Opis funkcji
Funkcja Pełnomocnictwa pozwala na rejestrowanie, na każdej karcie ucznia, listy osób upoważnionych do odbioru ucznia z placówki (np. dziadkowie, wujkowie, opiekunki, przyjaciele rodziny) bez konieczności tworzenia dla nich konta rodzinnego i tym samym bez nadawania im dostępu do systemu zarządzania lub aplikacji Easy Family.
Dla każdego pełnomocnika można zarejestrować:
Imię (obowiązkowe)
Nazwisko (obowiązkowe)
Załączony dokument (opcjonalny) — zazwyczaj dokument tożsamości pełnomocnika, ale według uznania placówki można również załadować podpisany formularz pełnomocnictwa od rodzica lub jakikolwiek inny przydatny dokument (obsługiwane formaty to jpg, jpeg, png, pdf).
Uwaga: Pełnomocnicy nie otrzymują danych logowania i nie mogą uzyskać dostępu do systemu. Ich funkcja polega wyłącznie na byciu rozpoznawanym przez personel placówki w momencie odbioru ucznia.
Gdzie znajduje się funkcja
Profil Pozycja Co może zrobić Koordynator (przeglądarka, menu niebieskie) Karta ucznia → rozwijane Pełnomocnictwa Dodawanie, importowanie, edytowanie, usuwanie Nauczyciel (przeglądarka, menu zielone) Karta ucznia → rozwijane Pełnomocnictwa Tylko wyświetlanie (w tym załączony dokument) Aplikacja Easy Staff Lista Uczniów → uczeń → Zobacz Kartę → sekcja Pełnomocnictwa Tylko wyświetlanie Rodzina (przeglądarka) Menu Obecności → Pełnomocnictwa Dodawanie, edytowanie załączonego pliku Aplikacja Easy Family Menu Obecności → Pełnomocnictwa Dodawanie, edytowanie załączonego pliku
Po stronie Koordynatora — Dodawanie pełnomocnika
Krok 1 — Uzyskaj dostęp do karty ucznia
Zaloguj się do systemu za pomocą konta koordynatora (menu niebieskie po lewej).
W menu po lewej kliknij "Uczniowie", aby rozwinąć podmenu.
Kliknij na "Lista Uczniów".
Znajdź ucznia, dla którego chcesz dodać pełnomocnika i kliknij jego imię (lub ikonę edycji), aby otworzyć kartę.
Krok 2 — Otwórz sekcję Pełnomocnictwa
Po wejściu na kartę ucznia, na górze znajdziesz rozwijane menu (combo box), które pokazuje nazwę aktualnie wyświetlanej sekcji (domyślnie pokazuje "Uczeń").
Kliknij na strzałkę rozwijanego menu, aby zobaczyć wszystkie sekcje karty.
Wybierz opcję "Pełnomocnictwa".
Otworzy się strona Pełnomocnictwa z tabelą już dodanych pełnomocników (lub pustą, jeśli to pierwszy raz).
Tabela ma kolumny: Imię — Nazwisko — Dokument — Edytuj — Usuń.
Krok 3 — Dodaj nowego pełnomocnika
W prawym górnym rogu panelu "Pełnomocnictwa" znajdziesz dwa przyciski:
"Importuj" (fioletowy) — aby powiązać dorosłego, który już znajduje się w archiwum (patrz następny akapit).
"+ Dodaj" (niebieski) — aby dodać nowego pełnomocnika od podstaw.
Kliknij niebieski przycisk "+ Dodaj".
Otworzy się okno modalne zatytułowane "Pełnomocnictwa" z następującymi polami:
Imię* — pole obowiązkowe. Wprowadź imię pełnomocnika.
Nazwisko* — pole obowiązkowe. Wprowadź nazwisko pełnomocnika.
Załaduj Dokument — niebieski przycisk. Klikając go, otwiera się okno wyboru pliku z Twojego urządzenia, z którego możesz wybrać dokument do załączenia.
Typy obsługiwanych plików: jpg, jpeg, png, pdf.
Co załadować: według uznania placówki. Typowo załącza się dokument tożsamości pełnomocnika; niektóre placówki wolą załadować podpisany formularz pełnomocnictwa od rodzica. Pole jest opcjonalne: jeśli nic nie zostanie załadowane, pełnomocnik zostanie zarejestrowany z imieniem i nazwiskiem.
Krok 4 — Zapisz
Po wypełnieniu obowiązkowych pól (Imię i Nazwisko), przycisk "Zapisz" na dole staje się zielony i klikalny.
Kliknij "Zapisz", aby zarejestrować pełnomocnika.
Alternatywnie, kliknij "Anuluj", aby zamknąć okno bez zapisywania czegokolwiek.
Nowy pełnomocnik natychmiast pojawi się w tabeli.
