W wielu sekretariatach zarządzanie to wciąż program zainstalowany na konkretnym komputerze: tym obok okna, z naklejką na monitorze. Jeśli jest wyłączony, danych nie ma. Gdzie indziej miejsce danych to wspólny arkusz kalkulacyjny, aktualizowany przez trzy osoby według trzech różnych kryteriów. Działa, dopóki działa.
Ten artykuł porównuje dwa ustawienia w sześciu konkretnych pytaniach, które prędzej czy później trafiają na stół osoby koordynującej żłobek lub przedszkole: kto ma dostęp i skąd, co się stanie, jeśli ten komputer się zepsuje, kto robi kopie zapasowe, jak zarządza się wieloma lokalizacjami, kto aktualizuje oprogramowanie i kto odpowiada za bezpieczeństwo danych dzieci. Z ograniczeniami chmury, które są oczywiste, ponieważ istnieją.
Co oznacza "zainstalowane" i co oznacza "w chmurze"
Zarządzanie zainstalowane żyje na dysku maszyny: program jest tam, archiwum danych jest tam. Aby z nim pracować, musisz usiąść przed tym stanowiskiem lub połączyć się z siecią wewnętrzną. Wspólny arkusz kalkulacyjny to wariant tego samego schematu: plik, przechowywany przez osobę, która go stworzyła.
Zarządzanie w chmurze żyje natomiast na serwerach zarządzanych przez producenta oprogramowania, a dostęp do niego masz za pomocą swoich danych logowania z dowolnego urządzenia. Easy.School działa w ten sposób: otwiera się w przeglądarce i z dwóch aplikacji, Easy Family dla rodzin i Easy Staff dla nauczycieli i personelu, kompatybilnych z smartfonami i tabletami.
Różnica nie jest techniczna, jest organizacyjna: zmienia się miejsce przechowywania danych, a więc kto ma do nich dostęp, kto je chroni i kto przywraca je do życia, gdy coś idzie nie tak.
Kto może uzyskać dostęp i skąd
W przypadku programu zainstalowanego dostęp jest związany z stanowiskiem. Nauczyciel w grupie nie rejestruje obecności, gdy dzieci wchodzą: notuje na papierze, a ktoś później przepisuje. Ktoś pracujący z domu zabiera kopię na pendrive, i od tego momentu istnieją dwie wersje tego samego archiwum.
Wspólny arkusz ma przeciwny problem: kto ma link, widzi wszystko. Nie ma prostego sposobu, aby dać nauczycielowi dostęp tylko do swojej grupy, lub rodzinie tylko do swojego dziecka.
W Easy.School uprawnienia dostępu są konfigurowalne według roli, punkt po punkcie, zarówno dla personelu, jak i dla rodzin: to Ty decydujesz, kto widzi pełne dane osobowe, kto tylko obecności w swojej grupie, kto ma dostęp do części administracyjnej. Istnieje również log działań na tabelach bazy danych: jeśli dane się zmieniają, pozostaje ślad. Zdjęcia i filmy nie są publicznymi linkami, które można skopiować do czatu, ale podpisanymi adresami, które wygasają po godzinie, na przestrzeni dyskowej dedykowanej pojedynczej licencji.
Co się stanie, jeśli ten komputer się zepsuje (i kto robi kopie zapasowe)
To pytanie, którego nikt nie chce sobie zadawać. Dysk się psuje, laptop znika, błędny załącznik szyfruje pliki: z archiwum na jednej maszynie struktura traci dane osobowe, wydane opłaty, kontakty z rodzinami i historię obecności.
Jedno pytanie: kto robi kopię zapasową, dzisiaj, w Twojej strukturze? Jeśli odpowiedzią jest imię i nazwisko osoby, ryzykujesz, że ta osoba będzie na urlopie akurat wtedy, gdy będzie potrzebna. Jeśli odpowiedzią jest zewnętrzny dysk w szufladzie, sprawdź datę ostatniej kopii: często jest starsza, niż się pamięta. A dysk trzymany obok komputera dzieli z nim kradzieże, zalania i skoki napięcia.
W chmurze kopie robi dostawca, a komputer sekretariatu staje się wymiennym przedmiotem: jeśli się zepsuje, otwierasz inny i wracasz do pracy. Pozostaje pytanie do zadania każdemu: jak mogę wyciągnąć swoje dane, jeśli pewnego dnia zmienię dostawcę? W Easy.School eksport danych jest nieograniczony i wliczony w cenę.
Wiele lokalizacji, jedno archiwum
Dopóki struktura jest jedna, lokalne archiwum działa. Gdy lokalizacje stają się dwie lub trzy, każdy oddział ma swój komputer, swój plik i swoje liczby: aby wiedzieć, ile dzieci jest zapisanych w sumie, potrzebne są telefony i ręcznie wypełnione podsumowanie, które jest już stare, gdy przychodzi.
W chmurze archiwum jest jedno, a dane aktualizują się tam, gdzie są wprowadzane. W Easy.School ci, którzy pracują w wielu strukturach, przechodzą z jednej do drugiej bez wychodzenia i wracania: żadnego drugiego użytkownika, żadnego drugiego hasła. Przydatna uwaga techniczna: każda struktura ma dedykowaną bazę danych, a nie wspólną tabelę filtrowaną według kodu klienta. Szczegółowo omówiliśmy to w artykule na jak zarządzać wieloma lokalizacjami za pomocą jednego systemu zarządzania.
