — Öppna importfönstret
På sidan Fullmakter för studenten, klicka på den lila knappen "Importera" uppe till höger.
Steg 2 — Sök efter personen
I det fönster som öppnas kan du söka efter personen att koppla till:
Namn
Efternamn
E-post
Fyll i en eller flera av dessa uppgifter i sökfältet; systemet visar dig de motsvarande resultaten som redan finns i anläggningens arkiv.
Steg 3 — Bekräfta importen
Välj rätt person från listan med resultat och bekräfta åtgärden.
Personen kommer automatiskt att läggas till i listan över Fullmakter för studenten, med de personuppgifter som redan är ifyllda.
Obs: Importen skapar inget konto och ändrar inte personens behörigheter; den kopplar endast som fullmakt till detta students kort.
Koordinatorns sida — Redigera en fullmakt
Koordinatorn kan redigera alla fält av en redan registrerad fullmakt (Namn, Efternamn och Dokument).
Öppna sidan Fullmakter för studenten (se Steg 1 och 2 av "Lägga till en fullmakt").
Hitta raden för den fullmakt som ska redigeras.
I kolumnen "Redigera", klicka på den ljusblå ikonen som ser ut som en penna.
Det öppnas samma modalruta som vid inmatning, redan ifylld med aktuella uppgifter.
Redigera de önskade fälten. För att ersätta den bifogade handlingen, klicka återigen på "Ladda upp dokument" och välj den nya filen.
Klicka på "Spara" för att bekräfta ändringarna.
Koordinatorns sida — Visa den bifogade handlingen
För att konsultera det dokument som redan har laddats upp för en fullmakt:
Öppna sidan Fullmakter för studenten.
I kolumnen "Dokument", klicka på den lila ikonen som ser ut som ett papper i motsvarande fullmakt.
Fil (bild eller PDF) kommer att öppnas/laddas ner på din enhet.
Om cellen istället är tom betyder det att inget dokument har laddats upp för den fullmakten ännu.
Koordinatorns sida — Ta bort en fullmakt
Varning: Borttagning av en fullmakt är definitiv och kan endast göras av koordinatorn. Varken utbildare eller familjemedlemmar kan ta bort fullmakter.
Öppna sidan Fullmakter för studenten.
Hitta raden för den fullmakt som ska tas bort.
I kolumnen "Ta bort", klicka på den röda ikonen som ser ut som en papperskorg.
Bekräfta borttagningen i varningsfönstret.
Fullmaktshavaren kommer omedelbart att tas bort från listan.
Utbildarens sida — Visa fullmakterna (webbläsare)
Utbildaren (grön meny) kan inte lägga till, redigera eller ta bort fullmakter, men kan konsultera listan för att verifiera vem som är auktoriserad att hämta studenten vid hämtningstillfället.
Från webbläsare
Logga in på systemet med ett utbildare konto (grön meny till vänster).
Öppna kortet för den önskade studenten.
I rullgardinsmenyn högst upp på kortet, välj "Fullmakter".
Tabellen med Namn, Efternamn och Dokument för varje fullmaktshavare visas.
För att visa den bifogade handlingen, klicka på den lila ikonen som ser ut som ett papper i kolumnen "Dokument": filen öppnas eller laddas ner.
Skillnad från koordinatorn: på utbildarens sida finns inga knappar "+ Lägg till" och "Importera", inte heller kolumnerna "Redigera" och "Ta bort". Sidan är i endast läsning.
App Easy Staff — Visa fullmakterna
Även från App Easy Staff som tillhandahålls personalen kan listan över fullmakter konsulteras.
Öppna appen Easy Staff och logga in.
Gå till "Studentlista".
Hitta den önskade studenten (du kan använda sökfältet eller filtret "Sektion").
I studentens ruta, klicka på knappen "Visa kort" (längst ner till vänster i rutan).
I skärmen "Visa kort", scrolla ner till sektionen "Fullmakter".
Alla registrerade fullmakter för den studenten kommer att listas, med en ikon för att öppna det bifogade dokumentet (om det finns).
Familjemedlemmars sida — Lägga till en fullmakt från webbläsare
Familjemedlemmar med behörighet kan också lägga till fullmakter själva från webbläsaren.
