Description de la fonctionnalité
Easy.School permet au coordinateur de définir les jours et plages horaires pendant lesquels les familles peuvent envoyer des messages à l'établissement, aussi bien depuis l'application Easy Family que depuis la version web. En dehors de ces plages, l'envoi est bloqué, mais le proche peut enregistrer le message comme brouillon et l'envoyer plus tard.
Cette fonctionnalité permet de s'assurer que le personnel ne reçoive pas de communications la nuit, le week-end ou lorsque l'établissement est fermé, ce qui améliore la gestion des communications et le bien-être de l'équipe.
Remarque : le blocage concerne exclusivement les messages envoyés par les proches vers l'établissement. Le coordinateur et les éducateurs peuvent continuer à envoyer des messages aux familles à tout moment.
Remarque : la configuration est valable pour le site dans lequel vous vous trouvez. Si vous gérez plusieurs sites, vous devez définir le blocage dans chacun d'eux.
Où la trouver
Ce paramètre se trouve dans le côté coordinateur (menu bleu clair), à l'intérieur du site :
Paramètres → Communications
Comment activer la limite horaire
Étape 1 – Accéder à la section Communications
Connectez-vous au système de gestion avec un compte coordinateur et entrez dans le site souhaité.
Dans le menu de gauche, cliquez sur « Paramètres » pour développer le sous-menu.
Parmi les entrées du sous-menu, cliquez sur « Communications ».
Étape 2 – Activer la limite horaire
Sur la page Communications, vous trouverez l'option :
« Limiter les messages des familles à l'école à des horaires spécifiques »
Par défaut, cette option est désactivée. Pour l'activer, cliquez sur le bouton bascule (l'interrupteur) à droite de l'option : il deviendra vert.
Le texte d'information suivant s'affichera :
« Lorsque cette option est activée, les membres de la famille ne peuvent envoyer des messages à l'école que pendant les plages horaires définies pour chaque jour »
et la section Préréglages rapides ainsi que la liste des jours de la semaine s'ouvriront.
Étape 3 – (Facultatif) Appliquer un préréglage rapide
Les préréglages renseignent en un clic les plages des jours ouvrables (Lun–Ven), que vous pourrez ensuite modifier :
« Horaires scolaires » — Lun–Ven · 07:00–17:00
« Matin uniquement » — Lun–Ven · 07:00–13:00
« Horaires étendus » — Lun–Ven · 07:00–19:00
Étape 4 – Définir les plages horaires de chaque jour
Cliquez sur un jour (ou sur la flèche à côté) pour le développer et voir les plages déjà présentes.
Pour ajouter une plage, cliquez sur « + Ajouter une plage horaire » et renseignez les deux champs obligatoires « Heure de début » et « Heure de fin ». Exemple : 08:00 – 18:00
Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer la plage.
Pour supprimer une plage, cliquez sur l'icône de la corbeille à côté de la plage.
Vous pouvez saisir plusieurs plages le même jour (par exemple une le matin et une l'après-midi) et des horaires différents pour chaque jour, par exemple uniquement le samedi matin.
Attention : un jour laissé sans plage ne permet pas aux familles d'écrire ce jour-là. Si vous activez la limite sans saisir aucune plage, les familles ne pourront jamais écrire.
Étape 5 – Enregistrer les paramètres
Après avoir défini les plages, cliquez sur « Enregistrer » : les modifications ne sont actives qu'après l'enregistrement.
Comment désactiver la limite horaire
Pour permettre aux familles d'envoyer des messages à tout moment :
Accédez à Paramètres → Communications.
Cliquez sur le bouton bascule pour le désactiver.
Si cela vous est demandé, cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer la modification.
Ce que voient les familles
Lorsqu'un proche essaie d'écrire en dehors des plages horaires autorisées, aussi bien depuis l'application Easy Family que depuis la version web, un avertissement en rouge s'affiche sur l'écran du message :
« L'envoi de messages n'est pas autorisé pour le moment. Vous pouvez néanmoins enregistrer votre message comme brouillon et réessayer plus tard. »
Le proche peut rédiger le message et utiliser le bouton « Enregistrer le brouillon » pour l'envoyer lorsqu'il se trouve de nouveau dans une plage autorisée.
Récapitulatif
Où : côté coordinateur → Paramètres → Communications
Profil requis : coordinateur
Portée : le site dans lequel la limite est configurée
Plages horaires : une ou plusieurs pour chaque jour de la semaine, avec des préréglages rapides pour Lun–Ven
Hors horaires : les familles peuvent uniquement enregistrer le message comme brouillon
Pour la description complète, étape par étape, consultez également le guide Comment configurer le blocage des communications des familles.
Questions fréquentes
Puis-je définir des plages horaires différentes selon les jours (par ex. le week-end) ? Oui. Chaque jour a ses propres plages horaires, que vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer individuellement. Un jour sans plage reste fermé aux messages.
Puis-je saisir plusieurs plages le même jour ? Oui, avec « + Ajouter une plage horaire » vous pouvez créer plusieurs intervalles dans la même journée.
Si je désactive le bouton bascule, les familles peuvent-elles écrire à toute heure ? Oui, en désactivant le bouton bascule, les familles pourront envoyer des messages sans aucune restriction horaire.
Le blocage s'applique-t-il aussi aux signalements d'absence ? Non, la communication des absences via la fonctionnalité dédiée de l'application n'est pas soumise à ce blocage.