Poniedziałek, godzina dziewiąta trzydzieści. W administracji dzwoni telefon: to firma sprzątająca, która obsługuje dwa z waszych lokalizacji, i grzecznie pyta, kiedy zostanie opłacona faktura za sierpień. Minęły trzy tygodnie od terminu płatności. Nikt jej nie widział: trafiła do skrzynki koordynatorki na urlopie, która przekazała ją koleżance, która umieściła ją w folderze nazwanym "do zapłaty".
Faktury dostawców nie hałasują, dopóki nie minie ich termin płatności. W spółdzielni lub sieci z wieloma lokalizacjami przychodzą z różnych kanałów, do różnych osób, za różne usługi, a ich obsługa często zależy od pamięci kogoś. W tym artykule zobaczymy, skąd przychodzą faktury pasywne, jak je zebrać w jednym miejscu, jak zdecydować, kto widzi co, gdy jest wiele lokalizacji, i jak kontrolować płatności oraz terminy bez równoległych folderów.
Gdzie giną faktury dostawców
Placówka 0-6 kupuje więcej, niż się wydaje: artykuły spożywcze lub usługi cateringowe, pieluchy i produkty higieniczne, materiały do zajęć, konserwacje, sprzątanie, media, szkolenie personelu. Przy trzech lub czterech lokalizacjach dostawcy stają się dziesiątkami, a każdy ma swoje terminy płatności.
Problem rzadko dotyczy samej płatności. To wszystko, co dzieje się wcześniej: wiedzieć, że faktura dotarła, zrozumieć, do której lokalizacji się odnosi, sprawdzić, czy odpowiada temu, co naprawdę zostało dostarczone, pamiętać, kiedy należy ją zapłacić. Kiedy te informacje znajdują się w osobistych skrzynkach mailowych, folderach współdzielonych i karteczkach na monitorze, wystarczy nieobecność lub zmiana roli, aby coś zostało w tyle. A opóźnienie kosztuje w relacjach z dostawcami, czasami w odsetkach, prawie zawsze w straconym czasie na odbudowę.
Faktury pasywne dzisiaj: elektroniczne, prawie zawsze
Faktura pasywna to po prostu faktura, którą otrzymujesz, zamiast ją wystawiać. Od kiedy fakturowanie elektroniczne stało się obowiązkowe wśród włoskich operatorów, prawie wszystkie faktury dostawców podróżują jako pliki XML przez System Wymiany Agencji Skarbowej. Od 1 stycznia 2024 roku obowiązek dotyczy także dostawców w systemie ryczałtowym, którzy wcześniej częściowo byli z niego wyłączeni: mały rzemieślnik, który naprawia ogrodzenie w ogrodzie, dziś wysyła ci fakturę elektroniczną, jak duża firma dostawcza.
Pozostają niektóre szczególne przypadki, na przykład dostawcy zagraniczni, którymi należy zarządzać osobno z własnym księgowym. Ale zasada jest jasna: faktura przychodzi w formacie elektronicznym, powiązana z numerem VAT osoby, która ją otrzymuje. I to właśnie pozwala na ich automatyczne zbieranie, zamiast ich ścigania.
Jedno miejsce docelowe: sekcja Zakupy
W Easy.School faktury pasywne otrzymane z numerem VAT placówki pojawiają się w obszarze administracyjnym, w sekcji Zakupy. Nie trzeba, aby ktoś je przesyłał lub ładował: trafiają tam i pozostają tam, z oryginalnym plikiem.
Faktury, które właśnie przybyły i nie zostały jeszcze przetworzone, znajdują się w zakładce Do zarejestrowania. To, w rzeczywistości, twoja lista rzeczy do zrobienia: wszystko, co się tam znajduje, musi jeszcze przejść przez ciebie. Kiedy ją rejestrujesz, faktura wychodzi z kolejki i staje się częścią historii zakupów.
Aby nie musieć o tym myśleć, możesz wybrać, aby otrzymywać powiadomienia mailowe, gdy przychodzi nowa faktura pasywna. To nie jest szczegół: oznacza to, że faktura firmy sprzątającej nie czeka, aż ktoś przypadkowo otworzy system zarządzania, ale jest widoczna tego samego dnia.
Więcej lokalizacji, jedno lub więcej numerów VAT: kto widzi co
W spółdzielniach typowa sytuacja to jedna z tych dwóch: każda lokalizacja ma swój numer VAT, lub więcej lokalizacji fakturuje tym samym. Easy.School obsługuje obie, ponieważ dla każdej placówki możesz zdecydować, z jaką jednostką prawną fakturować i czy otrzymywać faktury pasywne, czy nie.
- Odbiór włączony. Faktury pasywne otrzymane z numerem VAT placówki są widoczne w sekcji Zakupy tej placówki.
- Odbiór wyłączony. To zalecana opcja, gdy zarządzasz wieloma placówkami z tym samym numerem VAT, ale nie chcesz, aby te informacje były współdzielone w każdej lokalizacji. Faktury ogląda ten, kto powinien je oglądać, a nie wszyscy.
