Le Blocage des Communications permet au coordinateur d'établir des créneaux horaires pendant lesquels les familles peuvent envoyer des communications à la structure via l'App Easy Family ou la version web. En dehors de ces créneaux, l'envoi est bloqué : la famille peut néanmoins enregistrer le message comme brouillon et l'envoyer ultérieurement.
La fonction peut être activée ou désactivée à tout moment :
Désactivée (paramètre par défaut) : les familles peuvent écrire et envoyer des communications sans limites horaires.
Activée : les familles peuvent envoyer des communications uniquement les jours et aux créneaux horaires que vous avez configurés.
Note : le blocage concerne exclusivement les messages envoyés par les membres de la famille vers la structure. Le coordinateur et les éducateurs peuvent continuer à envoyer des communications aux familles à tout moment.
Note : la configuration s'applique au site dans lequel vous vous trouvez. Si vous gérez plusieurs sites, vous devez configurer le blocage dans chacun d'eux.
Où se trouve
Le paramètre se trouve dans le côté coordinateur (menu bleu), à l'intérieur du site :
Paramètres → Communications
Comment activer le Blocage des Communications
Étape 1 – Ouvrir la section Communications
Accédez à la gestion avec un compte coordinateur et entrez dans le site souhaité.
Dans le menu à gauche, cliquez sur «Paramètres» pour ouvrir le sous-menu.
Cliquez sur l'option «Communications».
Étape 2 – Activer la limite horaire
Dans la page Communications, trouvez l'option :
«Limiter les messages des familles à des horaires spécifiques»
Par défaut, elle est désactivée. Cliquez sur l'interrupteur (toggle) à droite de l'option pour l'activer : elle deviendra verte.
Le texte explicatif apparaîtra :
«Lorsque activé, les membres de la famille peuvent envoyer des messages à l'école uniquement pendant les créneaux horaires spécifiés par jour»
et la section Préconfigurations rapides ainsi que la liste des jours de la semaine s'ouvriront.
Étape 3 – (Optionnel) Appliquer une préconfiguration rapide
La section «Préconfigurations rapides» applique une configuration par défaut aux jours de semaine (Lun–Ven); vous pourrez néanmoins la modifier par la suite. Trois options sont disponibles :
«Horaires scolaires» — Lun–Ven · 07:00–17:00
«Uniquement le matin» — Lun–Ven · 07:00–13:00
«Horaires étendus» — Lun–Ven · 07:00–19:00
Cliquez sur la carte de la préconfiguration souhaitée : les créneaux horaires des jours de semaine seront automatiquement remplis. Vous pourrez ensuite les personnaliser jour par jour.
Étape 4 – Définir les créneaux horaires pour chaque jour
Sous les préconfigurations, vous trouverez la liste des jours (Lundi, Mardi, Mercredi …). Chaque jour affiche à droite le créneau horaire défini et une flèche pour l'expandre.
Pour gérer les créneaux d'un jour :
Cliquez sur le jour (ou sur la flèche) pour l'expandre : vous verrez la liste des créneaux déjà présents.
Pour ajouter un créneau, cliquez sur «+ Ajouter un Créneau Horaire».
Dans la fenêtre «Ajouter un Créneau Horaire pour [jour]», remplissez les deux champs obligatoires :
«Heure de Début» — l'heure à partir de laquelle les familles peuvent commencer à envoyer des communications.
«Heure de Fin» — l'heure au-delà de laquelle l'envoi n'est plus autorisé.
Cliquez sur «Enregistrer» pour confirmer le créneau (ou sur «Annuler» pour ne pas l'ajouter).
Pour supprimer un créneau, cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du créneau lui-même.
Conseil : vous pouvez insérer plusieurs créneaux le même jour (par exemple un le matin et un l'après-midi) en répétant «+ Ajouter un Créneau Horaire». Un jour laissé sans aucun créneau n'autorise pas les familles à envoyer des communications ce jour-là.
Important : Si vous activez le blocage mais n'insérez aucun créneau, les parents NE pourront jamais écrire, bloquant ainsi totalement l'outil de communication.
Étape 5 – Enregistrer la configuration
Après avoir configuré la préconfiguration et les créneaux, cliquez sur «Enregistrer» pour rendre le blocage effectif.
Important : les modifications des créneaux deviennent actives uniquement après avoir appuyé sur «Enregistrer».
Comment désactiver le Blocage des Communications
Pour supprimer la limite et permettre aux familles d'écrire à tout moment :
Allez sur Paramètres → Communications.
Cliquez sur l'interrupteur (toggle) pour le désactiver.
Si demandé, cliquez sur «Enregistrer» pour confirmer.
Avec l'interrupteur désactivé, les familles peuvent à nouveau envoyer des communications sans restrictions horaires.
Que voient les familles
Lorsque un membre de la famille essaie d'écrire une communication en dehors des créneaux horaires autorisés, que ce soit depuis l'App Easy Family ou la version web, un avertissement apparaît en rouge sur l'écran de création du message :
«L'envoi de messages n'est pas autorisé en ce moment. Vous pouvez néanmoins enregistrer votre message comme brouillon et réessayer plus tard.»
Le membre de la famille peut néanmoins remplir le message (destinataires, objet, texte, pièces jointes) et utiliser le bouton «Enregistrer le Brouillon» pour le conserver, afin de l'envoyer lorsqu'il rentre dans un créneau horaire autorisé.
Résumé
ÉlémentDétailFonctionBlocage des Communications (limite horaire d'envoi des familles)OùCôté coordinateur → Paramètres → CommunicationsProfil requisCoordinateurDomaineLe site où il est configuréPréconfigurations rapidesHoraires scolaires, Uniquement le matin, Horaires étendus (Lun–Ven)PersonnalisationCréneaux horaires multiples et indépendants pour chaque jourEffet sur les famillesEnvoi autorisé uniquement dans les créneaux définis ; en dehors des horaires, il est possible uniquement de sauvegarder comme brouillon
Questions fréquentes
Si je désactive le blocage, les familles peuvent-elles écrire à tout moment ? Oui. Avec l'interrupteur désactivé, il n'y a aucune restriction horaire.
Puis-je définir des horaires différents pour chaque jour de la semaine ? Oui. Chaque jour a ses propres créneaux horaires, que vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer individuellement.
Puis-je insérer plusieurs créneaux le même jour ? Oui. Avec «+ Ajouter un Créneau Horaire», vous pouvez créer plusieurs intervalles dans la même journée (par exemple matin et après-midi).
Que se passe-t-il si un membre de la famille essaie d'écrire en dehors des horaires ? Il voit l'avertissement rouge et ne peut pas envoyer, mais peut sauvegarder le message comme brouillon et l'envoyer plus tard.
Le blocage s'applique-t-il également au coordinateur et aux éducateurs ? Non. Il ne concerne que les communications envoyées par les membres de la famille vers la structure.
Les modifications sont-elles immédiates ? Elles deviennent effectives après avoir appuyé sur «Enregistrer».