Po stronie Koordynatora — Importowanie pełnomocnika już w archiwum
Jeśli osoba, którą chcesz dodać jako pełnomocnika, jest już obecna w systemie (na przykład jest rodzicem innego ucznia w placówce, lub została już upoważniona dla innego rodzeństwa), nie musisz jej ponownie wprowadzać: możesz skorzystać z funkcji Importuj.
Krok 1 — Otwórz okno importu
Na stronie Pełnomocnictwa ucznia, kliknij fioletowy przycisk "Importuj" w prawym górnym rogu.
Krok 2 — Wyszukaj osobę
W oknie, które się otworzy, możesz wyszukiwać osobę do powiązania według:
Imię
Nazwisko
Email
Wprowadź jeden lub więcej z tych danych w polu wyszukiwania; system pokaże Ci odpowiadające wyniki już obecne w archiwum placówki.
Krok 3 — Potwierdź import
Wybierz odpowiednią osobę z listy wyników i potwierdź operację.
Osoba zostanie automatycznie dodana do listy Pełnomocnictw ucznia, z danymi osobowymi już wypełnionymi.
Uwaga: Import nie tworzy konta ani nie zmienia uprawnień osoby; łączy ją wyłącznie jako pełnomocnika na karcie tego ucznia.
Po stronie Koordynatora — Edytowanie pełnomocnika
Koordynator może edytować wszystkie pola pełnomocnika już wprowadzonego (Imię, Nazwisko i Dokument).
Otwórz stronę Pełnomocnictwa ucznia (patrz Krok 1 i 2 w "Dodawaniu pełnomocnika").
Znajdź wiersz pełnomocnika do edytowania.
W kolumnie "Edytuj", kliknij niebieską ikonę w kształcie ołówka.
Otworzy się to samo okno modalne, co przy wprowadzaniu, już wypełnione aktualnymi danymi.
Edytuj pożądane pola. Aby zamienić załączony dokument, kliknij ponownie "Załaduj Dokument" i wybierz nowy plik.
Kliknij "Zapisz", aby potwierdzić zmiany.
Po stronie Koordynatora — Wyświetlanie załączonego dokumentu
Aby sprawdzić już załadowany dokument dla pełnomocnika:
Otwórz stronę Pełnomocnictwa ucznia.
W kolumnie "Dokument", kliknij na fioletową ikonę w kształcie kartki w odniesieniu do pełnomocnika.
Plik (obraz lub PDF) zostanie otwarty/pobrany na Twoje urządzenie.
Jeśli zamiast ikony komórka jest pusta, oznacza to, że dla tego pełnomocnika nie został jeszcze załadowany żaden dokument.
Po stronie Koordynatora — Usuwanie pełnomocnika
Uwaga: Usunięcie pełnomocnika jest definitywne i może być dokonane tylko przez koordynatora. Ani nauczyciele, ani rodzina nie mogą usuwać pełnomocników.
Otwórz stronę Pełnomocnictwa ucznia.
Znajdź wiersz pełnomocnika do usunięcia.
W kolumnie "Usuń", kliknij na czerwoną ikonę w kształcie kosza.
Potwierdź usunięcie w oknie powiadomienia.
Pełnomocnik zostanie natychmiast usunięty z listy.
Po stronie Nauczyciela — Wyświetlanie pełnomocników (przeglądarka)
Nauczyciel (menu zielone) nie może dodawać, edytować ani usuwać pełnomocników, ale może sprawdzić listę, aby w momencie odbioru zweryfikować, kto jest upoważniony do odbioru ucznia.
Z przeglądarki
Zaloguj się do systemu za pomocą konta nauczyciela (menu zielone po lewej).
Otwórz kartę żądanego ucznia.
W rozwijanym menu na górze karty wybierz "Pełnomocnictwa".
Wyświetli się tabela z Imieniem, Nazwiskiem i Dokumentem każdego pełnomocnika.
Aby wyświetlić załączony dokument, kliknij na fioletową ikonę w kształcie kartki w kolumnie "Dokument": plik otworzy się lub zostanie pobrany.
Różnica w porównaniu do koordynatora: po stronie nauczyciela nie ma przycisków " + Dodaj" i "Importuj", ani kolumn "Edytuj" i "Usuń". Strona jest w tylko do odczytu.
Aplikacja Easy Staff — Wyświetlanie pełnomocników
Również z Aplikacji Easy Staff dostępnej dla personelu można sprawdzić listę pełnomocnictw.
Otwórz aplikację Easy Staff i zaloguj się.
Przejdź do "Lista Uczniów".
Znajdź żądanego ucznia (możesz skorzystać z paska wyszukiwania lub filtru "Sekcja").
W panelu ucznia kliknij przycisk "Zobacz Kartę" (na dole po lewej stronie panelu).
Na ekranie "Zobacz Kartę", przewiń do sekcji "Pełnomocnictwa".
