Hur många personer bör ha tillgång till administrationssystemet

I många institutioner är tillgången till administrationssystemet ett privilegium: koordinatorn har det, sekreteraren har det, och så är det bra. Lärarna noterar närvaro, måltider och vilotid på ett papper som hängs upp i sektionen, och i slutet av dagen transkriberar någon allt. Det verkar vara försiktighet. Det är, nästan alltid, orsaken till hälften av de problem som sedan tillskrivs programvaran.

Låt oss se varför den rätta frågan inte är "hur många personer bör ha tillgång", utan "vem ser vad", hur man bygger profiler punkt för punkt och varför licensmodellen från leverantören påverkar detta val mer än man tror.

Den dolda kostnaden för data som matas in i efterhand

Modellen "få händer" har tre konkreta bieffekter.

Data kommer sent. Klockan 09:30 vet koordinatorn inte hur många barn som är i institutionen: det kommer att bli känt när någon har avslutat transkriberingen. Men det numret behövs för köket, behövs för det numeriska förhållandet i sektionen, behövs om en familj ringer för att fråga om deras barn har kommit in.

Transkriberingen introducerar fel. En utgångstid som flyttas med en kvart, en mängd lunch som noteras fel, två liknande namn som förväxlas. Det är inte distraktion: det är vad som händer när man snabbt kopierar, i slutet av dagen, ett papper skrivet av en annan person.

En person blir en flaskhals. Om den som matar in är på semester eller sjuk, stannar allt. Under tiden skrivs samma information två gånger, en på papper och en på skärm: dubbelt arbete, betalt två gånger.

Den rätta frågan är inte hur många personer, utan vem ser vad

När man snävar in tillgångarna är den verkliga rädslan inte att lärarna gör fel när de markerar en närvaro. Det är att någon öppnar en skärm som inte rör dem: obetalda avgifter, kontrakt, bokföringsanteckningar, fullständiga register över familjer, hälsouppgifter. En legitim oro, som bör tas på allvar.

Men det är ett problem med behörigheter, inte med antalet tillgångar. Att stänga administrationssystemet för alla för att skydda administrationen är som att barrikadera ingången till institutionen för att kontoret inte har ett lås. Principen är en annan: varje person ser det minimi som de behöver för att arbeta, och de ser det omedelbart.

I Easy.School är rollerna anpassningsbara med detaljerade behörigheter: man bestämmer punkt för punkt vad varje profil kan öppna. Och behörigheterna definieras både för personal och för familjer: även det som familjerna ser i sitt område är ett val av institutionen.

Hur man bygger en profil, punkt för punkt

Metoden är tråkig och fungerar: man tar listan över sektionerna i administrationssystemet och för varje sektion bestämmer man vem som öppnar den. Några utgångspunkter.

• Sektionens lärare — närvaro, dagbok, måltider, vilotid, byte, kommunikationer till familjerna för barnen de följer. Inga avgifter, ingen fakturering, inga kontrakt.
• Koordinator — hela det pedagogiska området, plus personal, registreringar och rapporter från institutionen.
• Sekretariat och administration — register, avgifter, fakturering, dokument, deadlines. Dagboken behövs inte.
• Stödpersonal och kök — dagens närvaro och kosttabeller, inget annat.
• Familjemedlem — endast sitt eget barn, med sin egen anslagstavla.

Två försiktighetsåtgärder. Bygg en roll för en homogen grupp, inte för enskilda personer: annars kommer du om ett år att ha fjorton olika profiler och ingen som kommer ihåg varför. Och börja snävt, utvidga på begäran.

De tre grundrollerna — koordinator, lärare och familjemedlem — motsvarar en annan anslagstavla: interna meddelanden till personalen hamnar inte under ögonen på familjerna, och ett cirkulär till familjerna går inte förlorat bland servicekommunikationer. Verktyget förändras också: läraren arbetar från appen Easy Staff, den som de håller i handen medan de välkomnar, och markerar närvaron i det ögonblick barnet kommer in. Föräldrarna använder appen Easy Family och ser sitt eget barn, inte hela institutionen. Registreringsgesten återgår till där den föddes och kvällstranskriberingen försvinner.

Varför licensmodellen bestämmer istället för dig

Detta är punkten som nästan ingen tar upp. Vissa leverantörer tar betalt för licensen per användare: varje person som du öppnar en tillgång för är en extra post på avgiften. Effekten är lätt att förutsäga.

