Co to jest Alert Abandonu
Alert Abandonu to automatyzacja Easy.School, która o ustalonej porze przez placówkę sprawdza, które dzieci nie są zarejestrowane ani jako obecne, ani jako nieobecne, i wysyła powiadomienie do ich rodziców.
Ma na celu wychwycenie przypadków, w których dziecko nie przybywa do szkoły, a rodzina nie zgłosiła nieobecności: sytuacja, która może kryć w sobie nieporozumienie (ktoś, kto miał je przyprowadzić, tego nie zrobił) lub zapomnienie.
Uwaga: Alert Abandonu nie informuje o dzieciach, które są obecne, ale których wyjście nie zostało zarejestrowane. Sprawdza wyłącznie brak rejestracji przybycia i nieobecności.
Jak działa kontrola
Dla każdej sekcji ustawia się godzinę oraz dni tygodnia, w których kontrola ma się odbywać.
O ustalonej porze, dla każdej skonfigurowanej sekcji, system wykonuje te kontrole po kolei:
Sprawdza, czy nie jest to dzień zamknięcia placówki. Jeśli dzień jest dniem zamknięcia, kontrola zatrzymuje się i nie wysyła żadnego powiadomienia.
Sprawdza, czy zarejestrowano przynajmniej jedno przybycie dla przynajmniej jednego dziecka w tej sekcji. Ten warunek zapobiega fałszywym alarmom: jeśli żadne dziecko w sekcji nie przybyło, system zakłada, że sekcja nie jest aktywna i nie wysyła powiadomień.
Jeśli oba warunki są spełnione, system sprawdza wszystkich uczniów w sekcji i identyfikuje tych, dla których nie jest zarejestrowane ani przybycie, ani nieobecność.
Dla każdego z tych uczniów wysyła powiadomienie do rodziców.
Kto otrzymuje powiadomienie i jak
Powiadomienie jest wysyłane wyłącznie do mamy i taty dziecka. Nie jest wysyłane do innych członków rodziny związanych z kartą ucznia, ani do wychowawców.
Kanały wysyłania są dwa:
Email
Powiadomienie push w aplikacji Easy Family, które dociera tylko wtedy, gdy rodzic zainstalował aplikację i włączył powiadomienia.
Treść wiadomości jest standardowa i niepersonalizowana. Zachęca rodzica do sprawdzenia, gdzie jest jego dziecko, i do kontaktu z placówką szkolną.
Gdzie to znaleźć
To ustawienie znajduje się w panelu koordynatora (niebieskie menu):
Ustawienia → Automatyzacje
Jak uzyskać dostęp do listy automatyzacji
Krok 1 – Otwórz sekcję Automatyzacje
Zaloguj się do systemu zarządzania za pomocą konta koordynatora i wejdź do wybranej placówki.
W niebieskim menu po lewej kliknij "Ustawienia", aby rozwinąć podmenu.
Wśród opcji podmenu kliknij "Automatyzacje".
Krok 2 – Przeczytaj listę
Otworzy się strona Automatyzacje, z listą wszystkich automatyzacji skonfigurowanych dla placówki.
Na górze strony, na czerwono, znajduje się komunikat:
"Zmiany są aktywne od następnego dnia"
Powyżej listy znajdują się dwa narzędzia wyszukiwania:
Pole "Szukaj": aby wyszukać automatyzację po nazwie.
Menu rozwijane "Typ": aby filtrować listę według rodzaju automatyzacji.
Tabela zawiera dla każdej automatyzacji następujące kolumny:
Nazwa – nazwa przypisana do automatyzacji.
Typ – typ (np. Alert Abandonu, Aktywność, Przybycie, Wyjście, Podwieczorek, Obiad).
Od – data rozpoczęcia ważności.
Do – data zakończenia ważności.
Aktywna – wskazuje, czy automatyzacja jest aktywna (Tak) czy nie.
Szczegóły – dostępne dla Alertu Abandonu: ikona w kształcie oka otwiera historię wygenerowanych alertów.
Edytuj – ikona w kształcie ołówka otwiera automatyzację do edycji.
Duplikuj – ikona w kształcie dwóch nałożonych kartek tworzy kopię automatyzacji.
Usuń – ikona w kształcie czerwonego kosza usuwa automatyzację.
Na dole tabeli znajdują się kontrole paginacji: Elementy na stronie oraz strzałki do poruszania się między stronami.
Jak stworzyć lub edytować Alert Abandonu
Ważne: każda placówka może mieć tylko jedną aktywną automatyzację typu Alert Abandonu. Jeśli na liście już znajduje się wiersz z Typ = Alert Abandonu, edytuj ten zamiast tworzyć nowy.