Wszystkie zarejestrowane pełnomocnictwa dla tego ucznia będą wymienione, obok z ikoną do otwarcia załączonego dokumentu (jeśli jest obecny).
Po stronie Rodziny — Wprowadzenie pełnomocnika z przeglądarki
Rodziny upoważnione do dostępu mogą również samodzielnie wprowadzać pełnomocników z przeglądarki.
Krok 1 — Uzyskaj dostęp do panelu rodzinnego
Rodzina loguje się do systemu za pomocą swoich danych logowania.
W menu po lewej kliknij na opcję "Obecności".
W rozwijanym menu, które się otworzy, kliknij na "Pełnomocnictwa".
Krok 2 — Dodaj pełnomocnika
Wyświetli się lista już zarejestrowanych pełnomocnictw dla swojego ucznia/uczniów.
Kliknij przycisk, aby dodać nowego pełnomocnika.
Wypełnij Imię i Nazwisko.
(Opcjonalne) Załaduj dokument pełnomocnika (jpg, jpeg, png, pdf).
Zapisz.
Ważne: po wprowadzeniu, rodzina nie może usunąć pełnomocnika. Jeśli konieczne jest jego usunięcie, rodzina musi poprosić o usunięcie placówkę poprzez komunikację (na przykład wiadomość z aplikacji lub bezpośrednia prośba do koordynatora), który przeprowadzi usunięcie po stronie koordynatora.
Rodzina zawsze może edytować plik/obraz załączony do pełnomocnika (na przykład, aby zaktualizować wygasły dokument tożsamości).
Po stronie Rodziny — Wprowadzenie pełnomocnika z aplikacji Easy Family
Procedura w aplikacji jest identyczna w koncepcji do tej z przeglądarki.
Otwórz aplikację Easy Family i zaloguj się.
Wybierz placówkę i żądanego ucznia.
Z ekranu głównego, przejdź do menu "Obecności".
Wybierz podmenu "Pełnomocnictwa".
Wyświetlisz listę już dodanych pełnomocników dla tego ucznia.
Aby dodać nowego pełnomocnika, użyj przycisku dodawania.
Wypełnij Imię i Nazwisko (obowiązkowe) i ewentualnie załaduj dokument z urządzenia (zdjęcie już istniejące lub zrobione na miejscu).
Zapisz.
Nawet w aplikacji rodzina może edytować załączony plik, ale nie może usunąć pełnomocnika. W przypadku usunięcia musi zwrócić się do placówki.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pełnomocnik otrzymuje dane logowania lub powiadomienia? Nie. Pełnomocnik jest prostą rejestracją w karcie; nie ma dostępu do systemu, nie otrzymuje e-maili, nie otrzymuje powiadomień.
Czy obowiązkowe jest załadowanie dokumentu dla pełnomocnika? Nie. Obowiązkowe są tylko Imię i Nazwisko. Dokument jest opcjonalny, ale zdecydowanie zalecany, aby zapewnić rozpoznanie w momencie odbioru.
Jaki dokument najlepiej załadować: dowód osobisty pełnomocnika czy podpisane pełnomocnictwo? To zależy od placówki. Niektóre placówki preferują dokument tożsamości pełnomocnika (aby ułatwić rozpoznanie przy odbiorze), inne wolą podpisany formularz pełnomocnictwa od rodzica. Uzgodnij z koordynatorem, jaką praktykę stosować.
Czy członek rodziny może usunąć pełnomocnika, którego wprowadził przez pomyłkę? Nie. Rodziny nie mogą usuwać pełnomocników, nawet tych, które same wprowadziły. Muszą wysłać prośbę o usunięcie do placówki (na przykład za pośrednictwem wiadomości w aplikacji), a koordynator przeprowadzi usunięcie.
Czy ten sam pełnomocnik może być powiązany z wieloma uczniami? Tak. Koordynator może użyć funkcji "Importuj" na karcie każdego ucznia, aby powiązać tę samą osobę, która już znajduje się w archiwum, z wieloma uczniami (przydatne, na przykład, dla dziadków odbierających więcej wnuków z tej samej placówki).
Co widzi nauczyciel w momencie odbioru? Nauczyciel, zarówno z przeglądarki, jak i z aplikacji Easy Staff, może otworzyć kartę ucznia, przejść do sekcji Pełnomocnictwa i sprawdzić imię, nazwisko i załączony dokument każdego upoważnionego pełnomocnika. W ten sposób może zweryfikować tożsamość osoby, która przychodzi odebrać ucznia.
Czy pełnomocnicy wprowadzeni przez rodziny z aplikacji są natychmiast widoczni dla personelu? Tak. Wszyscy pełnomocnicy wprowadzeni — zarówno przez koordynatora, jak i przez rodziny z przeglądarki, jak i przez rodziny z aplikacji Easy Family — są widoczni w czasie rzeczywistym dla personelu po stronie nauczyciela, po stronie koordynatora i w aplikacji Easy Staff.