Aktualizacje: kto je instaluje i ile kosztują
W przypadku oprogramowania zainstalowanego każda nowa wersja to mały plac budowy: ktoś musi przyjść na miejsce, albo pobrać pakiet i zainstalować go na każdym stanowisku. Często nowa wersja jest płatna osobno, i zdarza się, że przez lata pozostaje się na starej, ponieważ dobry moment nigdy nie nadchodzi. Z czasem program przestaje współpracować z zaktualizowanym systemem operacyjnym, a problem przenosi się na sprzęt.
W chmurze aktualizacja odbywa się po stronie serwera: następnego ranka znajdujesz nową funkcję. W Easy.School aktualizacje i nowe funkcje są wliczone w licencję, przez cały jej czas trwania. Co do kosztów, jesteśmy konkretni: pierwsze 20 dzieci to 25 euro miesięcznie, lub 250 euro rocznie plus VAT, z 4 GB wliczonym; każde dodatkowe dziecko dodaje 0,60 euro miesięcznie (6 euro rocznie) i 0,2 GB. Jedyną zniżką jest 17% przy płatności rocznej.
Kto odpowiada za bezpieczeństwo danych dzieci
Nie wydajemy ocen prawnych: zgodność Twojej struktury należy zweryfikować z Twoim doradcą. Możemy jednak opisać wybory techniczne, które są konkretną częścią pytania.
W przypadku programu zainstalowanego fizyczne bezpieczeństwo jest Twoje. Kto wchodzi do sekretariatu, kto zna hasło, gdzie kończy się dysk, gdy komputer jest wymieniany, co się dzieje z pendrivem używanym do przenoszenia danych do domu: odpowiedzialność, która pozostaje w strukturze, i która rzadko jest zapisana na piśmie.
Wybory techniczne Easy.School w tej kwestii to:
- Dane przechowywane w obszarze europejskim, a nie na serwerach rozproszonych bez wskazania.
- Dedykowana baza danych dla każdej struktury, oddzielona od innych.
- Uprawnienia według roli konfigurowalne punkt po punkcie, dla personelu i rodzin.
- Log działań na tabelach bazy danych.
- Zdjęcia i filmy z adresami podpisanymi na godzinę, na przestrzeni dyskowej dedykowanej licencji.
- Akt powołania na administratora danych do pobrania i DPO powołany, do przekazania Twojemu doradcy.
Znajdziesz szczegółowe informacje na jak chronić dane dzieci w żłobku.
Rzeczywiste ograniczenia chmury
Byłoby nieuczciwie opowiadać tylko o dobrych stronach. Chmura ma trzy prawdziwe ograniczenia.
- Potrzebne jest połączenie. Jeśli linia w strukturze pada, nie wejdziesz. Środki zaradcze są banalne: hotspot smartfona, tablet z danymi do rejestracji obecności w grupie, druga linia, gdzie zasięg jest niestabilny. Ale trzeba powiedzieć: bez sieci, zarządzanie w chmurze się nie otworzy.
- Jesteś zależny od dostawcy. Nie masz pliku na swoim dysku. Dlatego ważne jest, kto stoi za tym: Easy.School jest rozwijane przez rzymską firmę programistyczną działającą od 2010 roku i jest używane przez ponad 1000 struktur, a nieograniczony eksport służy dokładnie temu, aby nie zostawić Cię zamkniętym w środku.
- Koszt jest cykliczny. Program zainstalowany często płaci się raz; zarządzanie w chmurze płaci się co roku. W zamian otrzymujesz aktualizacje, kopie zapasowe i wsparcie w cenie, ale to pozycja budżetowa, która pozostaje.
Jest też koszt przejścia, który nie jest tani, ale związany z przyzwyczajeniami: w pierwszym miesiącu pracuje się trochę więcej, podczas gdy wprowadza się dane osobowe i porządkuje stare dane. Na temat tego, co warto przenieść, a co zostawić, znajdziesz przewodnik na jak importować dane z innego systemu zarządzania.
Podsumowanie
Zarządzanie zainstalowane trzyma dane blisko: widzisz je, są na tej maszynie. Cena jest taka, że dostęp, kopie zapasowe, aktualizacje i fizyczne bezpieczeństwo stają się Twoją pracą, rzadko przypisaną formalnie komuś. Chmura przenosi tę pracę na dostawcę i uwalnia dostęp od jednego stanowiska, w zamian za działające połączenie i odnawialną opłatę.
Przydatne pytanie nie brzmi, które z dwóch jest lepsze, ale ile kosztowałoby Twoją strukturę utrata archiwum jutro rano, i ile godzin miesięcznie spędza się dzisiaj na przepisywaniu danych z jednego miejsca do drugiego. Jeśli chcesz zobaczyć, jak pracuje się z danymi w bezpieczny sposób i dostępnymi tam, gdzie trzeba, wypróbuj Easy.School za darmo.