Krok 1 – Otwórz automatyzację
Jeśli automatyzacja już istnieje: kliknij ikonę w kształcie ołówka w kolumnie Edytuj w wierszu Alertu Abandonu. Otworzy się ekran "Edytuj Automatyzację".
Jeśli musisz ją stworzyć od podstaw: kliknij przycisk "+ Nowa" w prawym górnym rogu. Otworzy się ekran "Nowa Automatyzacja".
Ekran składa się z dwóch kroków, wskazanych na górze: 1. Parametry i 2. Sekcje.
Krok 2 – Wypełnij Parametry
W pierwszym kroku wypełnij następujące pola:
Nazwa Automatyzacji (pole obowiązkowe) Wprowadź nazwę, która identyfikuje automatyzację. Przykład:
Alert AbandonuWybierz typ (pole obowiązkowe) Kliknij menu rozwijane i wybierz "Alert Abandonu".
Od (pole obowiązkowe) Data, od której automatyzacja jest ważna. Kliknij ikonę w kształcie kalendarza po prawej stronie pola, aby wybrać datę. Rada: ustaw datę rozpoczęcia roku szkolnego.
Do (pole obowiązkowe) Data, do której automatyzacja jest ważna. Tutaj również możesz użyć ikony w kształcie kalendarza. Rada: ustaw datę zakończenia roku szkolnego. Pamiętaj, aby aktualizować ją co roku, w przeciwnym razie automatyzacja przestanie działać.
Aktywna Przełącznik, który włącza lub wyłącza automatyzację. Jeśli jest zielony z zaznaczeniem, automatyzacja jest aktywna. Kliknij, aby ją dezaktywować.
Po wypełnieniu pól kliknij zielony przycisk "Dalej" w prawym górnym rogu.
Aby anulować i wrócić do listy, kliknij czerwony przycisk "Wstecz".
Krok 3 – Skonfiguruj Sekcje
W drugim kroku wyświetli się tabela wszystkich sekcji placówki, z kolumnami:
Sekcja – nazwa sekcji.
Godzina – godzina i dni, w których odbywa się kontrola dla tej sekcji. Jeśli nie została jeszcze skonfigurowana, pojawia się napis "Nie Ustawiono".
Edytuj – ikona w kształcie ołówka otwiera okno konfiguracji godziny.
Usuń – ikona w kształcie czerwonego kosza usuwa konfigurację godziny sekcji, która wraca do "Nie Ustawiono".
Uwaga: sekcje, które pozostają na "Nie Ustawiono", są wyłączone z kontroli. Dla tych sekcji nie zostanie wygenerowany żaden alert.
Aby skonfigurować sekcję, kliknij ikonę w kształcie ołówka w odpowiednim wierszu.
Krok 4 – Ustaw godzinę i dni w oknie "Generuj"
Otworzy się okno pop-up zatytułowane "Generuj", z:
Początek (pole obowiązkowe) Godzina, o której ma się odbyć kontrola dla tej sekcji, w formacie hh:mm. Możesz wpisać ją bezpośrednio lub użyć ikony w kształcie zegara po prawej stronie pola. Przykład:
09:00Lista dni tygodnia: Poniedziałek, Wtorek, Środa, Czwartek, Piątek, Sobota, Niedziela. Każdy dzień ma przełącznik po prawej stronie:
zielony z zaznaczeniem = kontrola odbywa się w tym dniu;
czerwony z X = kontrola nie odbywa się w tym dniu.
Kliknij przełączniki, aby włączyć dni otwarcia placówki i wyłączyć dni zamknięcia.
Kliknij zielony przycisk "Zapisz", aby potwierdzić, lub "Anuluj", aby zamknąć bez zapisywania.
Wrócisz do tabeli sekcji, gdzie wiersz właśnie skonfigurowany pokaże ustawioną godzinę i aktywne dni (na czarno dni aktywne, na jasnoszaro dni dezaktywowane).
Powtórz operację dla wszystkich sekcji, które chcesz uwzględnić w kontroli.
Krok 5 – Zapisz automatyzację
Po skonfigurowaniu wszystkich pożądanych sekcji kliknij zielony przycisk "Zapisz" w prawym górnym rogu.
Aby wrócić do kroku Parametrów, kliknij czerwony przycisk "Wstecz".
Pamiętaj: zmiany w automatyzacjach są aktywne od następnego dnia. Jeśli skonfigurujesz Alert Abandonu dzisiaj, zacznie działać od jutra.