• Färre tillgångar öppnas, man väljer baserat på kostnad istället för på vem som verkligen behöver data.
• Inloggningsuppgifterna börjar cirkulera: två eller tre personer använder samma profil och från det ögonblicket vet man inte längre vem som har skrivit vad.
• De som är utanför fortsätter att arbeta på papper, och administrationssystemet blir ett arkiv med data som är en dag gamla.

Det är ett organisatoriskt val som görs av prisskäl. I Easy.School är licensen kopplad till antalet registrerade barn, inte antalet användare: personalen är obegränsad och inkluderad. Kostnaden är densamma om du ger tillgång till två personer eller tolv: frågan "hur många personer" slutar att existera och kvarstår endast den som räknas.

Numren, för transparens: de första 20 barnen kostar 25 euro per månad eller 250 euro per år plus moms, med 4 GB utrymme inkluderat; varje ytterligare barn lägger till 0,60 euro per månad (6 euro per år) och 0,2 GB. Det finns inga andra poster: personalens konton visas inte på fakturan.

Livscykeln för en tillgång: öppna, korrigera, flytta, stänga

Att öppna många tillgångar skrämmer också på grund av underhållet: personalen förändras, någon täcker två avdelningar, någon slutar mitt under året. Det är situationer som hanteras med fyra operationer.

1. Öppning. Du skapar profilen, tilldelar rollen och inloggningsuppgifterna skickas. Om de hamnar i skräppost eller går förlorade kan de skickas igen utan att göra om något.
2. Korrigering av data. Den som arbetar kan begära ändring av sina egna data med en begäran som koordinatorn godkänner: ingen rör en kollegas register och koordinatorn fungerar inte som typist.
3. Flera platser. Den som arbetar på flera institutioner läggs till den andra platsen med samma inloggningsuppgifter, utan att skapa en andra profil. En person, en tillgång, två avdelningar.
4. Utgång. En profil inaktiveras utan att radera historiken: den som lämnar institutionen slutar att logga in, men dagboken som de har fyllt i förblir där, läsbar och tilldelad.

Fler tillgångar gör spårbarheten bättre, inte sämre

Den återkommande invändningen är: "om många skriver, förstår man inte längre vem som har gjort vad". Det motsatta händer. När ett papper transkriberas av en tredje person i slutet av dagen, är den verkliga författaren av informationen oåterkallelig: på skärmen framgår det vem som har kopierat, inte vem som har observerat barnet.

Med personliga inloggningsuppgifter har varje operation ett namn. Easy.School registrerar en logg över åtgärder på databasens tabeller, så när en data inte stämmer kan man rekonstruera vad som har ändrats istället för att öppna en minnesundersökning. Villkoret för att det ska fungera är ett: varje person har sin egen tillgång, inloggningsuppgifter delas aldrig.

Det finns också en aspekt av efterlevnad: att ge var och en endast de behörigheter de behöver, och kunna dokumentera vem som har tillgång till vad, är principen om dataminimering som GDPR kräver för data om barn och familjer. En enda tillgång som delas av hela sektionen är oförsvarlig.

Hur man går över till den öppna modellen utan trauma

Övergången görs på några veckor, om man gör det i ordning.

1. Lista vem som berör data idag, inklusive papper: nästan alltid är det fler personer än vad som framgår av administrationssystemet.
2. För var och en skriv de tre eller fyra uppgifter som de verkligen matar in på en dag: det är deras minimi behörighet.
3. Bygg en roll för en homogen grupp, istället för att skära behörigheter person för person.
4. Börja med en pilotsektion i två veckor: det hjälper till att lyfta fram de saknade punkterna innan alla involveras.
5. Ta bort pappersarket. Om det ligger kvar där "för säkerhets skull", förblir också dubbelt arbete.
6. Granska behörigheterna efter en månad: något kommer att saknas, något annat kommer att vara för mycket. Det korrigeras på några minuter.

Sammanfattning

Att begränsa tillgångarna skyddar inte data: det gör dem bara äldre och mindre pålitliga. Att skydda dem är behörigheterna som definieras punkt för punkt, de personliga inloggningsuppgifterna och en logg som visar vem som har gjort vad. Den som observerar barnet måste kunna registrera vad de ser, i det ögonblick de ser det, från det verktyg de redan har i handen. Och om leverantören tar betalt per användare, gör du inte det organisatoriska valet: det gör prissättningen.

Vill du se hur rollerna byggs i din institution? Prova Easy.School gratis.