Do tego dochodzą role i uprawnienia. Sekcja Zakupy to pozycja, która jest włączana lub nie dla każdego profilu: administracja centralna ją widzi, koordynatorka lokalna może ją zobaczyć, jeśli to ona kontroluje dostawy, edukatorki, z reguły, nie. To prosty sposób na połączenie dwóch potrzeb, które często się ścierają: centralizacja płatności i pozostawienie osobom na miejscu kontroli nad tym, co naprawdę dotarło. Jeśli chcesz zgłębić organizację w wielu lokalizacjach, mówiliśmy o tym w jak zarządzać wieloma lokalizacjami przedszkola za pomocą jednego systemu zarządzania.
Zarejestrowane płatności i nadchodzące terminy
Otrzymywanie faktur w porządku to połowa pracy. Drugą połową jest wiedza, co już zapłaciłeś i co wkrótce wygasa. W zarządzaniu fakturami pasywnymi możesz rejestrować dokonane płatności i kontrolować przyszłe terminy, dzięki czemu pytanie "czy to zapłaciliśmy?" znajduje odpowiedź w systemie zarządzania, a nie w pamięci osoby, która była w biurze tego dnia.
Kilka nawyków sprawia, że ta kontrola jest naprawdę użyteczna:
- Rejestruj płatność, gdy ją wykonujesz, a nie na koniec miesiąca. Przelew zarejestrowany tego samego dnia to wiarygodna informacja; ten odtworzony trzydzieści dni później to szacunek.
- Sprawdzaj terminy w ciągu następnych dwóch tygodni raz w tygodniu, zawsze tego samego dnia. Wystarczy kilka minut, a żaden dostawca nie musi już dzwonić, aby ci o tym przypomnieć.
- Natychmiast zgłaszaj reklamacje. Jeśli dostawa dotarła niekompletna, osoba na miejscu mówi to przed zapłatą faktury, a nie po.
Rezultatem jest ogólny obraz, który wcześniej wymagał ręcznie prowadzonego arkusza kalkulacyjnego. I tak jak w przypadku faktur wystawionych, jedno źródło danych jest warte więcej niż dwa źródła, które nie pasują: widzieliśmy to również mówiąc o centrach kosztów i oddzielnych zleceniach.
Księgowy i archiwum XML
Na koniec miesiąca lub na koniec kwartału księgowy prosi o faktury zakupowe. Pobieranie ich jedna po drugiej to najnudniejsza część pracy administracyjnej, a także najłatwiejsza do pomylenia.
Z zakładki Do zarejestrowania w sekcji Zakupy możesz pobrać archiwum ZIP z plikami XML faktur pasywnych, nawet tych, które jeszcze nie zostały zarejestrowane. Wybierz zakres dat, maksymalnie trzy miesiące, i generujesz plik: otrzymujesz maila z linkiem do pobrania na główny adres licencji. W środku znajdziesz XML każdej faktury i odpowiedni dowód odbioru.
Alternatywnie możesz stworzyć konto dla księgowego, z ograniczonym dostępem do części administracyjnej. Pobiera samodzielnie to, co potrzebuje, kiedy tego potrzebuje, bez dostępu do dziennika i obszarów edukacyjnych. Prywatność pozostaje tam, gdzie powinna być, a ty wychodzisz z roli pośrednika.
Rutyna, która działa nawet gdy zmieniają się ludzie
Prawdziwa wartość tego wszystkiego ujawnia się w momentach przejściowych: urlopy w sierpniu, macierzyństwo w administracji, nowa koordynatorka, która przychodzi w połowie roku. Jeśli proces żyje w nawykach jednej osoby, odchodzi z nią. Jeśli żyje w systemie zarządzania, nowa osoba znajduje kolejkę faktur do zarejestrowania, już dokonane płatności i nadchodzące terminy.
Dla placówki z wieloma lokalizacjami wystarczy prosta rutyna: powiadomienie mailowe o nowych fakturach, cotygodniowe sprawdzenie rejestracji i terminów, pobieranie archiwum XML dla księgowego przy każdym zamknięciu okresu. Trzy powtarzające się gesty, żadnego folderu nazwanego "do zapłaty".
Podsumowanie
Faktury dostawców przychodzą już prawie wszystkie w formacie elektronicznym, i to jest zaleta tylko wtedy, gdy trafiają w konkretne miejsce. Zebranie ich w sekcji Zakupy, zdecydowanie dla każdej placówki, czy je otrzymywać i kto może je widzieć, rejestrowanie płatności i regularne sprawdzanie przyszłych terminów przekształca pracę pełną pościgów w uporządkowaną kontrolę. Wybory podatkowe i księgowe pozostają do omówienia z księgowym: system zarządzania dostarcza dane w porządku, w odpowiednim czasie.
Chcesz mieć faktury dostawców, płatności i terminy w tym samym miejscu co czesne? Wypróbuj Easy.School za darmo.
