Kommunikasjonsblokk lar koordinatoren fastsette tidsrammer innenfor hvilke familiene kan sende kommunikasjon til strukturen via App Easy Family eller nettversjonen. Utenfor disse tidsrammene er sendingen blokkert: familien kan imidlertid lagre meldingen som et utkast og sende den på et senere tidspunkt.
Funksjonen kan aktiveres eller deaktiveres når som helst:
Deaktivert (standardinnstilling): familiene kan skrive og sende kommunikasjon uten tidsbegrensninger.
Aktivert: familiene kan sende kommunikasjon kun på de dagene og i tidsrammene dere har konfigurert.
Merk: blokken gjelder utelukkende meldinger sendt fra familie til strukturen. Koordinatoren og pedagogene kan fortsatt sende kommunikasjon til familiene når som helst.
Merk: konfigurasjonen gjelder for skolen dere befinner dere i. Hvis dere administrerer flere skoler, må dere sette opp blokken i hver av dem.
Hvor finner man det
Innstillingen finnes på koordinatorens side (lyseblå meny), inne i skolen:
Innstillinger → Kommunikasjon
Hvordan aktivere kommunikasjonsblokk
Trinn 1 – Åpne seksjonen Kommunikasjon
Logg inn på systemet med en koordinator konto og gå inn i den ønskede skolen.
I menyen til venstre klikker du på «Innstillinger» for å åpne undermenyen.
Klipp på «Kommunikasjon».
Trinn 2 – Aktivere tidsbegrensningen
På siden Kommunikasjon finner du alternativet:
«Begrens familienes meldinger til skolen til spesifikke tider»
Som standard er det deaktivert. Klikk på bryteren (toggle) til høyre for alternativet for å aktivere det: det vil bli grønt.
Forklarende tekst vil vises:
«Når aktivert, kan familiemedlemmer sende meldinger til skolen kun i de spesifikke tidsrammene angitt per dag»
og seksjonen Raske forhåndsinnstillinger og listen over ukedager vil åpne seg.
Trinn 3 – (Valgfritt) Bruke en rask forhåndsinnstilling
Seksjonen «Raske forhåndsinnstillinger» bruker en standardkonfigurasjon for ukedagene (Man–Fre); du kan imidlertid endre den senere. Tre alternativer er tilgjengelige:
«Skoletid» — Man–Fre · 07:00–17:00
«Bare morgen» — Man–Fre · 07:00–13:00
«Utvidet tid» — Man–Fre · 07:00–19:00
Klikk på kortet for den ønskede forhåndsinnstillingen: tidsrammene for ukedagene vil bli fylt ut automatisk. Du kan deretter tilpasse dem dag for dag.
Trinn 4 – Sette opp tidsrammer for hver dag
Under forhåndsinnstillingene finner du listen over dager (Mandag, Tirsdag, Onsdag …). Hver dag viser til høyre den angitte tidsrammen og en pil for å utvide den.
For å administrere tidsrammene for en dag:
Klikk på dagen (eller pilen) for å utvide den: du vil se listen over allerede eksisterende tidsrammer.
For å legge til en tidsramme, klikk på «+ Legg til tidsramme».
I vinduet «Legg til tidsramme for [dag]» fyll ut de to obligatoriske feltene:
«Starttid» — tidspunktet familiene kan begynne å sende kommunikasjon.
«Sluttid» — tidspunktet etter hvilket sending ikke lenger er tillatt.
Klikk på «Lagre» for å bekrefte tidsrammen (eller på «Avbryt» for ikke å legge den til).
For å fjerne en tidsramme, klikk på søppelbøtteikonet ved siden av tidsrammen.
Tips: du kan legge til flere tidsrammer på samme dag (for eksempel en om morgenen og en om ettermiddagen) ved å gjenta «+ Legg til tidsramme». En dag uten noen tidsramme tillater ikke familiene å sende kommunikasjon den dagen.
Viktig: Hvis du aktiverer blokken, men ikke legger til noen tidsramme, vil foreldrene IKKE kunne skrive noen gang, så blokker verktøyet for kommunikasjon helt.
Trinn 5 – Lagre konfigurasjonen
Etter å ha satt opp forhåndsinnstillingen og tidsrammene, klikk på «Lagre» for å gjøre blokken gjeldende.
Viktig: endringer i tidsrammene blir aktive kun etter å ha trykket «Lagre».
Hvordan deaktivere kommunikasjonsblokk
For å fjerne begrensningen og tillate familiene å skrive når som helst:
Gå til Innstillinger → Kommunikasjon.
Klikk på bryteren (toggle) for å deaktivere den.
Hvis det blir bedt om det, klikk på «Lagre» for å bekrefte.
Med bryteren deaktivert kan familiene igjen sende kommunikasjon uten tidsbegrensninger.
Hva familiene ser
Når et familiemedlem prøver å skrive en kommunikasjon utenfor de tillatte tidsrammene, enten fra App Easy Family eller fra nettversjonen, vises en advarsel i rødt på meldingsopprettelsesskjermen:
«Sending av meldinger er ikke tillatt for øyeblikket. Du kan fortsatt lagre meldingen din som et utkast og prøve igjen senere.»
Familien kan fortsatt fylle ut meldingen (mottakere, emne, tekst, vedlegg) og bruke knappen «Lagre utkast» for å bevare den, slik at den kan sendes når den er innenfor en tillatt tidsramme.
Oppsummering
ElementDetaljFunksjonKommunikasjonsblokk (tidsbegrensning for sending fra familier)HvorKoordinatorens side → Innstillinger → KommunikasjonKrevd profilKoordinatorOmfangSkolen der det er konfigurertRaske forhåndsinnstillingerSkoletid, Bare morgen, Utvidet tid (Man–Fre)TilpasningFlere og uavhengige tidsrammer for hver dagEffekt på familieneSending tillatt kun i de angitte tidsrammene; utenfor tid er det kun mulig å lagre som utkast
Ofte stilte spørsmål
Hvis jeg deaktiverer blokken, kan familiene skrive når som helst? Ja. Med bryteren deaktivert er det ingen tidsbegrensninger.
Kan jeg sette forskjellige tider for hver ukedag? Ja. Hver dag har sine egne tidsrammer, som du kan legge til, endre eller fjerne enkeltvis.
Kan jeg legge til flere tidsrammer på samme dag? Ja. Med «+ Legg til tidsramme» kan du lage flere intervaller på samme dag (for eksempel morgen og ettermiddag).
Hva skjer hvis et familiemedlem prøver å skrive utenfor tid? De ser den røde advarselen og kan ikke sende, men kan lagre meldingen som et utkast og sende den senere.
Gjelder blokken også for koordinatoren og pedagogene? Nei. Den gjelder kun kommunikasjonen sendt fra familiemedlemmene til strukturen.
Er endringene umiddelbare? De trer i kraft etter å ha trykket «Lagre».