Jak sprawdzić historię wysłanych alertów
Przejdź do Ustawienia → Automatyzacje.
W wierszu Alert Abandonu, kliknij ikonę w kształcie oka w kolumnie Szczegóły.
Otworzy się strona Alert Abandonu, z dwoma filtrami na górze:
Uczniowie: menu rozwijane do filtrowania alertów dotyczących konkretnego ucznia.
Data: pole z ikoną w kształcie kalendarza do wyboru daty. Ikona "X" po prawej zeruje filtr.
Tabela poniżej zawiera kolumny Data, Godzina, Uczeń i Dorosły.
Jeśli dla ustawionych filtrów nie został wygenerowany żaden alert, pojawi się napis "Brak zgodności".
Aby wrócić do listy automatyzacji, kliknij czerwony przycisk "Wstecz" w prawym górnym rogu.
Praktyczne wskazówki
Wybierz godzinę z odpowiednim marginesem. Godzina kontroli powinna być ustalona po zamknięciu godziny przybycia, z rozsądnym marginesem. Jeśli ustawisz ją zbyt wcześnie, ryzykujesz, że zaalarmujesz rodziców dzieci, które po prostu się spóźniają.
Różne godziny dla różnych sekcji. Jeśli sekcje mają różne godziny przybycia (na przykład niemowlęta i starsze dzieci), ustaw dla każdej z nich godzinę kontroli zgodną z jej godziną przybycia.
Aktualizuj daty co roku szkolnym. Jeśli data w polu Do minęła, automatyzacja nie generuje już alertów, nawet jeśli przełącznik Aktywna jest zielony.
Sprawdź, czy rodzice mają włączone powiadomienia. Email zawsze dociera, powiadomienie push tylko wtedy, gdy rodzic ma zainstalowaną aplikację Easy Family i włączone powiadomienia.
Podsumowanie
ElementWartośćGdzie się konfigurujeUstawienia → Automatyzacje (panel koordynatora)Wymagany profilKoordynatorTyp automatyzacjiAlert AbandonuGranularnośćJedna konfiguracja godziny i dni dla każdej sekcjiWarunek uruchomieniaDzień niezamknięty + przynajmniej jedno zarejestrowane przybycie w sekcjiKto jest zgłaszanyUczniowie bez zarejestrowanego przybycia i nieobecnościKto otrzymuje powiadomienieTylko mama i tata dzieckaKanałyEmail i powiadomienie push (aplikacja Easy Family)Treść wiadomościStandardowa, niepersonalizowanaWejście w życie zmianOd następnego dnia po zapisaniu
Najczęściej zadawane pytania
Czy Alert Abandonu zgłasza również dzieci, które jeszcze nie wyszły na koniec dnia? Nie. Kontrola dotyczy wyłącznie braku rejestracji przybycia i nieobecności. Nie sprawdza wyjść.
Czy mogę zmienić treść wiadomości wysyłanej do rodziców? Nie, treść jest standardowa i nie jest personalizowana.
Czy powiadomienie dociera również do dziadków lub innych członków rodziny związanych z uczniem? Nie. Powiadomienie jest wysyłane wyłącznie do mamy i taty dziecka.
Czy mogę ustawić różne godziny dla każdej sekcji? Tak. Godzina i dni są konfigurowane indywidualnie dla każdej sekcji.
Co się dzieje z sekcjami, które pozostawiam na "Nie Ustawiono"? Są wyłączone z kontroli: dla tych sekcji nie zostanie wygenerowany żaden alert.
Właśnie skonfigurowałem automatyzację: działa już od dzisiaj? Nie. Zmiany w automatyzacjach są aktywne od następnego dnia.
Jeśli żadne dziecko w sekcji nie przybyło, rodzice całej sekcji otrzymują alert? Nie. Jeśli nie jest zarejestrowane przynajmniej jedno przybycie w sekcji, system nie wysyła żadnego powiadomienia dla tej sekcji.
Jeśli dzień jest ustawiony jako dzień zamknięcia placówki, alert i tak się uruchomi? Nie. System najpierw sprawdza, czy nie jest to dzień zamknięcia.
Co się stanie, jeśli rodzic zgłosi nieobecność po godzinie kontroli? Powiadomienie już zostało wysłane. Alert odzwierciedla sytuację o ustalonej porze.
Czy mogę tymczasowo dezaktywować Alert Abandonu bez jego usuwania? Tak. Otwórz automatyzację do edycji i dezaktywuj przełącznik Aktywna w kroku Parametry, a następnie zapisz. Dezaktywacja będzie aktywna od następnego dnia.