Steg 1 — Logga in på familjepanelen
Familjemedlemmen loggar in på systemet med sina egna inloggningsuppgifter.
Klicka på "Närvaro" i vänstermenyn.
I undermenyn som öppnas, klicka på "Fullmakter".
Steg 2 — Lägga till fullmakten
Listan över redan registrerade fullmakter för sina studenter visas.
Klicka på knappen för att lägga till en ny fullmakt.
Fyll i Namn och Efternamn.
(Valfritt) Ladda upp dokumentet för fullmaktshavaren (jpg, jpeg, png, pdf).
Spara.
Viktigt: När den har lagts till, kan familjemedlemmen inte ta bort fullmaktshavaren. Om det är nödvändigt att ta bort den, måste familjemedlemmen begära borttagning från anläggningen genom en kommunikation (t.ex. ett meddelande från appen eller en direkt begäran till koordinatorn), som kommer att ta bort den från koordinatorns sida.
Familjemedlemmen kan alltid redigera den bifogade filen/bilden för fullmaktshavaren (t.ex. för att uppdatera ett utgånget identitetsdokument).
Familjemedlemmars sida — Lägga till en fullmakt från App Easy Family
Proceduren från appen är identisk i koncepten med den från webbläsaren.
Öppna appen Easy Family och logga in.
Välj anläggningen och den önskade studenten.
Från startsidan, gå till menyn "Närvaro".
Välj undermenyn "Fullmakter".
Du kommer att se listan över redan registrerade fullmakter för den studenten.
För att lägga till en ny fullmakt, använd knappen för att lägga till.
Fyll i Namn och Efternamn (obligatoriska) och eventuellt ladda upp dokumentet från din enhet (existerande foto eller taget på plats).
Spara.
Även från appen kan familjemedlemmen redigera den bifogade filen men kan inte ta bort fullmaktshavaren. För borttagning måste de vända sig till anläggningen.
Vanliga frågor
Får fullmaktshavaren inloggningsuppgifter eller meddelanden? Nej. Fullmaktshavaren är en enkel registrering i kortet; de har ingen tillgång till systemet, får inga e-postmeddelanden, får inga meddelanden.
Är det obligatoriskt att ladda upp ett dokument för fullmaktshavaren? Nej. Endast Namn och Efternamn är obligatoriska. Dokumentet är valfritt, men starkt rekommenderat för att säkerställa igenkänning vid hämtning.
Vilket dokument är bäst att ladda upp: fullmaktshavarens identitetskort eller den undertecknade fullmakten? Det är upp till anläggningen. Vissa anläggningar föredrar identitetsdokumentet för fullmaktshavaren (för att underlätta igenkänning vid hämtning), andra föredrar den undertecknade fullmaktsblanketten av föräldern. Kom överens med koordinatorn om vilken praxis som ska följas.
Kan en familjemedlem ta bort en fullmakt som de har lagt till av misstag? Nej. Familjemedlemmar kan inte ta bort fullmakter, inte ens de som de själva har lagt till. De måste skicka en begäran om borttagning till anläggningen (t.ex. via meddelande i appen), och koordinatorn kommer att ta bort den.
Kan samma fullmaktshavare kopplas till flera studenter? Ja. Koordinatorn kan använda funktionen "Importera" på kortet för varje student för att koppla samma person som redan finns i arkivet till flera studenter (användbart, till exempel för mor- och farföräldrar som hämtar flera barnbarn från samma anläggning).
Vad ser utbildaren vid hämtning? Utbildaren, både från webbläsare och från App Easy Staff, kan öppna studentens kort, gå till sektionen Fullmakter och konsultera namn, efternamn och bifogad handling för varje auktoriserad fullmaktshavare. På så sätt kan de verifiera identiteten på den person som kommer för att hämta studenten.
Är fullmakter som läggs till av familjemedlemmar via appen omedelbart synliga för personalen? Ja. Alla fullmakter som läggs till — både av koordinatorn, av familjemedlemmar via webbläsare och av familjemedlemmar via App Easy Family — är synliga i realtid för personalen på utbildarens sida, koordinatorns sida och från App Easy Staff.