Beskrivelse av funksjonen
Easy.School lar koordinatoren bestemme på hvilke dager og tidsrom familier kan sende meldinger til virksomheten, både fra appen Easy Family og fra nettversjonen. Utenfor disse tidsrommene er sending blokkert, men den pårørende kan lagre meldingen som utkast og sende den senere.
Funksjonen sørger for at de ansatte ikke mottar meldinger om natten, i helgene eller når virksomheten er stengt, noe som gir bedre kontroll over kommunikasjonen og bedre trivsel i teamet.
Merk: blokkeringen gjelder kun meldinger sendt av pårørende til virksomheten. Koordinatoren og pedagogene kan fortsatt sende meldinger til familiene når som helst.
Merk: innstillingen gjelder for den avdelingen du befinner deg i. Hvis du administrerer flere avdelinger, må du sette opp blokkeringen i hver av dem.
Hvor finner du den
Denne innstillingen finnes på koordinatorsiden (den lyseblå menyen), inne i avdelingen:
Innstillinger → Kommunikasjon
Slik aktiverer du tidsbegrensningen
Trinn 1 – Gå til Kommunikasjon-seksjonen
Logg inn i systemet med en koordinatorkonto og gå inn i ønsket avdeling.
Klikk på «Innstillinger» i menyen til venstre for å utvide undermenyen.
Klikk på «Kommunikasjon» blant valgene i undermenyen.
Trinn 2 – Aktiver tidsbegrensningen
På siden Kommunikasjon finner du alternativet:
«Begrens familiers meldinger til skolen til bestemte tidspunkter»
Som standard er dette alternativet deaktivert. Klikk på bryteren (toggle) til høyre for valget for å aktivere det: den blir grønn.
Det vises en informasjonstekst:
«Når dette er aktivert, kan familiemedlemmer bare sende meldinger til skolen innenfor tidsrommene som er angitt for hver dag»
og seksjonen Hurtigforhåndsinnstillinger og listen over ukedagene åpnes.
Trinn 3 – (Valgfritt) Bruk en hurtigforhåndsinnstilling
Forhåndsinnstillingene fyller ut tidsrommene for hverdager (man–fre) med ett klikk, og du kan deretter endre dem:
«Skoletid» — man–fre · 07:00–17:00
«Kun formiddag» — man–fre · 07:00–13:00
«Utvidet tid» — man–fre · 07:00–19:00
Trinn 4 – Sett opp tidsrom for hver dag
Klikk på en dag (eller på pilen ved siden av) for å utvide den og se tidsrommene som allerede finnes.
For å legge til et tidsrom klikker du på «+ Legg til tidsrom» og fyller ut de to obligatoriske feltene «Starttid» og «Sluttid». Eksempel: 08:00 – 18:00
Klikk på «Lagre» for å bekrefte tidsrommet.
For å fjerne et tidsrom klikker du på søppelkasseikonet ved siden av tidsrommet.
Du kan legge inn flere tidsrom samme dag (for eksempel ett om formiddagen og ett om ettermiddagen) og ulike tidspunkter for hver dag, for eksempel bare formiddag på lørdager.
Obs: en dag uten tidsrom gir ikke familiene mulighet til å skrive den dagen. Hvis du aktiverer begrensningen uten å legge inn noe tidsrom, vil familiene aldri kunne skrive.
Trinn 5 – Lagre innstillingene
Når du har satt opp tidsrommene, klikker du på «Lagre»: endringene trer først i kraft etter at de er lagret.
Slik deaktiverer du tidsbegrensningen
For at familiene skal kunne sende meldinger når som helst:
Gå til Innstillinger → Kommunikasjon.
Klikk på bryteren for å deaktivere den.
Klikk om nødvendig på «Lagre» for å bekrefte endringen.
Hva familiene ser
Når en pårørende forsøker å skrive utenfor de tillatte tidsrommene, både fra appen Easy Family og fra nettversjonen, vises det en rød advarsel på meldingsskjermen:
«Det er ikke tillatt å sende meldinger akkurat nå. Du kan likevel lagre meldingen din som utkast og prøve igjen senere.»
Den pårørende kan skrive meldingen og bruke knappen «Lagre utkast» for å sende den når de er innenfor et tillatt tidsrom igjen.
Oppsummering
Hvor: koordinatorsiden → Innstillinger → Kommunikasjon
Påkrevd profil: koordinator
Omfang: avdelingen der den er satt opp
Tidsrom: ett eller flere for hver ukedag, med hurtigforhåndsinnstillinger for man–fre
Utenfor tidsrommene: familiene kan bare lagre meldingen som utkast
For den fullstendige beskrivelsen, trinn for trinn, kan du også lese veiledningen Hvordan sette opp kommunikasjonsblokk for familier.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sette ulike tidsrom for ulike dager (f.eks. helg)? Ja. Hver dag har sine egne tidsrom, som du kan legge til, endre eller fjerne enkeltvis. En dag uten tidsrom forblir stengt for meldinger.
Kan jeg legge inn flere tidsrom samme dag? Ja, med «+ Legg til tidsrom» kan du opprette flere intervaller samme dag.
Hvis jeg deaktiverer bryteren, kan familiene skrive når som helst? Ja, når bryteren deaktiveres, kan familiene sende meldinger uten tidsbegrensning.
Gjelder blokkeringen også fraværsmeldinger? Nei, melding om fravær via den egne funksjonen i appen omfattes ikke av denne blokkeringen.